فرستاده شده از میز (نام درج)
از زمان به زمان ایمیل من را از یک وکیل می فرستم که به نام میز خود ایمیل می فرستد. در اینجا چند مشکل از این رویکرد به ایمیل وجود دارد.
اول، شاخص نمایش صندوق ورودی بیشتر سیستم های ایمیل یک نام طولانی را نمایش نمی دهد. اکثر مردم فقط بخشی از "از روی میز" را ببینند و شاید چند حرف از نام فرد. مهمتر از همه، به نظر می رسد احمقانه و کمی تردید کننده است. یک میز ایمیل ارسال نمی کند اگر یک وکیل قصد ارسال یک ایمیل را داشته باشد، باید در نام او باشد.
اثر فانتزی
برخی از حقوقدانان دوست دارند خلاقیت خود را با ظاهر ایمیل های خود داشته باشند. روز دیگر شاهد یک بلوک امضای وکیل بودم و برای یک لحظه فکر کردم که مشکلاتی در بینش وجود دارد. به نظر می رسد که نامه های تار حقیقی هستند. جلوه های ویژه ممکن است سرگرم کننده باشد اما هر چیزی که کلمات را برای خواندن سخت می کند، یک ایده بد است. به خصوص اگر نام و آدرس ایمیل وکلای شما چقدر سخت باشد.
حتی بدتر از جلوه های ویژه در نامه ها زمانی است که وکلا ایمیل های خود را با آثار هنری یا گرافیک های فانتزی پر می کنند. این باعث می شود که پیام به سرعت دانلود شود، باز شدن کندتر و بدون نیاز به خواندن.
هدف ایمیل، انتقال اطلاعات، نه مهارت هنری است. آن را ساده نگه دارید
هیچ بلوک امضا نیست
در اکثر سیستم های ایمیل سخت است که بلوک امضای خودکار را راه اندازی کند. لازم نیست پیچیده شود و نظرات متفاوت در مورد چگونگی اطلاعات در یک بلوک امضا متفاوت است. برخی از وکلای پست های پست الکترونیک خود را به مینی تبلیغاتی تبدیل می کنند که در هر پست الکترونیکی بیرون می آیند، در حالی که دیگران فقط با نام و آدرس ایمیل یا شماره تلفنشان رویکرد بسیار مینیمالیستی را دنبال می کنند.
اکثر مواردی را مطرح می کنند که در مورد حفظ حریم خصوصی یا سلب مسئولیت قانونی در پایین صفحه قرار دارند. همه این ها استفاده قابل قبول از یک بلوک امضای ایمیل است. قابل قبول نیست ارسال ایمیل هایی است که فرستنده را شناسایی نمی کنند. گیرنده ایمیل نباید حدس بزند که کدام ایمیل چیست؟ وکلای باید به وضوح خود را در هر ارتباطی که ارسال می کنند شناسایی کنند، و اگر وکیل هوشمند باشد، ایمیل نیز شامل یک اعلامیه حفظ حریم خصوصی خواهد شد.
نوشتن ایمیل در حالی که عصبانی است
یکی از مزایای سیستم قدیمی فرستادن نامه به مردم این بود که یک دوره "خنک کردن" ساخته شده در بین زمانی که یک نامه نوشته می شود و زمانی که واقعا به گیرنده منتقل شود وجود دارد. اگر وکیل نامه خود را تایپ کرد، احتمالا پیش از رفتن به اداره پست، چند ساعت پیش در میز قرار خواهد گرفت. اگر آن را دیکته کرد، تا زمانی که وزیر امور خارجه به تایپ آن پایان داد وکیل ممکن است بیش از آنچه که او را خیلی عصبانی ساخته بود.
این حفاظت در ایمیل موجود نیست با یک ایمیل، وکیل می تواند در عرض چند ثانیه از یک پیام خشمگین از خشم خشم ایجاد کند. 99.99٪ از زمان این ایده بد است. هیچ کس فکر نمی کند روشن زمانی که توسط خشم رانده شده است. بروید چیز دیگری بگذارید و بعدا بعد از آنکه برخی از خشم ها از بین رفته اند، به موضوع مجازات بازگردید.
این می تواند بین حفظ و یا از دست دادن مشتریان، دوستان و پول ایجاد کند.
پاسخ دادن به موقع نیست
برخی از وکلای معتقدند که "قانون 5 روزه" قدیمی برای پاسخگویی به مکاتبات تجاری نیز به ایمیل اعمال می شود. این نمی کند مهم نیست که چقدر ناخوشایند، واقعیت این است که مردم انتظار پاسخگویی سریعتری نسبت به ایمیل خود دارند تا نامه ای که از طریق ایمیل ارسال می شود. اگر یک مشتری یا یک وکیل دیگر یک ایمیل ارسال می کند، سعی کنید در عرض 24 ساعت پاسخ دهید در صورت امکان. اگر یک مسئله پیچیده است که در حال حاضر نمیتواند مورد توجه قرار گیرد، دست کم یک تاییدیه ارسال کنید و بگذارید فرد زمانی که انتظار پاسخ را دارد مطلع کند. بیشتر مشتریان یک پیام دوستانه دریافت می کنند که می گوید ایمیل دریافت شده است و در آینده نزدیک پاسخ خواهد داد. در مواجهه با سکوت، مشتری می بایست حدس زد که آیا وکیل حتی ایمیل را دریافت می کند یا اینکه پاسخی در راه است یا اینکه نگرانی های مشتری به طور ساده نادیده گرفته می شود.
گیرنده اشتباه در زمینه To
یکی از چیزهای بزرگ در مورد عملکرد خودکار تکمیل در سیستم های ایمیل این است که وکلا اجازه می دهد آدرس های ایمیل مشتریان و یا همکاران خود را سریع تر پیدا کنید. یکی از خطرات عملکرد خودکار تکمیلی این است که وکیلانی که دقت نکنند می توانند این ایمیل را به شخص غلط ارسال کنند. در برخی موارد، این می تواند بیش از یک خجالت جزئی باشد، اما در بعضی موارد، این می تواند باعث بی توجهی حرفه ای شود. به طور تصادفی پست الکترونیکی ارتباطات مشتری محرمانه را به مشاور متضاد و یا حتی به یک مشتری دیگر.
با استفاده از گزینه "پاسخ همه"
مشاور متضاد به شما یک ایمیل برای شما ارسال می کند یا پیشنهاد خود را مطرح می کند. شما ایمیل را به وکلای دیگر در شرکت شما درگیر با پرونده برای بحث در مورد آن منتقل می کنید. به زودی دکمه «پاسخ همه» به طور آزمایشی مورد استفاده قرار می گیرد، و هیچ کس متوجه نمی شود که مشاور متضاد در بحث داخلی در شرکت شما کپی شده است. اتفاق می افتد اگر می خواهید یک ایمیل برای بحث ارسال کنید، اطلاعات فرستنده را قبل از فرستادن آن پاک کنید. و هر زمان که با استفاده از آن گزینه «پاسخ همه»، هر آدرس ایمیل را در لیست گیرنده قبل از ضربه زدن به ارسال چک کنید.
8. خطوط موضوع لغزش به خاطر داشته باشید که هر چیزی که به یک وکیل دیگر در یک ایمیل ارسال می شود می تواند به هر کس دیگر منتقل شود. قبل از استفاده از خطوط موضوعی مانند "مشتری منفور من" یا "نظم قاضی احمق" فکر کنید. هرگز نمی داند کجا یک کپی از آن ایمیل ممکن است سرقت کند. همچنین، خطوط موضوعی را خالی نگذارید، زیرا ممکن است یک وکیل دیگر را متوجه شود که در مورد پرونده شما یک ایمیل وجود دارد. یک موضوع ساده از "مورد Parkerson" یا "توافق پیشنهادی اسمیت" و یا هر عنوان مربوط به محتوای ایمیل کار می کند بهترین است.
و در حالی که "مشتری کذب" ممکن است دقیق ترین توصیف محتویات ایمیل باشد، انتخاب مناسب برای موضوع خط است.
9. لحن خود را تماشا کنید و شخص دیگری را نادیده نگیرید. هنگامی که افراد به صورت یکدیگر با یکدیگر صحبت می کنند، نشانه های صورت و زنگ های آوایی معمولا قصد فرد را روشن می کند. در تماس تلفنی، صدای شخص معمولا به اندازه کافی برای گفتن است که وقتی کسی ساراج، شوخی یا جدی است، می گوید. اما در ایمیل، خطرناک است که هدف شخصی را کاملا اشتباه خوانده باشید. دوستی های متعددی توسط یکی از شخصانی که در نامه ای از طریق یک ایمیل اشتباه می خوانند، آسیب می بینند. و با وکلائی که هم اکنون با یکدیگر بحث می کنند، یک وکیل آسان برای پذیرفتن اینکه شخص دیگری خصمانه یا بی ادب است آسان است.
همانطور که در "نوشتن ایمیل در حالی که عصبانی" بحث شده است، چند دقیقه برای خنک کردن قبل از ارسال پاسخ به ایمیل jerk.
پس از گذشت یک ساعت، شما ممکن است متوجه شوید که شما آن را به طور کامل اشتباه آن را در وهله اول. یک پاسخ موشی موشی به اظهارات ایمیل ایجاد نکنید و پاسخی را مطرح نکنید تا این که ممکن است فرستنده قصد متفاوتی نسبت به ابتدا داشته باشد. اگر به نظر می رسد یک بیانیه را می توان در بیش از یک راه خوانده شده و یکی از این روش ها غیر توهین آمیز است، سعی کنید فرستادگان به نفع شک و تردید قبل از قطع کردن سر خود را با یک ایمیل مرگبار.
آیا اشتباهات دیگر ایمیل وکیل وجود دارد که باید لیست 10 را ساخته باشند؟ درباره آن در انجمن گفتگو کنید.