آن را کوتاه، اما دعوت کنید
میم کارلسون و توری اونیل مکیلرات، نویسندگان گرانتهای برنده گام به گام ، اشاره می کنند که نامه نامه باید:
- سازمان خود را به شخص صحیح معرفی کنید
- مطمئن شوید که این پروژه با پشتیبانی هیئت مدیره شما تأمین می شود؛
- و دولت آنچه را که می پرسید ... چقدر و برای چه.
چه زمانی نامه ای را به همراه می گذارید؟
برای ارسال پیشنهادات به شرکت ها و بنیاد ها، از نامه ای حمایت کنید، اما نه برای برنامه های اعطای جوایز فدرال یا ایالتی. این منابع مالی فقط می خواهند آنچه را که برایشان می خواهی بکنی. آنها به ندرت نامه ای را میپرسند.
خصوصیات یک نامه کتبی خوب
نامه کتبی شما باید باشد:
- مختصر
- به نقطه به سرعت رسید
- باید نه تنها اطلاعاتی را که در این پیشنهاد است را تکرار کنید
- باید به خواننده بگوید که چقدر به اهدافتان کمک می کنید و اهدای شما به اهدافتان کمک می کند
بورلی ای. براونینگ، نویسنده گرانت نوشتن برای Dummies ، نشان می دهد که شما پس از تکمیل کل پیشنهادات، و هنگامی که شما در خلق و خوی بازتابی هستید، نامه ای را بنویسید. براونینگ می گوید:
"همانطور که شما دستاورد بزرگ خود را (درخواست تأمین مالی به پایان رساندید)، اجازه دهید خلاق، سمت راست مغز شما ضربه بزنند و احساسات شما را به فردی که به شما کمک می کند برنامه هایتان را تحقق بخشید، متصل کنید."
فرمت نامه نامه شما
این اصول را دنبال کنید و نمیتوانید اشتباه کنید:
- از سربرگ سازمان خود استفاده کنید. همان تاریخ را در نامه ی نامه ای که در درخواست اعطای مجوز است، قرار دهید. این تاریخی است که شما پیشنهاد کمک مالی به ارائه دهنده ارسال می کنید. با استفاده از همان تاریخ تمام اسناد موجود در بسته پیشنهاد شما سازگار است.
- برای آدرس داخلی (در بالای متن نامه) از نام و نام خانوادگی بنگاه یا مخاطب شرکت استفاده می شود و پس از آن نام، آدرس، شهر، ایالت و کد پستی منبع تامین مالی می شود. دو بار این اطلاعات را با یک تماس تلفنی یا یک ایمیل بررسی کنید. چنین اطلاعاتی اغلب تغییر می کند، بنابراین مطمئن شوید که نام و آدرس فعلی شما وجود دارد. همچنین، هنگامی که یک درخواست اعطای الکترونیکی را ارائه می دهید ، ممکن است یک نام خاص را بدانید.
- با احترام شما از «گرامی» به جای عنوان شخصی (خانم، خانم، خانم، دکتر، خانم ها، و غیره) استفاده کنید و نام خانوادگی خود را دنبال کنید. مهم است که شما نامه ای به یک فرد خاص ارسال کنید. با دفتر فستیوال یا شرکت تماس بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که فرد مناسب و صحیح عنوان شخصی داشته باشید. این جزئیات ممکن است به نظر نرسد، اما آنها اهمیت دارند.
- اولین پاراگراف شما باید کوتاه و متمرکز باشد. سازمان خود را معرفی کنید (نام قانونی آن) و به چه میزان مبلغی را که برای شما درخواست کرده اید و به همین دلیل به او اهدا می کنید. یک جمله یا دو در مورد اینکه سازمان شما چه چیزی را در بر می گیرد، و سپس یک نقطه مبتنی بر تحقیق را نشان می دهد که نشان می دهد نیاز به آنچه سازمان شما می کند، وجود دارد.
- یک یا دو پاراگراف کوتاهتر بنویسید. اهداف پروژه خود را مشخص کنید و آن را چگونه با ماموریت یا اولویت های کمک مالی تأمین کنید. شامل این واقعیت است که هیئت مدیره شما به طور کامل از این پروژه پشتیبانی می کند.
- نامه خود را با یک بند خلاصه پایان دهید. اضافه کردن آنچه این مشارکت مالی می تواند برای مخاطبان هدف پروژه شما باشد. ممکن است بخواهید یک دعوتنامه برای بازدید سایت نیز داشته باشید.
- از بسته شدن مانند "با احترام" استفاده کنید.
- نامه باید توسط مدیر اجرایی یا رئیس هیئت مدیره امضا شود یا هر دو. در زیر امضا، نام، امضای متوسط، نام خانوادگی و عنوان شغلی را تایپ کنید. اگرچه رییس هیئت مدیره یا هیئت مدیره باید نامه را امضا کند، شامل اطلاعات تماس برای بهترین فرد برای پاسخ به سوالات در پایان پاراگراف آخر باشد.
- در انتهای نامه، کلمه "ENCLOSURE" (در تمام کلاه) قرار دارد.
چه مدت نامه باید باشد؟
اکثر کارشناسان پیشنهاد می کنند نامه ی کتبی خود را به یک صفحه با سه یا چهار پاراگراف محدود کنید. از آنجاییکه خواننده یک پیشنهاد کامل برای پرورش دارد، شما نمی خواهید او را با بی حوصلگی بخوانید و مجبور باشید نامه ای طولانی بخوانید.
تن و مشخصات نامه کتبی شما ممکن است بسته به اینکه آیا شما دعوت شده است تا پس از ارسال نامه تحقیق (LOI) درخواست ارسال کامل پیشنهاد خود را ارائه دهید، یا اگر این پروژه اولین رویکرد سازمان شما برای این بنیاد خاص باشد، متفاوت است.
نامه نامه نمونه
مریم اسمیت، دکترا
افسر برنامه
بنیاد جامعه
4321 لاین مشترک
برخی از شهر، YZ 55555
دکتر اسمیت عزیز:
مرکز ارشد بعضی از شهرها درخواست کمک مالی 50 هزار دلاری را برای پروژه اکتشاف عمومی کمپانی ارشد لاتین ارائه می دهد.
به عنوان بزرگترین مرکز ارشد در هر شهرستان، هر روز بیش از 450 سالمند را خدمت می کنیم، ما از تغییرات جمعیتی در منطقه خدمات ما آگاهی داریم. و ما متعهد به رشد و تطبیق مرکز ما برای رفع نیازمندی های در حال ظهور هستیم. پروژه خلبان آزمایشی انجمن محلی لاتین به ما اجازه می دهد یک سال تلاش برای تعیین اینکه آیا مرکز ما می تواند به طور موثر:
- دسترسی جامع به خدمات بهداشتی و اجتماعی را برای افراد سالخورده در جوامع لاتین ارائه شده توسط مرکز ما فراهم آورده و
- صلاحیت فرهنگی هیئت مدیره، کارکنان و داوطلبان مرکز ارشد بعضی از شهرها را ارتقاء و به طور کامل ادغام می کند.
هیئت مدیره ما در مورد این برنامه مشتاق است و می خواهد آن را راه اندازی نماید تا ما بتوانیم مرکز جامع و فرهنگی مناسب برای سالمندان در همه جوامع ما که به این خدمات نیاز دارند تبدیل شود. باید در پایان سال آزمایشی ما متوجه شده باشیم که این برنامه در واقع موفق بوده است، هیئت مدیره ما متعهد شده است که بخشی از هزینه های سالانه پروژه را به بودجه عملیاتی سالانه ما اختصاص دهد تا این برنامه بخشی جدایی ناپذیر از خدمات اصلی ما باشد .
از طریق این پروژه مرکز تبدیل به ارجاع اصلی توسط Health Access Latinos، خانواده های هر شهرستان و سه کلینیک های اجتماعی در شعاع 15 مایل از مرکز ما خواهد شد. ما همچنین ارجاعات سالمندان اسپانیایی زبان را از هر آژانس دیگری در منطقه خدمات فوری ما پذیرش خواهیم کرد.
از توجه شما به درخواست ما متشکریم من در هفته آینده با شما خواهم بود که به هر گونه سؤال احتمالی پاسخ بدهم و همچنین یاد بگیرم که آیا ما ممکن است با شما در مورد شایستگی پیشنهاد ما بحث کنیم. در ضمن، اگر سؤالی دارید، لطفا با ما تماس بگیرید Connie Jones، مدیر توسعه ما، در (555) 555-5555، x555، یا cjones@scsc.org.
خالصانه،
جین دوست داشتنی
مدیر اجرایی
محفظه
* نامه مجددا (با اصلاحیه ها) با مجوز از Grant Grant، Step by Step ، Second Edition، Tori O'Neal-McElrath، Jossey-Bass، 2009 منتشر شده است.
3 راه برای ضرب و شتم نامه کتبی شما
- نوشتن بیش از حد یک نامه هماهنگ نیست، بلکه یک پیشنهاد کامل نیست. آن را کوتاه نگه دارید و به نقطه نکته: شخص دیگری را بخوانید. آیا آنها آن را درک می کنند؟
- با استفاده از کلمات بزرگ اگر شما مدرسه را فارغ التحصیل کرده اید، یاد گرفتهاید که پیچیده تر بنویسید. این کار را انجام ندهید شما در حال تلاش برای تحت تاثیر قرار دادن کسی با تفکر خود نیستید. شما فقط می خواهید پرونده خود را به طور طبیعی به عنوان ممکن است. اگر نمی دانید زمانی که نوشتن خود را بیش از حد انجام می دهید، از یک برنامه مانند Hemingway استفاده کنید. این به شما می گوید که جملات شما سخت است که بخوانند و زمانی که شما بیش از حد حرف می زنید.
- اشتباهات دستورالعمل اگر شما از دستور زبان خود مطمئن نیستید، شانس را نگیرید. از دستور گرامر در WORD استفاده کنید، و همچنین پیش نویس خود را از طریق یک برنامه مانند Grammarly اجرا کنید. یک نسخه رایگان وجود دارد، اما نسخه پرداخت می شود فراتر از چک گرامری مورد نیاز است.
چطور میتونید جلد نامه خودتون رو بگید؟
غم انگیز است، اما پیشنهاد اعطای شما ممکن است در میان صدها یا هزاران نفر باشد که یک بنیاد معمولی در طول سالیان متمادی دیده خواهد شد. نامه کتبی شما می تواند در برش دادن به قدم بعدی در جهت تامین مالی، تفاوت ایجاد کند. اما چگونه می توان آن را از بین برد؟
خوب، هیچوقت "ناز" را امتحان نکن. مقامات بنیاد تحت تاثیر قرار نخواهند گرفت. اما شما می توانید یک پاراگراف را در مورد اینکه چرا سازمان شما بهترین کاری را انجام می دهد را شامل می شود. سازمان های رقابت خود را بررسی کنید و فقط در مورد چگونگی و جایی که شما برتری داشته اید را ارزیابی کنید. این ممکن است در نیروهای کارکنان و داوطلبان شما باشد، تجربه شما با این مشکل خاص، یا حمایت جامعه از شما لذت ببرید.
شما نیازی به نام رقبای خود ندارید و آنها را انتقاد نکنید. فقط نقاط قوت خود را برجسته کنید این زمان خوبی برای مشورت با دیگران در اطراف دفتر خواهد بود. چند نفر را باهم بکشید و فکر کنید که چگونه غیر انتفاعی شما فوق العاده است.
منابع:
Storytelling برای Grantseekers ، نسخه دوم، شریل A. کلارک، Jossey-Bass، 2009، خرید از آمازون.
برنده گان گام به گام: کتاب کامل برای برنامه ریزی، توسعه و نوشتن پیشنهادات موفق، نسخه 4، Tori O'Neal-McElrath، Jossey-Bass، 2008، خرید از آمازون
Grant Writing for Dummies ، Edition 5، Beverly A. Browning، Wiley، 2014. خرید از آمازون
بازگشت به چگونگی نوشتن پیشنهاد کمک هزینه