مهمتر از همه، لازم است اطلاعاتی در مورد چگونگی ارتباط با کسی در کسب و کار در حین دور ارائه شود.
این امر می تواند بسیار ناامید کننده باشد برای اینکه مشتری به طرف شما سوار شود و بداند چگونه با شما تماس بگیرد. مهم نیست که موقعیت شما در فروش، خدمات یا حتی توسعه محصول باشد. تمام تماس های مشتری مهم هستند و باید به صورت حرفه ای مورد توجه قرار گیرند.
محتوا ایمیل هشدار دادن به مشتریان و همکاران در تلاش برای برقراری ارتباط با شما از طریق ایمیل باید با محتوای پیام صوتی که به تماس گیرندگان سلام برساند، سازگار باشد. اگر از Outlook 2010 استفاده می کنید و از طریق یک سرور مایکروسافت Exchange متصل می شوید، ابتدا روی تب File کلیک کنید، سپس روی نماد «پاسخ های خودکار» کلیک کنید.
سپس این روند ایجاد یک ایمیل موقت آغاز خواهد شد که برای همه کسانی که ایمیل خود را در هنگام خارج شدن از دفتر فرستاده اند ارسال می شود. پاسخ اتوماتیک ارسال شده است زیرا شما این پیام موقتی را فعال کرده اید. یک گام به گام لیست دستورالعمل های ایجاد این ایمیل را می توان در اینجا مشاهده کرد: خارج از دفتر ایمیل برای Outlook Exchange
اگر از طریق یک سرور مایکروسافت Exchange متصل نباشید، روند کمی متفاوت است، زیرا در این نوع حساب های ایمیل هیچ «پاسخ خودکار» وجود ندارد. یک راهنمای گام به گام برای ایجاد همین نوع ایمیل برای کاربران غیر تجاری در اینجا می توانید ببینید: خارج از دفتر برای همه دیگران
گام بعدی ایجاد محتوی ایمیل است که به همه افرادی که به شما ایمیل می فرستند ارسال می شود در حالی که از دفتر دور هستید. این ایمیل باید مدت زمانی که از دفتر بیرون می آید مطلع شود، چگونه می توانید در هنگام غیبت خود (در صورت لزوم) و چه کسی در کسب و کار به جای شما تماس می گیرید، اگر مایل نیستید در طول زمان خود به دور از دفتر.
مثال:
سلام،
با تشکر از ایمیل شما. من در حال حاضر از دفتر خارج می شوم و در روز دوشنبه، دسامبر باز خواهد گشتم. در این زمان دسترسی به ایمیل محدود خواهد شد، از این رو پاسخ من شاید کمی تاخیر داشته باشد. اگر شما نیاز به کمک فوری دارید، لطفا یک ایمیل به دستیار من، باربارا کلسن ارسال کنید. آدرس ایمیل او bcolson@xyz.com است.
تعطیلات شاد!
شهریار
مایکروسافت قالب ها و نمونه های دیگری را ارائه می دهد که می توانند در اینجا یافت شوند: قالب های خارج از دفتر و نمونه های آن. فراموش نکنید زمانی که شما به دفتر بازگردید این پیام موقت را خاموش کنید، در غیر این صورت، هر کسی که پس از بازگشت به دفتر شما را به شما ایمیل می کند، همچنان این پیام را دریافت می کند.
اکنون که شما ایمیل های خروجی ایجاد کرده اید، ایجاد یک پیغام صوتی صدای خروجی صدای مشابه که تمام تماس گیرندگان شما را خوشحال می کند آسان است. از کلمات مشابه از ایمیل استفاده کنید، مرجع که باید در زمان غیبت و وضعیت خود با آن تماس بگیرید، زمانی که به عقب برگردید.
برای پیام صوتی، به جای آدرس ایمیل خود، باید شماره تلفن شخصی را ارائه کنید.
مثال:
سلام،
شما به میز شیدا رانی رسیده اید لطفا به این کل پیام گوش کنید من تا دوشنبه 5 ژانویه از اداره خارج می شوم. اگر نیاز به کمک فوری دارید، لطفا با کمک من، باب کالسون تماس بگیرید. شماره تلفن او 212-555-xxxx است.
من منتظر صحبت با شما هستم وقتی که برگشتم با تشکر.