چرا شما نیاز به یک لیست برنامه ریزی رویداد دارید

این ابزار ارزشمند را برای موفقیت رویداد نادیده نگیرید

این که آیا شما فقط در کسب و کار برنامه ریزی رویداد شروع می کنید یا برنامه ریز رویداد چشمانداز است، احتمال این است که شما با یک چک لیست برنامه ریزی رویداد آشنایی داشته یا حداقل در طی یک دوره برنامه ریزی رویداد یا جمع آوری صنعت، آن را مرور کنید. دلیلی برای آن وجود دارد. یک لیست برنامه ریزی رویداد بهترین دوست برنامه ریز، یک ابزار ارزشمند برای موفقیت مدیریت رویدادهای شما است.

توجه: یک چک لیست برنامه ریزی رویداد نیز به عنوان یک برنامه کاری یا مسیر بحرانی شناخته شده است.

برنامه ریزی رویداد همه چیز در مورد برنامه ریزی است. حتی ایده ی رویداد خلاقانه، اگر آن را به خوبی برنامه ریزی و اعدام نکند، فلاپ خواهد شد. در اینجا جایی است که یک چک لیست رویداد وارد می شود. این راهنمای شما برای اقامت سازماندهی و یا در پیش است - از برنامه زمانی که غلبه بر بی نظیر از مسئولیت ها و جزئیات مختلف در برنامه ریزی یک رویداد موفق برگزار می شود. و در هنگام مدیریت وقایع چندان مفید است. فراموش کردن یک کار کوچک یا عقب نشینی در یک مهلت می تواند منجر به یک اثر دومینو شود: سایر جنبه های ظاهرا غیر مرتبط با رویداد شما می توانند از هم جدا شوند.

بنابراین به یاد حافظه، یادداشت های چسبنده یا چسباندن روی پد خود نباشید تا تجارت برنامه ریزی رویداد شما هماهنگ باشد. یاد بگیرید با یک لیست موقت برنامه ریزی رویداد مواجه شوید و به زودی به بهترین دوست جدید خود تبدیل خواهید شد.

قبل از اینکه شروع کنی

برای شروع، برخی از زمان را از برنامه خود پاک کنید تا رویدادی که در حال برنامه ریزی هستید تمرکز کنید.

بعد، ذهن خود را روشن کنید به طور جدی. بدون نگاه کردن به تلفن یا پاسخ دادن به یک ایمیل. شما باید این رویداد را از ابتدا تا انتها بدون وقفه یا حواس پرتی پیش بینی کنید تا بتوانید تمام وظایفی را که باید تکمیل شود برنامه ریزی کنید.

آماده شدن

در مورد رویداد ای که برنامه ریزی می کنید فکر کنید و تمام جزئیات مورد تأیید را بنویسید: نام مشتری و اطلاعات تماس، تاریخ رویداد، محل، تعداد شرکت کنندگان و غیره

یک تقویم را بردارید و تاریخ رویداد این تقویم را با حروف بزرگ نشان دهید. هر گونه مطالب مرتبط دیگر را جمع آوری کنید - عکس هایی از محل برگزاری، فهرست غذا برای تماس - که بخشی از این رویداد است.

برو عقب

راه برای شروع نوشتن یک لیست برنامه ریزی رویداد، کار کردن به عقب است.

مهمان یک رویداد را به عنوان یک روز یا چند روزه با همه چیز اتفاق می افتد یک بار تجربه. مانند یک اجرای زنده که در صحنه ظاهر می شود و به زیبایی اجرا می شود. برنامه ریزان رویداد رویدادها را به عنوان مجموعه ای از رویدادهای کوچکتر که به ترتیب یک قطعه یک پازل مناسب می باشند، به مرحله نهایی می رسانند. بنابراین، به عنوان برنامه ریزان، ما از ابتدا شروع می کنیم. چند هفته یا چند ماه قبل از رویداد واقعی رخ می دهد.

شروع در آغاز

هنگام تصمیم گیری در مورد چگونگی شروع به نوشتن چک لیست های برنامه ریزی رویداد، فکر می کنم در مورد ایجاد یک پایه محکم برای رویداد خود. قبل از انتخاب طرح های رنگی و سفارش گل ها، شما باید با اصول اولیه مقابله کنید. از امضای قرارداد به مذاکره با یک بلوک از اتاق، همه چیز باید بر روی چک لیست خود، هر چه بزرگ یا کوچک است نوشته شده است. کلید اصلی این است که برای اولین بار از هر وظیفه ای که می تواند قبل از اتمام انجام شود، مراقبت بیشتری برای زمان بیشتری در برنامه خود برای موارد مورد کاری که نزدیک به تاریخ رویداد رخ می دهد، مراقبت کنید.

برخی از نمونه هایی از مواردی که در لیست برنامه ریز رویداد شما وجود دارد:

• قرارداد را امضا کنید (با مشتری، محل برگزاری، فروشندگان و غیره).
• تاریخ و زمان را با محل برگزاری تأیید کنید
• استخدام سرگرمی (باند، سخنران، و غیره)
• بلوک هتل امن
• دعوت نامه های ایمیل
• منو را انتخاب کنید
• استخدام کارمندان صبر کنید
• تعداد مهمانها را تأیید کنید
• پیاده از طریق سایت
• تایید اتاق را تنظیم کنید

زمان اضافی را بگذار

با هر آیتم در چک لیست رویداد خود، اضافه زمان اضافی. اگر تاریخ به طور واقعی دعوت نامه ها را در 15 مارس ارسال کنید، یک مورد در لیست خود قرار دهید تا دعوت نامه ها را برای ارسال یک هفته قبل از 8 مارس آماده کنید. این به شما یک زمان اضافی را می دهد که باید با دعوت نامه ها کنار بیایید یا اگر به دلایل دیگری از برنامه ریزی هستید.

شامل یادآورها در لیست چک شما

کافی نیست که "چک کردن قرارداد با تهیه کننده" را در چک لیست خود بنویسید و پس از تکمیل کادر را چک کنید.

شما باید مطمئن شوید که کارگزار یک کپی از قرارداد دریافت کرده است و یک نسخه امضا شده را نیز به شما بازگردانده است. بنابراین برای هر آیتم بزرگ که به چک لیست اضافه می کنید، یک یادآوری را شامل می شود. به عنوان مثال، "پیگیری با کارگزار مجدد: قرارداد" اضافه کنید، یادآوری دیگری بعد، که بخوانید "دریافت قرارداد امضا شده از سوی کارگزار". این غیر معمول نیست که با یک کار مواجه شویم و آن را انجام دهیم وقتی که واقعا فقط در کنار شما بود.