برنامه ریزی بودجه رویداد دشوار است، مگر اینکه شما ایده خوبی از هزینه های شما داشته باشید. به نظر می رسد این به اندازه کافی واضح است، اما هزینه های مرتبط با برنامه ریزی رویداد می تواند از چندین مکان متفاوت باشد. فقط زمانی که شما فکر می کنید همه دسته های هزینه خود را شناسایی کرده اید، یکی دیگر از آنها می آید تا شما را به هیئت مدیره نقاشی بازگردانند. برای جلوگیری از این اتفاق برای شما، من این طرح کلی هزینه های برنامه ریزی رویداد را در هنگام ایجاد بودجه خود در نظر گرفتم.
هزینه های سایت
در اینجا شامل هزینه ها و هزینه هایی است که معمولا توسط محل برگزاری رویداد متهم شده است . این اغلب گران ترین نوع است، اما آن را نیز ساده ترین پیش بینی می کند از آنجایی که پیش بینی هزینه پیش بینی هزینه های رسمی را دریافت خواهید کرد. با این گفتن، فراموش نکنید که در هزینه های متغیری که با تعداد حضور شما تغییر می کنند، فاکتور داشته باشید. غذا خوردن نمونه خوبی از این است زیرا هزینه های غذایی شما با هر عدد افزوده شده به فهرست شما افزایش می یابد.
هزینه های محل برگزاری
- اجاره اتاق
- سپرده امن
- پوشش بیمه
- پارکینگ
غذا و پذیرایی
- وعده های غذایی
- نوشیدنی ها
- حقوق و دستمزد کارگر / سرور
- مالیات و خدمات / هزینه گرانت
صوتی / ویژوال
- میکروفون
- صفحه نمایش و پروژکتور
- دسترسی به اینترنت
- سایر تجهیزات تخصصی
فروشندگان سوم شخص
این دسته شامل تمام اقلام و خدمات ارائه شده توسط فروشندگان خارج از محل برگزاری میزبان می باشد. هر یک از شما به طور مستقل بلافاصله پرداخت خواهد کرد، بنابراین مهم است که برگه های نزدیک را برای همه کسانی که با آنها کار می کنید، نگه دارید.
با استفاده از یک صفحه گسترده به شما کمک می کند اطلاعات تماس فروشنده خود را همراه با هزینه های مرتبط با خدمات خود را سازماندهی کنید.
اجاره مسابقه
- کتانی، تابلو روکش و صندلی
- چادر، مراحل و جاذبه های تفریحی
- آیتم های فیزیکی ارائه نشده توسط محل برگزاری
- کار و تحویل برای راه اندازی / Teardown
نمایندگان فروش
- نورپردازی Accent
- گل و مرکز
- بالن ها
سرگرمی
- موسیقی دانان یا دی جی
- هزینه سخنرانان
- سواران قرارداد (غذا، مسکن، حمل و نقل)
هزینه های تولید
تولید شامل تمام کارکنان و منابع مورد نیاز برای برنامه ریزی و اجرای این رویداد است. این هزینه ها زمانی شروع می شود که رویداد روی داده است و از طریق پرونده های پس از رویداد ادامه می یابد. به طور خلاصه، این مجموعه هزینه های سازماندهی رویداد، جذب شرکت کنندگان و مدیریت عناصر اداری را نشان می دهد.
بازاریابی و ثبت نام
- چاپ و طراحی کار
- آگهی ها
- دعوت نامه ها
- مدیریت ثبت نام
برنامه ریزی و سازمان
- هزینه برنامه ریز رویداد
- نیمه وقت و کارمندان موقت
- لوازم اداری
- هزینه های ارتباطی
- مخارج سفر
هزینه های اداری
- وظایف کارمند حقوق بشری
- هزینه های حسابداری
- هزینه های حقوقی
- هزینه مشاوره
هزینه های اضافی و صندوق های اضطراری
هیچ عدد جادویی برای آنچه که برای هزینه های غیر برنامه ریزی شده باید کنار بگذارید وجود ندارد، اما قطعا نیازمند انتظار غیر منتظره است. برخی از برنامه ریزان رویداد پیشنهاد می کنند بودجه بندی 5 تا 10 درصد بیش از هزینه های پیش بینی شده، در حالی که دیگران را انتخاب کنید تعداد دور برای کار با. البته، حوادث بزرگتر، البته، بیشتر باید اختصاص داده شود؛ زیرا نظارت بر هر فردی میتواند به هزاران دلار برسد.
هدف از این طرح این است که شما را از انواع مختلف هزینه های برنامه ریزی رویداد که می تواند رخ دهد آگاه باشید. هر رویداد منحصر به فرد است ، بنابراین شما ممکن است بیشتر یا کمتر از اقلام است که در اینجا فهرست شده است. مهم این است که بدانید کجا هزینه های شما از آن می آید. با توجه به هزینه های مربوط به یک فروشنده خاص یا دسته بندی می تواند خرابی بر بودجه خود را، اما بدترین سناریو مورد کاملا فراموش کردن در مورد هزینه تا زمانی که صورتحساب می رسد.