ساده سازی رکوردها با پی پال و اکسل

با استفاده از ویژگی های PayPal، eBay را ضبط کنید

اگر تا به حال یک فروشنده eBay بوده اید، می دانید که پی پال یک راه عالی برای پذیرش پرداخت آنلاین است، سریع است، آسان است، و پی پال نگهداری سوابق دقیق از معاملات انجام شده به این ترتیب است. در واقع شما می توانید این معاملات را در فرمت راحت و متنباز آماده کنید تا عملکردهای حسابداری خود را ساده تر کنید - آیا شما یک خریدار، یک فروشنده یا هر دو هستید، مجبور نیستید از وب سایت پی پال به طور مستقیم برای دسترسی به رکورد برای هر معامله

این ویژگی پی پال در ترکیب با یک برنامه صفحات گسترده مانند اکسل می تواند برای خریداران کوچک و متوسط ​​و فروشندگان یک قطعه کیک حسابداری را انجام دهد، مخصوصا اگر شما مراقب باشید از PayPal برای اکثر معاملات خود استفاده کنید.

با استفاده از اکسل برای دسترسی به سوابق پی پال

PayPal پایگاه داده های خود را از معاملات شما به شما در فرمت به نام CSV یا "ارزش جدا شده با کاما" می سازد. اکثر برنامه های صفحه گسترده مانند اکسل، Quattro Pro یا OpenOffice.org Calc - همان مواردی هستند که شما ممکن است از آن برای استفاده از حساب بانکی خود استفاده کنید یا مالیات خود را بپردازید - قادر به خواندن و وارد کردن فایل های ذخیره شده در این فرمت هستند.

از آنجا که PayPal می تواند فایل های CSV را برای شما بر اساس محدوده های تاریخ ایجاد کند، می توانید از اطلاعات PayPal برای ایجاد اطلاعات حسابداری سریع، دقیق و کامل (از جمله هزینه های PayPal ، حمل و نقل و مقادیر دست کاری و سایر جزئیات) در مورد معاملات eBay خود که می توانید آنها را ذخیره کنید در کامپیوتر خودتان و در یک برنامه صفحه گسترده دستکاری کنید، به عنوان مثال، برای مرتب سازی بر اساس نوع تراکنش یا به دست آوردن مجموعهای سریع برای اهداف مالیاتی.

ایجاد یک فایل CSV با استفاده از پی پال

برای ایجاد یک فایل CSV از معاملات PayPal خود، به وب سایت PayPal وارد شوید، همانطور که می خواهید حساب کاربری خود را به طور معمول مشاهده کنید. پس از وارد شدن و مشاهده پیش فرض «صفحه حساب من»، این مراحل را دنبال کنید:

1. روی «تاریخچه» کلیک کنید. روی لینک «تاریخچه» آبی و سفید در نزدیکی مرکز بالای صفحه کلیک کنید. (نکته: فقط در سمت راست پیوند "برداشتن" واقع شده است.)

1. محدوده تاریخ را انتخاب کنید برای انتخاب یک محدوده تاریخی برای معاملات برای نمایش، از ابزارها در قسمت بالای صفحه استفاده کنید. شما می توانید درخواست های معمولی مانند "هفته گذشته" (برای تمام معاملات در طی هفت روز گذشته) یا "ماه گذشته" (برای تمام معاملات در طول 30 روز گذشته) را انتخاب کنید یا انتخاب کنید که یک محدوده تاریخ خاص را نشان دهید.
2. روی پیوند "CSV" کلیک کنید. لینک "CSV" را فقط در سمت راست کلمه "Download:" در سمت راست بالای قسمت نمایشگر کلیک کنید. یک پنجره ظاهر خواهد شد که از شما می خواهد فرمت دانلود را انتخاب کنید.
3. روی دکمه "دانلود" کلیک کنید. بدون تغییر نوع فایل از "CSV"، روی دکمه "دانلود" زرد کلیک کنید. PayPal برای چند لحظه مکث را برای دسترسی به پایگاه داده خود قبل از ارسال مرورگر خود یک فایل به نام Downoad.csv. برای دسترسی آسان این را به دسکتاپ خود ذخیره کنید.

کاربران پیشرفته خواندن همراه با این مقاله ممکن است قبلا بدانند دقیقا همان چیزی است که آنها می خواهند با داده ها در این مرحله انجام دهند - اگر این است، برای دانلود به فرمت های دیگر (مانند فرمت های Quicken یا Quickbooks) و یا از موارد زیر متفاوت باشید روش.

وارد کردن فایلهای CSV به اکسل

حالا که شما یک فایل CSV حاوی تراکنش های انتخابی خود را دانلود کرده اید و فایل روی دسکتاپ شما ذخیره شده است، مراحل زیر را برای بارگذاری فایل در اکسل انجام دهید.

1. اکسل را راه اندازی کنید. اگر فایل CSV روی دسک تاپ شما به نظر می رسد مانند یک فایل اکسل (یعنی آیکون که نشان دهنده فایل به نظر می رسد مشابه با آیکون های که شما معمولا برای فایل های اکسل را ببینید)، شما فقط می توانید بر روی فایل دوبار کلیک کنید برای باز کردن آن و vóila- شما انجام می شود با این حال بسیاری از کاربران متوجه می شوند که فایل CSV به طور خودکار در اکسل باز نمی شود، زمانی که آیکون دوبار کلیک می شود. اگر این است، از منوی شروع خود برای اجرای برنامه اکسل استفاده کنید.

1. منوی "File" را انتخاب کنید، سپس "Open" را انتخاب کنید. هنگامی که برنامه اکسل باز است، بر روی منوی "File" در سمت چپ بالای پنجره کلیک کنید و گزینه "Open" را از لیست گزینه ها انتخاب کنید. شما باید با یک پنجره محاوره ای کوچکتر با نام "باز" ​​که فایل ها را در سیستم کامپیوتری شما نشان می دهد، خوشامد بگوید.
2. دسکتاپ خود را انتخاب کنید در نسخه های اخیر اکسل، این را می توان با کلیک کردن بر روی آیکون "Desktop" در سمت چپ پنجره "باز" ​​انجام دهید. در نسخه های قدیمی تر اکسل، بر روی لیست کشویی موقعیت مکانی در نزدیکی بالای پنجره کلیک کنید و "دسکتاپ" را از لیست طولانی مکان هایی که ظاهر می شود انتخاب کنید.
3. نوع فایل را به "همه فایل ها" تنظیم کنید. روی لیست کشویی «فایلهای نوع» در پایین پنجره کلیک کنید و نوع فایل را از «فایلهای اکسل» به «همه فایلها» تغییر دهید. این باعث می شود گفت و گو "باز" ​​برای نشان دادن هر فایل CSV بر روی دسکتاپ شما.
4. روی فایل "دانلود" دوبار کلیک کنید. فایل های CSV (به نام "دانلود" یا "Download.csv" را با توجه به نسخه ویندوز خود تعیین کنید (ممکن است مجبور شوید از طریق لیستی از تمام فایل های روی دسکتاپ خود را جستجو کنید) در لیست فایل های نمایش داده شده در گفتگو "باز" و بر روی آن دوبار کلیک کنید.

این همه آن است که وجود دارد! اکنون شما باید یک لیست سازمان یافته و مرتب شده از تمام معاملات اخیر PayPal خود را در اکسل ببینید. اگر شما اکسل را در حال حاضر آشنا هستید، باید بتوانید این اطلاعات را در اسناد مالی خود بلافاصله برای پردازش، فیلتر کردن، ترتیب، جستجو و یا در غیر این صورت سوابق PayPal خود استفاده کنید.

توجه داشته باشید، همانطور که در ابتدای این مقاله ذکر شد، مراحل مشابه را می توان برای وارد کردن سوابق پی پال خود به OpenOffice.org یا Quattro Pro دنبال کرد. فقط وارد نرم افزار صفحه گسترده خود شوید یا فایل CSV یا Value-separated by commas را باز کنید.

به عنوان یادداشت نهایی، به خاطر داشته باشید که اگر می خواهید همچنان از این اطلاعات استفاده کنید، برای راحتی شما احتمالا باید آن را در قالب استاندارد اکسل (یا هر قالب استاندارد از صفحه گسترده خود استفاده کنید) دوباره آن را ذخیره کنید. برای انجام این کار، روی منوی «File» در سمت چپ بالای پنجره اکسل کلیک کنید و گزینه «Save As» را انتخاب کنید. سپس، "دفترچه یادداشت مایکروسافت اکسل" را از لیست کشویی "ذخیره به عنوان نوع" در پایین پنجره "ذخیره به عنوان" که ظاهر می شود را انتخاب کنید.

حسابداری خوشحال!