وظایف شغلی دبیران اجرایی و دستیار اداری

هر دوی مؤسسات اجرایی و دستیاران اداری حمایت از اداری پیشرفته را برای یک یا دو مدیر اجرایی یا مدیران فراهم می کنند. اما آنچه که این پست های اداری را از دیگر مشاغل اداری و روابط عمومی جدا می کند، سطح مسئولیت و محرمانه بودن مربوط به آنها است.

علاوه بر عملیات اساسی دفتر، دستیار اداری و دبیر اجرایی نیز مسئولیت نوشتن یا تهیه گزارش، سازماندهی و برنامه ریزی جلسات، بررسی پیام های دریافتی برای تعیین اهمیت آنها، تهیه برنامه های جلسات هیئت مدیره، ترتیب سفر، تهیه دقیقه جلسه، انجام تحقیق، تهیه مکاتبات، و نظارت و آموزش کارکنان اداری سطح پایین.

این نقشها ممکن است نیازهای مختلفی از تجربه داشته باشند و هر یک از این عناوین شغلی مشابه داشته باشند:

• دستیار اداری سطح ورودی
• دستیار اداری
• دستیار ارشد اداری
• دبیر اجرایی
• دبیر اجرایی ارشد
• مدیر دفتر
• مدیر ارشد دفتر

نکته: موقعیت های حقوقی و دستیار پزشکی کاملا متفاوت هستند و نیازمند آموزش ویژه ای هستند که در حرفه ای که در آن کار می کنند مورد نیاز است.

تفاوت بین دستیارهای اداری و دبیران اجرایی

نقش دبیران اجرایی و دستیاران اداری همپوشانی قابل ملاحظه ای دارند و تفاوت در نقش ها می تواند بر اساس سازمان متفاوت باشد. در برخی موارد، دبیر اجرایی بر تعهدات اداری بیشتر برای یک مدیر یا مدیران، مانند برنامه ریزی جلسات، برنامه ریزی سفر، اداره نوشته ها و حتی حسابداری تمرکز دارد. دستیار اداری می تواند بر روی وظایف عملیات تجاری بیشتر تمرکز کند و در بعضی از ظرفیت ها نقش رهبری بیشتری را ایفا کند، برنامه هایی را برای جلسات یا کنفرانس ها، مدیریت بودجه، و پرداخت صورتحساب فروش ارائه دهد.

در مواردی که مدیریت عملیات کسب و کار بسیار مهم است، ممکن است دستیارهای اداری مورد نیاز برای آموزش تخصصی خاصی داشته باشند.

مهارت های اصلی شغلی

هر دوی مؤسسات اجرایی و دستیارهای اداری دارای مجموعه ای از مهارت های شغلی هستند که در هر دو نقش ضروری است. اینها شامل مهارت های سازمانی استثنایی، توانایی های ارتباطی عالی و حرفهای و همچنین توجه جدی به جزئیات و حرفه ای بودن است.

آنها باید دارای مهارت فنی با ابزار اتوماسیون اداری، از جمله ملزومات نرم افزاری مانند مایکروسافت ورد، اکسل و پاورپوینت، و همچنین ابزار حسابداری مانند QuickBooks باشد.

معاون اداری یا دبیر اجرایی در دفتر کوچک

در یک دفتر کوچک، مسئولیت های یک دستیار اداری یا دبیر اجرایی معمولا توسط کارکنان مختلف اداری انجام می شود. بعضی از کارها ممکن است در واقع توسط مدیران شرکت انجام شود، و دستیار اداری یا نقش دبیر اجرایی ممکن است انواع مختلفی از مسئولیت ها را در صورت نیاز در سازمان کوچکتر پوشش دهد.

معاون اداری یا دبیر اجرایی در یک دفتر متوسط

همانطور که اندازه یک شرکت افزایش می یابد، نیاز به فردی که به شدت سازمان یافته است و می تواند طیف وسیعی از وظایف را انجام دهد، افزایش می یابد. این امر مخصوصا برای مدیران اجرایی است که شرکت هایی را اداره می کنند که سطح بالای محرمانه بودن و یکپارچگی را برای کسب و کار مورد نظر اجرا می کنند.

معاون اداری یا دبیر اجرایی در دفتر بزرگ

برای دفاتر بزرگ، داشتن چندین دستیار اداری و / یا وزیر اجرایی معمول است. در این اندازه شرکت، معمولا لازم است که یک مدیر اداری داشته باشد که کارکنانی را که مدیران شرکت را اداره می کنند، هماهنگ کند.

در بعضی موارد یک دستیار اداری همراه با اجرایی در سفرهای طولانی مدت خود به منظور کمک به جلسات جلسه، برنامه ریزی، و دیگر وظایف سازمانی مهم همراه است.