مراحل یافتن محل برگزاری رویداد کامل
با فرض اینکه شما قبلا نوع رویداد را که برنامه ریزی کرده اید شناسایی کرده و اهداف آن را تعیین کرده اید، باید عوامل دیگری را نیز در نظر بگیرید که روند انتخاب محل برگزاری را آغاز می کنید.
زیر این نقشه راه کمک خواهد کرد که شما را از طریق مراحل در انتخاب فضای رویداد مناسب است.
شناسایی مخاطبان هدف خود و بدست آوردن لیست مهمان شما
وقتی برنامه ریزی محل برگزاری یک رویداد، یکی از مهم ترین بخش های اطلاعاتی که باید بدانید، این است که مهمانان شما چه تعداد و چه تعداد از شما انتظار دارند که حضور داشته باشند. در حالی که نوع رویداد قطعا محل انتخاب محل را مشخص می کند، یکی از بزرگترین عوامل محدود کننده برای فضای رویداد، ظرفیت آن است. اطمینان حاصل کنید که حداقل یک تخمین دقیق (می تواند محدوده) از تعداد مهمان ها را بدانید زیرا این امر فوری گزینه های محل برگزاری شما را محدود می کند. شما همچنین باید مخاطبان خود را در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که محل برگزاری نه تنها رویداد خود را نشان می دهد، بلکه سلیقه و انتظارات مهمانان نیز دارد.
شناسایی تاریخ رویداد
تقویم خود را چک کنید زیرا زمان بندی بر تصمیمات بسیاری از جمله محل برگزاری انتخاب شما تاثیر می گذارد. بعد از لیست مهمان شما، تاریخ رویداد شما، فاکتور محدود کننده بعدی خواهد بود.
بسته به نوع رویداد شما در حال برنامه ریزی هستید، ممکن است متوجه شوید که شما باید تاریخچه رویداد خود را انعطاف پذیر کنید تا مکان مورد نظر خود را دریافت کنید یا باید با انتخاب محل برگزاری خود انعطاف پذیر باشید تا بتوانید تاریخ مورد نظر خود را بدست آورید. شما باید برنامه ریزی محل را شروع کنید و بدانید که کجا شما یا مشتری انعطاف پذیر هستند.
در اینجا چند سوال مطرح می شود:
- هنگامی که مهمانان شما به احتمال زیاد در دسترس بر اساس برنامه های خود را در دسترس هستند؟
- چه مکان هایی مناسب و مناسب برای آن زمان است؟
- بهترین زمان برای تیم مدیریت شما برای برگزاری این رویداد چیست؟
محاسبه بودجه شما
با یک بودجه باز بود، هر کسی می تواند یک رویداد بزرگ را برنامه ریزی کند و انتخاب های نامحدود انتخاب های محل برگزاری را داشته باشد. اما بیش از حد احتمالا، منابع مالی شما محدود هستند و شما باید از ابتدای آنچه که محدودیت های مالی شما را می داند، آگاهی داشته باشید - حتی اگر بودجه رویداد شما ساده است یا برآورد می شود. یک برنامه ریز رویداد همیشه می تواند یک رویداد بزرگ را در یک بودجه منطقی برنامه ریزی کند.
- آیا محل ها در پارامتر های بودجه خود برای هزینه های فضا، فنی و پذیرایی قرار می گیرند؟
- آیا شما نرخ های مطلوب برای خدمات مذاکره کرده اید و ارزش نقش خود را نشان داده اید؟
- آیا شما اجازه داده بودید انعطاف پذیری در بودجه خود را در مورد هزینه های مورد خط بیش از طرح؟
محدوده خارج از مکان های مختلف
هنگامی که تعداد لیست مهمان ها و تاریخ های احتمالی احتمالی تنگ می شود، شناسایی مکان هایی که رویداد می تواند برگزار شود مهم است. هتل ها و مراکز رویداد یا کنفرانس ها بعضی از فضاهای رویدادی محبوب برای رویدادهای شرکت ها و پذیرایی های عروسی هستند، اما آنها تنها گزینه ها نیستند.
این زمان برای تفکر شما خلاق است. موارد زیر را در نظر بگیرید:
- بر اساس موضوع جلسه شما، سه بهترین مکان به ذهن می آیند؟
- کجا میهمانان شما ترجیح می دهند در این جلسه شرکت کنند؟
- برای مهمانان راحت تر خواهد بود؟
- به غیر از یک هتل، چه مکان های غیر منتظره می تواند نرخ RSVP را افزایش دهد؟
نوع مناسب فضای رویداد را پیدا کنید
محل برگزاری شما انتخاب کنید باید یک فضای مناسب برای نوع رویدادی که در حال برنامه ریزی دارید داشته باشید. آیا رویداد شما به یک طبقه رقص نیاز دارد؟ آیا شما به سیستم PA نیاز دارید؟ در مورد پدیا بلندگو یا یک صفحه نمایش پروژکتور چه؟ چه نوع از تنظیمات جدول شما نیاز دارید؟ علاوه بر توجه به این نوع سوالات، در اینجا برخی از سوالات برنامه ریزی محل برگزاری بالا را برای خودتان بپرسید:
- آیا محل برگزاری مسابقه معیارهای خاص برنامه یا رویداد شما را برآورده می کند؟
- آیا محل برگزاری تولید، سرگرمی، A / V، صدا، و سایر نیازهای فنی شما را در بر می گیرد؟
- آیا شرایط تسهیلات، استانداردهای بالا سازمان شما را منعکس می کند؟
خدمات مکان و محدودیت ها را در نظر بگیرید
علاوه بر پیدا کردن نوع مناسب فضای رویداد، شما می خواهید به نوع دیگر خدمات ارائه شده از محل برگزاری و تصمیم گیری در مورد ارزش خود را به رویداد خود. برخی از مراکز همچنین دارای یک لیست فروشنده ترجیح داده می شوند که از طریق آن شما باید برای پیدا کردن فروشندگان یا تامین کنندگان خدمات دیگر کار کنید. مکان های دیگر دارای محدودیت در دکور و یا سایر جنبه های مربوط به رویداد خود هستند. برخی از سوالاتی که می توانید بپرس
- آیا این محل برگزاری گزینه های پارکینگ یا پارکینگ خوب را ارائه می دهد؟
- آیا این مکان امنیت را ارائه می دهد؟
- آیا این محل ارائه خدمات اضافی مانند پذیرایی، ترتیبات گل، اجاره کتانی و میز، و غیره؟
- آیا این محل راه اندازی و پاکیزه کردن خدمه است؟
- آیا این محل محدود کردن فروشندگان دیگری است که با آنها کار می کنید؟
- آیا این محل حداقل مواد غذایی و نوشیدنی است؟
در نظر بگیرید محل برگزاری شهرت
شهرت سایت برای خدمات مهم است. این اغلب تفاوت بین برگزاری یک رویداد خوب و ایجاد یک رویداد بزرگ است. راه های برگزاری تسهیلات، کارکنان و مشتریان خود همیشه به یاد می آید. برای دریافت یک حس برای ارزش شهرت محل برگزاری، این سوالات را در نظر بگیرید:
- سرپرست کنفرانس، مدیر غذا یا سرآشپز اجرایی چیست؟
- آیا مدیریت شما را دوست دارید یک مشتری VIP یا فقط به عنوان یکی از چند برنامه؟
- چقدر انعطاف پذیر است محل برگزاری تمایل به گسترش به شما؟
- آیا آنها توصیفات یا بررسی های موجود را دارند؟
- آیا محل برگزاری عکس هایی از رویدادهای مشابه شماست؟
برنامه ریزی یک بازدید محل برگزاری
مگر اینکه تدارکات و زمان کاملا جلوگیری از آن باشد، هر برنامه ریز رویداد باید قبل از قراردادن هر مکان، بازرسی سایت انجام دهد. تصاویر می تواند بسیار مفید باشد، اما جنبه های بسیاری وجود دارد که تنها می تواند فردا ارزیابی شود. از یک تور از محل برگزاری شامل همه چیز از پارکینگ تا ورودی و فضای رویداد به حمام بخواهید. خوشحال خواهی شد
ترکیب تنظیمات مشتری
در پایان روز، برنامه ریزان رویداد باید توصیه های محل خود را به مشتری خود ارائه دهند (چه اینکه مشتری داخلی مانند مدیران شرکت یا مدیریت یا یک مشتری خارجی باشد) و تأییدات دریافت شود. تنها سوال از خودتان در مورد مراجعه به مشتری در مرحله برنامه ریزی محل خواهد بود که آیا مشتری پیشنهادات من را تایید می کند؟ به منظور پاسخ دادن به این سوال با اعتماد به نفس، باید اطمینان حاصل کنید که از ابتدا انتظارات و ترجیحات مشتری را درک کنید.