چگونه می توان فرآیند درخواست درخواست اطلاعات را بهبود بخشید

دریافت اطلاعات در این مرحله مقدماتی در ساخت و ساز

درخواست شما را برای اطلاعات انجام می دهید؟ یا دیگر کسی درخواست اطلاعات از شما را می کند؟ اصطلاح "درخواست اطلاعات" (RFI) می تواند به هر دلیلی اعمال شود، اما در هر مورد چندین تفاوت اصلی در روند وجود دارد. در زیر چگونگی بهبود فرآیند RFI خود را بیابید، از شما خواهش میکنم یا از شما خواسته می شود اطلاعات را بیابید.

قسمت A شما برای اطلاعات درخواست می شود

درخواست های اطلاعات، مقدماتی مکرر در تعریف و انجام کارهای ساختمانی هستند.

اغلب موضوع اندازه است: پروژه های بزرگتر، متغیرهای بیشتری و ناشناخته های بیشتری دارند که قبل از درخواست پیشنهادات رسمی باید حل شوند یا حداقل محدود شوند، بنابراین یک RFI میتواند کمک کند.

1. فرآیند شما باید به اندازه کافی سریع باشد تا بدون تاخیر ناخوشایند فهمید و پاسخ دهد. یک RFI از یک مشتری بالقوه فرصتی است برای شما در اوایل. این به نوبه خود بدان معناست که به اندازه کافی سازماندهی شده است تا سریع و درست پاسخ دهد.

2. اگر RFI نشاندهنده کارهایی است که شما ترجیح میدهید انجام دهید یا اینکه منجر به درگیریهای منابع با پروژههای دیگر مشتریان میشوید، میتوانید مودبانه از بین ببرید. پاسخ منفی و در عین حال به موقع هنوز می تواند یک تصور خوب و احتمال برای تماس با پروژه های دیگر بعد از آن باشد.

3. اطمینان حاصل کنید که RFI دارای جزئیات کافی برای پاسخ شماست. به عنوان حداقل، بررسی کنید که اطلاعات کافی دارید تا به موارد زیر پاسخ دهید:

   1. آیا می توانید رقابت کنید؟ آیا شما مهارت و منابع خود را برای ارائه یک راه حل خوب دارید؟

   2. آیا می توانید چنین پروژه ای را ببرید؟ آیا از کارهای ساختمانی بهتر از رقبا هستید؟

   3. آیا می خواهید چنین پروژه ای را برنده شوید؟ قبل از پاسخ دادن به این سؤال، سابقه مشتری مشتری را برای پرداخت در زمان واقعی بررسی کنید.

1. اگر RFI هنوز مشخص نیست، فرآیند شما می تواند گزینه های زیر را تعریف کند.

   1. شما می توانید طرح های دیگر را رد کنید و پیگیری کنید.

   2. شما می توانید به مشتری کمک کنید تا نیازهای ساخت و ساز را بهتر تعریف کنید.

   3. شما می توانید خدمات مشاوره پرداخت شده را برای ایجاد RFI جدید ارائه دهید.

هر گزینه دارای مزایا و معایب است. تصمیم شما در مورد اینکه چه گزینه ای انتخاب خواهد شد بر اساس پروژه و مشتری مورد نظر است.

قسمت ب. شما یکی از پرسنل اطلاعات هستید

هنگامی که یک پروژه ساخت و ساز آغاز شده است، قراردادی یا قراردادی فرعی برای اطلاعات لازم برای اطمینان از کار درست انجام نشده است.

1. اگر نیاز دارید برای فرآیند RFI خود شروع کنید:

   • اصلاح مشخصات پروژه، به عنوان مثال، برای جایگزینی یک مصالح ساختمانی برای یکی دیگر (شاید غیر قابل دسترس).

   • تعریف یک وظیفه یا راهی که در آن مواد خاصی استفاده می شود، شکل گرفته، اعمال شده و غیره.

   • قطعنامه "کمبود ساخت و ساز" که در آن بخشی از پروژه با توجه به مشخصات پروژه انجام نشده است.

   • اصلاح مشخصات اگر دلایل خوبی برای سوءاستفاده از عدم وجود، درخواست نادرست یا عدم کیفیت در مورد مواد یا کار مشخص شده وجود داشته باشد.

2. بررسی کنید که آیا مشتری یا پیمانکار عمومی فرم RFI استاندارد دارد که مورد استفاده قرار می گیرد. فرم های خوب و قالب ها به شما کمک می کند تا اطلاعات مناسب را در اختیارتان قرار دهید تا پاسخ های حساس و مفید برای RFI شما را دریافت کنید. RFI جدید خود را برای مثال در یک برنامه نرم افزاری متمرکز برای مدیریت RFI ها ثبت کنید.

3. بررسی پاسخ به شما را به عقب بر گردیم تا مطمئن شوید که هر دو روشن و واقع بینانه است. تأیید یا تأیید هر اثر بر بودجه و برنامه برای پروژه. به طور مناسب برنامه ریزی پروژه خود را به روز کنید.

1. RFI خود را به عنوان بسته یا علامت گذاری کنید، در صورتی که پاسخ شما به عقب برسد، این کار را می کند. لیستی از هر RFI های حل نشده را بررسی کنید. احزاب مربوط به پاسخ را تعقیب کنید!