آنچه شما باید بدانید برای اجتناب از سردرگمی مشتری
این نیز برای متخصصان چاشنی که با مشتریان مواجه می شوند که خدمات ارائه شده را اشتباه درک می کنند، ناامید کننده است.
"مدیریت رویداد" و "برنامه ریزی رویداد" اغلب در اطراف قابل تعویض هستند حتی اگر دو چیز بسیار متفاوت هستند. به سادگی، برنامه ریزی و مدیریت یکسان نیست. در حالی که مجموعه مهارتهای این دو توابع همپوشانی دارند، آنها دو توابع متمایز هستند. این مشکلات برای کسانی که با مشتریان مواجه می شوند ایجاد می کند که به اشتباه فکر می کنند که به مدیر رویداد نیاز دارند، برنامه ریز رویدادی است. و برای کسانی که تحت این تصور هستند که همه مدیران رویداد همچنین برنامه ریزی رویداد را مدیریت می کند. بنابراین اجازه دهید سردرگمی را روشن کنیم زیرا مهم است که شما و مشتریان شما یکسان درک کنند.
برنامه ریزی رویداد
شروع کنیم با برنامه ریزی رویداد کلید واژه کلید در اینجا برنامه ریزی است . تمام حوادث - از دوش عروس به جشن های جشن سالگرد عروسی تا تجمعات بزرگ شرکت های بزرگ - با یک طرح از نوعی شروع می شود.
بحث های اولیه با مشتری در مورد ایده های رویداد، تم ها، تاریخ های مطلوب و دستورالعمل های بودجه همه بخشی از روند برنامه ریزی رویداد است.
برنامه ریزی رویداد از ابتدای مراحل ابتدایی مفهوم شروع می شود و تا زمانی که رویداد واقعی اتفاق می افتد، تمام راه را ادامه می دهد. و صادقانه، چند هفته پس از این رویداد به عنوان برنامه ریزان رویداد جزئیات را جمع آوری و رسیدگی به موارد پیگیری.
برنامه ریزی رویداد شامل همکاری نزدیک با مشتری برای طراحی یک رویداد است که دیدگاه مشتری درباره جمع آوری را نشان می دهد و با هدف هدف این رویداد همراه است. مشتریانی که یک برنامه ریز رویداد را استخدام می کنند، کسی را استخدام می کنند تا تمامی جنبه های رویداد را شامل می شود، از جمله جزئیات مربوط به آن و موارد عملی، و برای دیدن آن رویداد تا زمان اتمام آن.
مسئولیت های برنامه ریزی رویداد می تواند شامل موارد زیر باشد:
- انتخاب یک موضوع کلی برای این رویداد
- توسعه یک بودجه
- انتخاب محل برگزاری
- مذاکره قرارداد هتل
- استخدام فروشندگان خارجی
- برنامه ریزی منو
- استخدام یک کارگزار
- تنظیم برای سخنرانان مهمان یا سرگرمی
- هماهنگی حمل و نقل
- انتخاب طرح رنگ
- دعوت نامه ها
برنامه ریزی رویدادها همه چیز است که به یک رویداد می پردازد. این تابع زیر چتر بزرگ مدیریت رویداد قرار دارد.
مدیریت رویداد
هر نوع رویداد از بخش های متعددی تشکیل شده است که با هم مانند قطعات یک پازل مناسب می باشند. همه این قطعات در نهایت برای ایجاد یک رویداد گرد هم می آیند. رویدادهای موفق همه موارد مربوطه را در زمان مناسب و مکان مناسب، هموار و کارآمد و با توجه به برنامه همراهی می کنند. این فرآیند مدیریت رویداد نامیده می شود. به عبارت ساده، مدیریت پروژه خود رویداد است.
مدیریت رویداد شامل ایجاد، هماهنگی و مدیریت تمامی مولفه های مختلف یک رویداد و همچنین تیم هایی است که مسئول هر جنبه هستند. برخی از جنبه های مدیریت رویداد ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- رزرو یک مکان برای یک رویداد
- هماهنگ کردن فروشندگان خارجی
- یک طرح پارکینگ را توسعه دهیم
- طراحی طرح های اضطراری اضطراری
- اطمینان از رعایت استانداردهای بهداشت و ایمنی
- مدیریت کارکنان مسئول هر تابع
- نظارت بر اجرای یک رویداد
- نظارت بر رویداد
- حل شرایط رویداد در سایت
مدیران رویداد و برنامه ریزان رویداد با هم کار می کنند
تعریف این دو توابع چالش برانگیز است، زیرا نه تنها آنها نزدیک هستند، مسئولیتها اغلب با یکدیگر همپوشانی دارند. برنامه ریزان رویداد فردی ممکن است خدمات مدیریت رویداد را ارائه دهند و مدیران رویداد نیز ممکن است برنامه ریزی رویدادی را ارائه دهند.
این همه به تیم برنامه ریز فردی یا تیم مدیریت رویداد شرکت، محل برگزاری، و رویداد خود بستگی دارد.
مهم است که تفاوت های بین دو را درک کنید و تعیین کنید که چه خدماتی را ارائه می دهید. مثلا؛ اگر خدمات برنامه ریزی رویدادی را برای یک رویداد در مقیاس بزرگ ارائه دهید، با مدیر رویدادی که خدمات خود را با مدیران غذا، تیم های سمعی و بصری، و غیره هماهنگ می کند، کار خواهید کرد. نقش و خدماتی که ارائه می کنید و واضح ارتباط برقرار می کنند را تعیین کنید این به مشتریان آینده نگر برای جلوگیری از هر گونه سردرگمی در طول روند برنامه ریزی.