ثبت اولین نقطه تماس با مهمانان شما است و یک فرآیند چک کردن صحیح، سطح هیجانی را بالا می برد و صدای یک رویداد عالی را تنظیم می کند. در طرف تلنگر، تجربه ناهموار و وقت گیر می تواند جمعیت را تا زمانی که رویداد شما آغاز می شود، رنج می برد. با خیلی سوار شدن در میز ثبت نام، قطعا می خواهید اولین بار آن را دریافت کنید. به دنبال این چک لیست لازم برای اطمینان از اینکه شما شروع به شروع خوب کنید.
هرچه بزرگتر بهتر
ریاضی ساده به ما می گوید که اگر میخواهید از خطوط طولانی جلوگیری کنید، جمعیت های بزرگ نیاز بیشتری به نیروی انسانی خواهند داشت. من برای یکصد نفر مهمان و یک نفر برای هر دو صد مهمان توصیه می کنم. تا آنجا که به جدول نیاز دارد ، دو نفر از طرفداران را در هر میز هشت پایه فرض کنید و یک جدول اضافی برای این محاسبه برای لوازم و فضای کاری اضافه کنید.
در ارتباط باش
شما نمیخواهید از طریق سالنها در حال جستجو برای یک منبع برق یا اتصال به اینترنت باشید، پس مطمئن شوید که این خطوط را پیش از ورود به جدولتان اجرا کنید. شما همچنین می خواهید یک لپ تاپ را حتی اگر شما در استفاده از آن برنامه ریزی نکنید. دسترسی آنلاین می تواند مفید باشد اگر شما نیاز به بررسی ایمیل و یا کمک به مهمانان گمشده پیدا کردن راه خود را به و از محل برگزاری. آخرین باری نیست که وضعیت روشنایی را بررسی کنید. اگر راهرو کم نور باشد، ممکن است بخواهید چند نور میز را برای کمک به خواندن فهرستتان اضافه کنید.
لوازم اداری را فراموش نکنید
هر برنامه ریز باید یک جعبه مسابقه با مواد اولیه اداری مانند نوار، قیچی و مجموعه ای از نشانگرها داشته باشد.
موارد دیگر قابل توجه برای لیست بسته بندی شما عبارتند از nametags خالی، شماره جدول و نشانه های رزرو شده برای استفاده در صورت نیاز. بله، محل برگزاری شما به بسیاری از این موارد دسترسی خواهد داشت، اما زمان و نا امیدی که با قرار دادن آنها در کنار شما ذخیره می کنید بی ارزش است.
پاسخهای سریع
یکی از بزرگترین ناشی از "ریتم ثبت نام" شما موجب سوالات ساده ای از طرف داوطلبان و شرکت کنندگان خواهد شد.
شما می توانید این تنظیمات را با تنظیم یک جدول راهنمایی، جلوگیری از کاهش خط ثبت نام کنید. شما شگفت زده خواهید شد که چقدر می تواند کارآمدتر از ورود مجدد جدول، زمانی که یک فرد اختصاص داده شده به سوالاتی نظیر "حمام کجاست؟"
باز ماندن
ضروری است که حداقل یک نفر را در میز ثبتنام در طول رویداد حفظ کنید. شما نمیخواهید یک مشکل نسبتا جزئی به گلوله برف بزنید تا به چیزی بیشتر برسد زیرا هیچ کس در دسترس نیست. این اتفاق معمولا زمانی اتفاق می افتد که مهمانان مجبور شوند در جای دیگری به نظر بیایند، زمانی که تیم شما پیدا نمی شود. فقط یک بار شکستن حمام به موقع برای فرستادن یک شرکت کننده بی قراری به سوی منطقه آشپزخانه برای درخواست یک سالاد بدون پیاز می رود!
بستن دوستانت
چند شماره تماس وجود دارد که می خواهید قبل از شروع رویداد، به خوبی پیش بروید. اولین شماره تلفن همراه برای هماهنگ کننده محل شما است. زمانی که حوله های کاغذی در حمام بیرون می آیند، وقت آن نرسیده است که ساختمان را بشویید، بنابراین این تعداد مطلقا باید باشد. یکی دیگر از شماره های خوب برای مسائل مرتبط با غذا مربوط به مدیر غذا است. سرانجام، بهترین شماره های اضطراری برای پلیس و ادارات آتش نشانی را تأیید کنید. برخی هتل ها دارای کارمندان امنیتی خود هستند که اغلب بهترین موقعیت را در این موقعیت ها دارند.
میزهای ثبت نام باید بیش از یک علامت خوش آمدید و برچسب نام باشد. از دیدگاه مهمان، آنها نماینده مرکز خدمات مشتری برای رویداد شما هستند. اما برای این انتظار، باید آمادگی داشته باشید. پس از همه، اگر مهمانان نمی توانند آن را ثبت نام گذشته، پس بقیه تلاش های برنامه ریزی خود را بدون توجه به.