مهارت شما باید برنامه ریز رویداد باشد
موفق ترین برنامه ریزان رویداد یک جعبه ابزار پر از مهارت های قابل توجه است. از آن جمله، این پنج مهارت 5 برنامه ریزی رویدادی هستند که شما به صورت منظم آنها را در بر می گیرید و آنهایی که می توانند موفقیت شما را شکست دهند.
5 مهارت های برنامه ریزی رویداد شما نیاز دارید
بسیار سازمان یافته است
در برنامه ریزی رویداد، موفقیت در جزئیات است. و بسیاری از آنها وجود دارد! نگه داشتن پیگیری وظایف متعدد، چندین فروشنده و دائما در حال تغییر لیست کارها در یک زمان - در حالی که مشتری شما را خوشحال نگه می دارد - می تواند برای بعضی ها سخت و دشوار باشد برای دیگران. سازماندهی بسیار خوبی برای برنامه ریزی رویداد موفقیت آمیز است. برای کسانی که لیست های خود را ایجاد و مدیریت می کنند تا زندگی شخصی خود را با هم هماهنگ کنند، سازماندهی ممکن است به طور طبیعی صورت گیرد. برای دیگران که تلاش می کنند به یاد ماندن مهلت ها و یا انتخاب تمیز کردن خشک، سازماندهی ممکن است نیاز به تلاش بیشتر.
برنامه ریزان رویداد می توانند یک رویداد را در یک زمان مدیریت کنند یا به طور همزمان در مراحل مختلف برنامه ریزی رویدادهای متعدد قرار گیرند.
بعضی از رویدادها، مانند کنفرانس های سالانه، بیش از یک سال برنامه ریزی می کنند، بنابراین برنامه ریزان رویداد باید در طول مسیر بلند پروازانه سازماندهی شوند.
ابزارهای سازمانی برای برنامه ریزان رویداد از نرم افزارهایی که ثبت نام را به قالب ها برای فرم ها و صفحات گسترده پیگیری می کنند فراوان است. چارت لیست برنامه ریزی رویداد که برای هر رویداد سفارشی است، یکی از مهم ترین ابزارهای برنامه ریزی رویداد است بدون در نظر گرفتن توانایی های سازمانی طبیعی شما.
بنابراین سیستم سازمانی را که برای شما کار می کند، کشف کنید، زیرا این یکی از مهمترین مهارت های برنامه ریزی رویدادی است که می توانید داشته باشید.
شخصیتی
همه رویدادها چیست؟ مردم! چه کسی در جریان برنامه ریزی رویدادها با شما کار می کند؟ مردم! برنامه ریزان رویداد موفق هستند شخصیت، جذاب، گفتگو خوب و شنوندگان عالی است. برنامه ریزی رویداد یک حرفه بسیار اجتماعی است که نتیجه نهایی - رویداد خود - یا گروهی از افراد بزرگ یا کوچک است. درک مردم و لذت بردن از صحبت کردن با آنها بخشی از کار است. این بدان معنا نیست که به عنوان یک برنامه ریز رویداد، بیشتر وقت خود را در خورشید مشتری و کوکتل در رویدادهای اجتماعی صرف می کنید. اصلا. برنامه ریزی رویداد کار سختی است و بیشتر آن در یک میز با تلفن یا رایانه صرف می شود. اما هنگامی که با یکی از این وظایف برنامه ریزی رویداد مشترک مواجه می شود، داشتن شخصیت ضروری است:
- مذاکره با هتل ها
- بحث در مورد منوها با مدیران پذیرایی
- ملاقات با فروشندگان
- قدم زدن ایده های رویداد خود را به یک مشتری آینده نگر
- شبکه در هر زمان و هر کجا
- نظارت بر کارکنان رویداد
- کار کردن رویداد و تعامل با مهمانان و کارگران
پس از همه، در زندگی روزمره، بسیاری از ما به یادماندیم که افراد دلپذیر و مفید ما با آن ارتباط برقرار می کنند و این تعامل می تواند یک تجربه ای را برای هر دو طرف لذت بخش تر کند.
دانستن اینکه چگونه با شخصیت های مختلف ارتباط برقرار کنید، چگونگی برقراری ارتباط با کسی که می خواهید با شما کار کنید و شخصیتی که باعث ایجاد یک احساس مثبت می شود، کلید موفقیت باشد، بنابراین یکی از این مهارت های برنامه ریزی رویداد مهم را در نظر بگیرید. هیچ کس نمی خواهد با کسی که با صحبت کردن دشوار است و یا به سختی درک می کند یا به هر نحوی بی ادب و غیر حرفه ای کار کند یا کمک کند.
ارتباط برقرار کننده عالی (که شامل گوش دادن است!)
مهارت های ارتباطی عالی در بسیاری از حرفه ها ضروری است. در برنامه ریزی رویداد، سوء تفاهم می تواند مشکلات زیادی برای برنامه ریزان رویداد و مشتری ایجاد کند و یک سوء تفاهم ساده می تواند نتایج فاجعه آمیز داشته باشد. قادر بودن به طور موثر ارتباط افکار و ایده ها یک مهارت بسیار عملی است که در روزانه به وسیله برنامه ریزان رویداد از تمام سطوح تجربه استفاده می شود.
در اینجا چند نمونه از چگونگی استفاده از این مهارت های برنامه ریزی رویداد در هنگام برنامه ریزی رویدادها ارائه شده است:
ارتباط نوشتاری:
- نوشتن پیشنهادات رویداد برای یک مشتری آینده نگر
- ایجاد مواد برای فروش شرکت شما
- نوشتن قرارداد با مشتریان و فروشندگان
- تهیه پیشنهادهای از شما به سخنرانان مهمان و VIP ها یادداشت می کند
ارتباط کلامی:
- توانایی توضیح دامنه و هدف یک رویداد
- به طور موثر ایده های خود را به یک ناظر، مشتری یا فروشنده ارسال کنید
- درک و پردازش اطلاعاتی که ارائه می شود، مانند نگرانی های یک مشتری یا سوالاتی از سوی یک تامین کننده خدمات
- با استعداد صحبت کردن در مورد نرخ هتل، جزئیات قرارداد یا موارد اضافی از یک فروشنده
خلاق یا مبتکر
برنامه ریزان رویداد موفق دارای ایده هستند. بسیاری از آنها. و با این خلاقیت، توانایی این ایده را به چیزی ملموس تبدیل می کند. آنها می توانند دیدگاه خود را بیابند و آن را به زندگی تبدیل کنند. از ایجاد تم های منحصر به فرد برای یک مهمانی که با یک راه حل تزئین مناسب که با بودجه کوچک همراه است، خلاقیت در برنامه ریزی یک رویداد ضروری است.
خلاقیت هنگامی که با مشکلات ناگزیر مواجه می شود که در حین فعالیت های سخت تر و حرفه ای تر برنامه ریزی شده بوجود می آیند نیز بازی می کنند. در این سناریو، خلاقیت در قالب حل مسئله شکل می گیرد. توانایی خلاقانه فکر کردن برای توسعه راه حل هایی برای مشکلات می تواند بر موفقیت رویداد شما تأثیر بگذارد.
Multitasker
در مراحل مختلف فرآیند برنامه ریزی رویداد، وظایف متعددی مدیریت می شود. شما ممکن است مذاکره در مورد قرارداد هتل، ملاقات با مشتری برای بحث در مورد سخنرانان بالقوه مهمان، رزرو یک تامین کننده خدمات، مصاحبه با فروشندگان اجاره و بررسی گزینه های سرگرمی. و این فقط برای یک رویداد است. اضافه کردن رویدادهای متعدد در مراحل برنامه ریزی همه در یک بار، و نتیجه یک عمل جفنگ است. برنامه ریزان رویداد موفق باید بدانند چگونه کارایی چند وظیفه ای را انجام دهند و جنبه های بسیاری از رویداد را به طور همزمان در حال حرکت در کنار هم قرار دهند و هیچ یک از این وظایف را در کنار هم قرار ندهند.
موفقیت نه تنها در توانایی اولویت بندی و تمرکز بر هر کار در آن نظم اولویت است و نه از روی چیزهای دیگر که نیاز به نگرانی و یا تبدیل شدن به غرق شدن توسط چیزهای زیادی که به توجه شما نیاز دارند، پریشان می شود. باقی ماندن در حالت آرام، متمرکز و انعطاف پذیر، ویژگی چند ضلعی موفق است.