با توجه به اینکه طعم شیکاگو برای اولین بار در سال 1980 آغاز شد، برنامه ریزان طعم دارای تجربه گسترده ای در برنامه ریزی جشنواره غذای جامعه می باشند. دفتر برنامه های ویژه شهردار برنامه را مدیریت می کند و برنامه ریزی و اجرای آن را نظارت می کند. تیم مدیریت آن راهنمایی های زیر را برای کسانی که ممکن است یک جشنواره مشابه برای اولین بار ایجاد کنند و یا گسترش عناصر برنامه نویسی برای یک جشنواره موجود را ارائه دهد، ارائه می دهد.
01 - نکات مهم مدیران جشنواره
مدیر کل فردی است که عناصر مختلف جشنواره را اداره می کند. مری Slowik، مدیر کل طعم شیکاگو، پیشنهادات زیر را ارائه می دهد:
- مخاطبان خود را شناسایی کنید و تعیین کنید که آیا آنها یک جشنواره را می خواهند.
- اگر یک برنامه مشابه در حال حاضر وجود داشته باشد، از تکرار اجتناب کنید.
- خریداری کنید که در آن می خواهید رویداد را نگه دارید.
- بر خلاف برنامه ریزی برای رویداد عمومی مخاطب.
- اطمینان حاصل کنید که فضای می تواند جمعیت را در خود جای دهد.
- اطمینان حاصل کنید که فروشندگان می توانند جلسات شرکت کنندگان را اداره کنند.
- ایجاد یک بودجه و دریافت پیشنهادات از شرکت های معتبر.
- اگر این اولین بار است که این رویداد را برنامه ریزی می کنید، یک فروشنده خارج از جشنواره استخدام می کند.
02 - نکات مدیران عملیات جشنواره
مدیر عملیات نظارت بر آماده سازی سایت، مرحله و تولید، حمایت از رویداد و امنیت است. جان کامبر، مدیر عملیات طعم شیکاگو در 19 سال گذشته، به موارد زیر توصیه می کند:
- جشنواره ها نیاز به همکاری با مردم دارند، بنابراین آماده باشید که به آرامش و ماندگاری بپردازید.
- مطمئن باشید که یک تجهیزات خوب را با قیمت مناسب دریافت می کنید.
- اطمینان حاصل کنید که اجاره به صورت ساختمانی به فروش می رسد و داربست.
- دریافت قیمت ها و بررسی تاریخچه همه فروشندگان، از جمله مراجع.
- استانداردهای بالا را حفظ کنید و مطمئن شوید همه چیز تحت کنترل است.
- برای مدیریت کارهای روزانه در طول برنامه، با فروشندگان آشنا شوید.
- به کلام و فروشندگانتان احترام بگذارید، هنرمندان و افرادی که غذا می آیند، با شما کار خواهند کرد.
03 - نکات مدیریت هدایای تبلیغاتی
مدیر حمایت مالی، فردی است که برای به دست آوردن دلار بازاریابی برای حمایت از این رویداد تلاش می کند. کریستین یعقوب، مدیر پشتیبانی برای طعم، توصیه های زیر را ارائه می دهد:
- تحقيقات مشابه را در جاي ديگر جستجو کن و آنها را تکميل کن.
- حامیان هدف برای ارائه پول نقد، کالاها و ارزش تبلیغاتی.
- یک دسته اسپانسر ارائه کنید.
- ایجاد دسته های بزرگ حمایتی (یعنی خودکار، مالی، نوشیدنی، رسانه ها، و غیره).
- ایجاد دسته های حامی برای هر یک از مناطق برنامه نویسی.
- اجازه ندهید که حامیان مالی در محل حادثه در محل حضور داشته باشند.
- اولویت های حامی مالی را از قبیل برق، آب، و غیره شناسایی کنید و از تیم عملیات برای تعیین بهترین مکان ها مطلع شوید.
04 - کنسرت جشنواره / نکات مدیریت استعداد
مدیر استعداد کسی است که مذاکره می کند تا هنرمندان را به جشنواره برساند. جینن براون موسلی، مدیر استعداد طعم شیکاگو، راهنمایی های زیر را ارائه می دهد:
- بودجه خود را بشناسید: هنرمندان نام بزرگ می توانند بین 500000 تا 1 میلیون دلار برای 60 تا 90 دقیقه باشد.
- برای یک رویداد چند روزه به یک هنرمند بیش از حد نپردازید.
- برای کمک به جبران هزینه ها، با نزدیکترین پشتیبان رسانه ای خود کار کنید.
- با هنرمندان مذاکره کنید که ممکن است در حوالی رویداد خود باشند.
- بگذارید که استعدادان می دانند اگر شما کنسرت خود را به عنوان یک نمایش رایگان ارائه می کنید (ممکن است هزینه را کاهش دهید).
- همکاری با حامیان مالی مانند هواپیمایی و هتل ها برای جبران هزینه های هنرمند.
- یک نام عالی برای روزهای باز، میانه و نهایی خود را حفظ کنید.
05 - راهنمایی جشنواره مدیریت بازاریابی
مدیر بازاریابی شخصی است که تمام ارتباطات مرتبط با جشنواره را مدیریت می کند. سیندی گاتزیوول، مدیر بازاریابی طعم، موارد زیر را پیشنهاد می کند:
- شرکای رسانه ای به کاهش نیاز شما به هزینه تبلیغات کمک خواهند کرد.
- جشنواره را به تبلیغاتی، روابط عمومی و کمپین های بازاریابی اضافه کنید.
- برنامه تولید بروشور رویداد برنامه ریزی برای مهار برنامه های جشنواره کمک می کند.
- ایجاد گزارش های مطبوعاتی شخصی در هر عنصر تولید برای جشنواره.