نکاتی برای مدیریت جریان اطلاعات برنامه ریزی رویداد

نگه داشتن گروه های متعدد در یک صفحه یکی از بزرگترین چالش های برنامه ریزان رویداد روز به روز است. در حالی که همه کسانی که درگیر یک رویداد هستند می خواهند موفقیت آمیز باشند، بدون اینکه مسیر مشخصی برای ارتباطات وجود داشته باشد، همیشه فرصتی برای جزئیات وجود خواهد داشت که از طریق ترک شکسته شود. جلوگیری از نظارت را می توان از طریق ایجاد یک نمودار فلوچارت از ابتدا جلوگیری کرد. دستورالعمل های زیر را دنبال کنید تا همه طرف ها در همان جهت کار کنند.

رئیس باشید

اکثر رویدادها تلاش مشترک بین چندین بخش مختلف است، اما در پایان روز، باید یک رهبر برای نظارت بر کل تولید داشته باشد. هر فردی در تیم باید بر تخصص خود تمرکز کند و اهمیت مرزهای خود را درک کند. از ابتدای پروژه خود را به عنوان برنامه ریزان اصلی شناسایی کنید. اهمیت جریان اطلاعات را به همکاران خود توضیح دهید و نشان دهید چه اتفاقی می افتد زمانی که پروتکل ها نادیده گرفته شوند. از آنجا که هیچ کس نمی خواهد مسئول ایجاد یک مسئله باشد، قوانین مربوط به گفتگوهای داخلی را در روز اول توضیح می دهد.

سازماندهی کمیته ها

هدف در اینجا جابجایی کارگران است که مسؤولیت ها به نوعی در تقاطع قرار دارند. به عنوان مثال، بخش بازاریابی باید در همان کمیته به عنوان تیم بصری صوتی برای اطمینان از تمام گرافیک و آرم ها به درستی نمایش داده شود. ایجاد تیم هایی که به طور طبیعی نیاز به همکاری با یکدیگر دارند، بسیاری از ایمیل های اضافی را که در زدن از بین می روند، از بین می برند.

یک تماس از هر کمیته را انتخاب کنید تا با پیشرفت های اخیر به شما گزارش دهید.

آخرین مهلت

قرار دادن مهلت ها به سرعت پیش از آن باعث کاهش سطح استرس برای همه افراد می شود. شما می توانید ارزش مهلت های خود را با ایجاد یک نمودار جریان نشان می دهد که چگونه کار هر یک از کمیته برای جمع آوری همه چیز با هم استفاده می شود.

کارکنان به طور کلی بهتر پاسخ می دهند زمانی که آنها می دانند یک اداره در انتظار واکنش خود است. به اشتراک گذاری این اطلاعات پروسه را شفاف نگه می دارد و مسئولیت را بدون استفاده از اقدام منفی تأکید می کند.

مسئولان را مطلع سازید

یکی از بزرگترین اشتباهاتی که می توانید انجام دهید این است که پشت صحنه ها کار کنید تا آماده باشید که ایده های خود را به رهبران اجرایی خود ارائه دهید. به ندرت، اگر تا کنون، به دفتر خود بروید و بدون تغییر برخی از جنبه های رویداد خود، ترک کنید. در این فراز و نشیب خود را با فعالانه با آنها در فواصل منظم در طول فرایند برنامه ریزی آشنا کنید. تغییر در وسط پروژه شما بسیار ساده تر است، به غیر از چرخاندن به عقب در پایان.

با فروشنده خود تماس بگیرید

یکی دیگر از اشتباهات ظاهرا بی گناه است که می تواند اتفاق بیفتد ارتباطات ثانوی با فروشندگان است . این اتفاق می افتد زمانی که یک همکار کار می کند ابتکار را برای تماس مستقیم با فروشنده به اشتراک گذاشتن جزئیات برنامه ریزی که شما از آن آگاه نیست. نتیجه این گفتگوهای جانبی می تواند تأثیر بزرگی روی رویداد با هم داشته باشد. تنها راه جلوگیری از این، محدود کردن فروشندگان شما از پذیرش سفارشات از دیگر کارکنان است. شما ممکن است فکر کنید که در ابتدا به نظر می رسد سخت است، اما شما خیلی راحت می دانید که تمام اطلاعات از طریق شما جریان می یابد.

به روز رسانی فعال

به عنوان برنامه ریز سرب برای یک رویداد، شما باید اطلاعاتی را که شما دریافت می کنید به اشتراک بگذارید. سند برنامه ریزی کارشناسی ارشد را که جزئیات رویداد را مشخص می کند نگهدارید و به تمام اعضای کمیته خود به صورت هفتگی ارسال کنید. ارتباطات خود را کوتاه نگه دارید و به نقطه. شما می خواهید همه یادداشت ها را در به روز رسانی ایمیل های هفتگی خود بخوانند، اما اگر به طور دائم در حال تردید هستید، به سرعت توجه خود را از دست خواهید داد.

مدیریت جریان اطلاعات حوادث شما به روشهای مشابه ارتباطات بین اداری نیاز دارد. همه را از مسئولیت های خود آگاهی یابید و به اشتراک گذاری مهمات را با تمام طرفین درگیر کنید. تفاوت مهم این است که شما مدیر اجرایی پروژه هستید. نقش شما این است که تمام جزئیات موجود را مدیریت کنید و آنها را به یک دید مشترک تبدیل کنید که نیازهای هر بخش را برآورده کند.

پایه و اساس موفقیت این است که اطمینان حاصل شود که تمام اطلاعات در همان جهت حرکت می کنند.