با استفاده از نرم افزار حسابداری موجب صرفه جویی ساعت ها در مقایسه با دست زدن کتاب به صورت دستی و معمولا کارآمدتر از استفاده از یک صفحه گسترده است. دلیل آن این است که نرم افزار حسابداری باعث کاهش یا حذف اطلاعات ورودی اضافه شده، مانند ورود به آدرس مشتری در نقل قول، سپس دستور کار و سپس صورتحساب.
اگر شما مالک یک فرد هستید و هیچ کارمند نیستید، موجودی کم و یا هیچ موجودی و تعداد انگشت شماری از مشتریان، حتی ممکن است به نرم افزار حسابداری نیاز نداشته باشید یا گزینه های نرم افزاری حسابداری رایگان یا ارزان قیمت موجود باشد. صاحبان کسب و کار کوچک که دارای موجودی هستند، مشتریان یا کارمندان بیشتری دارند، زمان صرفهجویی می کنند و اگر نرم افزار حسابداری استفاده شوند، سوابق دقیق تر دارند.
اکثر نرم افزار حسابداری بسیار آسان تر از آن است که یک بار استفاده کرد، و برخی از نرم افزار حسابداری کسب و کار کوچک برای سهولت استفاده توسط شخص بدون هیچگونه حسابداری طراحی شده بود.
01 - کدام ویژگی های نرم افزار حسابداری آیا شما نیاز دارید؟
- مدیریت موجودی
- ردیابی فروش
- مدیریت مخاطبین مشتری یا کار با نرم افزار مدیریت تماس فعلی شما
- پشتیبانی از حساب Merchant برای قبول پرداخت کارت اعتباری
- بودجه بندی
- برآوردها
- حقوق و دستمزد
- گزارش مالی مالیاتی
نرم افزار حسابداری صنعتی
برخی از نرم افزار حسابداری به طور خاص برای صنایع مانند ساخت و ساز، تولید و توزیع کنندگان عمده فروشی طراحی شده است. اگر کسب و کار کوچک شما در صنعت با نیازهای حسابداری خاص باشد، ممکن است نرم افزار حسابداری با ویژگی هایی برای برآورده ساختن نیازهای آن وجود داشته باشد.
با دیگران درباره نرم افزار حسابداری صحبت کنید
قبل از خرید نرم افزار حسابداری، حداقل سه نفر دیگر که از نرم افزار حسابداری در کسب و کارهایی شبیه به شما استفاده می کنند صحبت کنید. بحث در مورد چیزی که آنها در مورد نرم افزار حسابداری خود می خواهند و آنچه نیاز به بهبود دارد. شما ممکن است متوجه شوید که هیچ نرم افزار حسابداری کامل وجود ندارد، اما دلسرد نشوید. هدف این است که نرم افزار حسابداری را که بهترین نیازهای کسب و کار شما را برآورده می کند، پیدا کنید.
02 - ملاحظات نرم افزار حسابداری بیشتر
آیا نرم افزار حسابداری با کسب و کار شما رشد می کند؟
اگر نرم افزاری دارای ماژول هایی باشد که در صورت نیاز می توانید بعدا آن را اضافه کنید، پیدا کنید. یک ماژول که معمولا پس از کسب و کار رشد می کند، برای حسابداری حقوق و دستمزد است.
اگر ماژول ها نمی توانند اضافه شوند، آیا نرم افزار به راحتی به یک نسخه توانمندتر از نرم افزار حسابداری مشابه ارتقا می یابد؟ یا، آیا نرم افزار به یک فرمت داده مانند CSV صادر می شود تا بتوان آن را بخوانید یا باید بعدا به یک نرمافزار دیگر حسابداری تغییر دهید؟
چه نرم افزاری حسابداری از پشتیبانی بانک شما پشتیبانی می کند؟
قادر به دانلود معاملات از بانک شما موجب صرفه جویی در زمان زیادی می شود، بنابراین می توانید دریابید که چه نرم افزار حسابداری با بانک شما کار می کند.
نرم افزار حسابداری آنلاین یا دسکتاپ؟
نرم افزار حسابداری آنلاین نرم افزار مبتنی بر وب است که ایمن از طریق مرورگر اینترنت اجرا می شود. نرم افزار حسابداری آنلاین به خصوص برای دسترسی به داده های حسابداری و سوابق از چندین کامپیوتر مناسب است.
دسترسی به برخی از کاربران محدود می شود؟
اگر بیش از یک نفر از نرم افزار حسابداری استفاده می کند، یک فرد ممکن است نیاز به دسترسی کامل به تمام توابع داشته باشد، اما بعضی دیگر ممکن است نیاز به دسترسی به مناطق ورودی داده و گزارش ها را ندارند.
آیا نرم افزار حسابداری با یک دادگاه آزاد می آید؟
همیشه بهتر است قبل از اینکه شما آن را بخرید، می توانید نرم افزار را امتحان کنید. برای دیدن اینکه چگونه مستندات نرم افزاری مفید است، در راهنما در آزمایشی رایگان کلیک کنید، سپس یک راهنمای کاربر یا آموزش را جستجو کنید.
03 - گزینه های پشتیبانی نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری ممکن است یک انجمن آنلاین آنلاین رایگان داشته باشد که در آن شما نیز می توانید سوالات را مطرح کنید. اغلب گزینه خوبی برای پشتیبانی مبتنی بر هزینه است، زمانی که سوال شما در مورد چگونگی استفاده از یک ویژگی است.
04 - برای ویژگی هایی که نمی خواهید استفاده کنید، پرداخت نکنید
به طور کلی، برای ویژگی های بیشتر در نرم افزار حسابداری بیشتر هزینه می کنید و اگر کسب و کار شما به اندازه کافی برای نیاز به ویژگی های مالی قوی تر رشد کند، هزینه آن توجیه شده است. برای کسب و کارهای کوچکتر، در حال حاضر گزینه های نرم افزاری حسابداری به اندازه کافی وجود دارد که بیش از حد خرید غیر ضروری است.
05 - از یک حسابدار یا نرم افزار حسابداری استفاده کنید؟
خوب هرگونه نرم افزار حسابداری، گزارشاتی را که شما باید به حسابدار خود در ماهانه، سه ماهه و سالانه ارائه دهید، داشته باشید. هرکدام از این گزارش ها می توانند چاپ شوند و یا بتوانند بصورت صحیح به حسابدار الکترونیکی منتقل شوند.
از حسابداري خود بپرسيد كه چه گزارشي مورد نياز است و مطمئن هستيد كه ميتوانيد آنها را با نرم افزار حسابداري كه شما ميخواهيد توليد كنيد.