خوشبختانه برای برنامه ریزان رویداد، ابزارهای متعدد موجود برای کمک به ثبت نام رویداد وجود دارد . انتخاب شامل سیستم عامل های ساده است که با مبانی ثبت نام رویداد مواجه می شوند و کسانی که پیشرفته تر هستند و برنامه های کاربردی چند منظوره را ارائه می دهند. برخی از برنامه های ثبت نام رویداد پردازش پرداخت رویداد را انجام می دهند. بعضی نیز اگر بازپرداخت لغو شود، بازپرداخت خودکار را ارائه می دهند. بسته های دیگر برچسب های ثبت نام کننده را ایجاد می کنند. ابزار ثبت رویداد همچنین می تواند ادغام با یک وب سایت کنفرانس یا شرکت را فعال کند و همچنین به سیستم عامل های رسانه های اجتماعی خود متصل شود.
متاسفانه، با گزینه های بسیاری، روند انتخاب ابزار ثبت نام رویداد برای کسب و کار شما می تواند قریب به اتفاق، به حداقل می گویند. در اینجا یک راهنمای ساده برای انتخاب ابزار ثبت نام رویداد است که به بهترین وجه برای کسب و کار شما برنامه ریزی رویداد ارائه می دهد.
انتخاب برنامه ثبت نام رویداد: از کجا شروع کنیم؟
هنگام انتخاب ابزار ثبت نام رویداد، بهتر است با تعیین نیازها و خواسته های خود شروع کنید.
از طریق اولویت ثبت نام و کسب و کار برنامه ریزی رویداد خود فکر کنید. این سؤالات خودتان را بپرسید:
- آیا نیازهای شما ساده است و نیاز به پردازش ثبت و پرداخت دارد؟
- آیا شما در جلسه اصلی چند جلسه ارائه می دهید که نیاز به ثبت نام بیشتر دارند؟
- آیا برای مدیریت رزرو هتل یا ترتیبات سفر نیاز دارید؟
- آیا از یک وب سایت کنفرانس پشتیبانی می کنید؟
- آیا شما تگ های نام، تطبیق الزامات صوتی و تصویری یا میزبانی از جلسات کشیدن خاص را ارائه می کنید؟
- آیا شما همزمان بیش از یک رویداد مدیریت می کنید؟
- آیا رویداد شما یک رویداد سالانه یا یک رویداد یک بار است؟
پاسخ به این سوالات به شما کمک خواهد کرد که نرم افزار ثبت رویداد را که به نیازهای شما مناسب است، پیدا کنید.
ابزار ثبت رویداد
با انتخاب های فراوان در نرم افزار ثبت رویداد، آسان است که در ویژگی های ظاهری و آخرین ابزارها صرف نظر از اینکه آیا برای رویداد شما کار می کنند یا حتی در همه آنها استفاده می شود، بسیار آسان است. توسط آخرین و بزرگترین جذاب نشوید. در عوض، لیستی از ویژگیهایی را که در حال حاضر در فرایند ثبت نام رویداد خود استفاده می کنید، اضافه کنید و آنهایی را که مایلید شامل کنید برای ساده سازی روند اضافه کنید. برخی از ویژگی های موجود عبارتند از:
- ثبت نام رویداد آنلاین
- ثبت رویداد در محل
- ثبت نام گروهی
- حضور خود را در ورودی
- پردازش رویداد پرداخت
- مدیریت و گزارشات شرکت کنندگان
- ایجاد و مدیریت آرم شرکت کنندگان
- ثبت نام برای جلسات فردی
- فرم های توسعه
- اتاق مدیریت هتل
- مدیریت بازاریابی
- رسانه های اجتماعی
- نظرسنجی ها و بازخورد رویداد
همه ابزار ثبت رویداد هزینه نیست
بسیاری از ابزار ثبت نام رویداد عملکرد استاندارد را با قیمت مناسب ارائه می دهند که برای مدیریت رویدادهای ساده مناسب هستند.
این برنامه ها عبارتند از فرم های ثبت نام اولیه که می تواند به وب سایت شما مرتبط شود. آنها می توانند اطلاعات ثبت نام، از جمله اطلاعات کارت اعتباری را جمع آوری کنند، برای ثبت و پردازش پرداخت کارت اعتباری. علاوه بر این، لیست ثبت نام شرکت کنندگان را می توان جمع آوری و یا صادر کرد. بسته به نوع حوادثی که برنامه ریزی می کنید و فرکانس حوادث، این ابزار ساده می تواند مناسب باشد با ارائه دقیقا همان چیزی است که شما نیاز دارید بدون آنکه از همه ویژگی های اضافی که برای شما مفید نیست استفاده کنید.
ابزار ثبت نام رویدادهای چند گانه ارائه امکانات فوق العاده
اگر کار برنامه ریزی رویداد شما برنامه ریزی کنفرانس های بزرگ را داشته باشید، سپس ابزار ثبت نام رویداد که قابلیت های اضافی فراتر از اصول اولیه را فراهم می کند ممکن است فقط چیزی است که شما نیاز دارید. راه حلها شامل کسانی هستند که ثبت نام رویداد را پردازش می کنند و این ویژگی را با قابلیت ردیابی و گزارش جزئیات مختلف یک رویداد بزرگتر و پیچیده ترکیب می کند.
اگر شرکت کنندگان در رویداد ثبت نام برای کنفرانس و سپس ثبت نام برای کارگاه های خاص در یک جلسه داده شده، ابزار برای فعال کردن این عملکرد وجود دارد.
برخی از نرم افزار اجازه می دهد پردازش چندین شرکت کننده از یک سازمان با یک منبع پرداخت و همچنین ارائه ساختار قیمت گذاری متفاوت بر اساس تخفیف های گروهی یا هزینه های ثبت نام اولیه. اگر شما نیاز به گزارش های سفارشی دارید، سپس یک بسته ثبت نام رویداد را دنبال کنید که به صورت خودکار گزارش ها را بوسیله کامپایل لیست های شرکت کننده براساس کارگاه های شخصی یا سایر پارامترهایی که انتخاب می کنید، تولید می کند. کنفرانسها به طور معمول برای نوامبر چاپ شده میپردازند تا لیستی را که باید در اختیار شما قرار دهند تا به صورت خودکار به عنوان بخشی از روند ثبت نام رویداد ایجاد شوند و به دنبال سفارشی سازی برای نشان دادن اینکه آیا شرکت کننده برای کل کنفرانس ثبت شده است، بخشی از هفته یا فقط یک روز خاص.
ابزار ادغام ثبت نام
برای برنامه ریزان رویدادی که رویدادهای متعددی را برگزار می کنند، داده های ثبت نام در پایگاه داده های موجود شما ممکن است یک عملکرد حیاتی برای سازمان شما باشد. روش های فعلی برای اضافه کردن ثبت نام به پایگاه داده خود و شناسایی مناطق بهبود را در نظر بگیرید. مهم است که از طریق روش های مختلف این اطلاعات را با اطلاعات موجود، مانند افرادی که داوطلب شده یا اهدا شده اند، فکر کنید. اکثر برنامه های ثبت نام رویداد توانایی صادرات داده به صورت دستی را فراهم می کنند. با این حال، این روش وقت گیر است زیرا نیاز به وارد کردن اطلاعات به صورت دستی در پایگاه داده شما به صورت مجدد دارد. کاوش بسته هایی که نه تنها نیازهای ثبت نام شما را برآورده می کنند، بلکه از نیازهای مدیریت سازمانی شما نیز پشتیبانی می کند.
قبل از خرید بخرید
هنگامی که انتخاب نرم افزار ثبت نام خود را محدود کرده اید، تعیین کنید که آیا آنها یک دوره آزمایشی رایگان ارائه می دهند. این به شما این امکان را می دهد که نه تنها ویژگی های تست را بررسی کنید، بلکه خواهید دید که آیا دارای قابلیت هایی است که شما نیاز دارید و اگر مناسب برای رویداد شما باشد. این نیز فرصتی است برای پاسخ دادن به سوالات خود و یا کار کردن برای حل یک مشکل که در اختیار دارید.