اشتباهات حسابداری رخ می دهد از زمان به زمان، اما بسیاری از اشتباهات حسابداری معمول را می توان با برنامه ریزی و آماده سازی مناسب جلوگیری کرد. همه ما می دانیم که معمولا برای برطرف کردن اشتباه، زمان بیشتری را صرف می کنیم تا اولین بار آنرا درست کنیم. جالب توجه است، این نیز ارزان تر است که اشتباهات را در ابتدا در یک پروژه شناسایی و تصحیح کند تا انتظار نداشته است که مشکل را حل کند.
اگر کسب و کار خود را مانند یک پروژه بلند مدت تلقی کنید، پس از آنکه می دانید از اشتباهات معمولی که دیگران در حال ایجاد و تصحیح آنها هستند، پیش می آید که به شما نه تنها زمان شرکت، پول و سردرد را نجات دهد، بلکه همچنین می توانید مزیت رقابتی در بازار را با عملیات ساده تر و رضایت مشتری بهتر می کند. در زیر موارد اشتباه حسابداری رایج است که هر CPA شاهد آن بوده است.
01 - عدم پیروی از روشهای حسابداری
یک گام مفید این است که فرم ها و چک لیست های استاندارد شده را تکمیل کنید تا اطمینان حاصل شود که یکپارچگی و دقت باشد. به عنوان مثال، شما می خواهید سند یک فرایند برای تنظیم فروشندگان جدید.
شما می بایست نام، آدرس، شماره تلفن و شماره شناسایی کارفرما (EIN)، از جمله اسناد دیگر مانند گواهینامه های بیمه نامه، توصیه نامه ها یا قراردادهای امضا شده را به فروشنده ارسال کنید. سپس شما باید این اطلاعات را به نرم افزار حسابداری خود وارد کنید تا بتوانید پردازش را انجام دهید.
شما می خواهید وقت لازم را برای در نظر گرفتن اطلاعاتی که برای جمع آوری اطلاعات از فروشنده های خود نیاز دارید را جمع آوری کنید، یک فرم استاندارد یا چک لیست برای ایجاد اطمینان از این اطلاعات دریافت کنید و سپس یک سیاست نامه نوشته شده برای کارکنان خود داشته باشید.
02 - کار بدون بودجه
ایجاد بودجه به طوری که شما پایه برای قضاوت نتایج کسب و کار خود را کسب کنید. بودجه ها نه تنها در کاهش هزینه ها مفید هستند، بلکه می توانند برای ایجاد اهداف مالی واقع بینانه، نوشته شده نیز مورد استفاده قرار گیرند. بودجه باید همیشه در واقع واقع شود، اما مطمئنا می توانید از بودجه خود برای تعیین اهداف مالی معقول استفاده کنید یا اینکه درآمدتان را افزایش دهید یا هزینه های عملیاتی را کاهش دهید.
03 - ایجاد اشتباه ورودی داده ها
خطاهای ورود به سیستم از زمان به زمان رخ می دهد. در حالی که شما نمی توانید تمام خطاهای ورود داده را جلوگیری کنید، می توانید یک سیاست برای انجام مصاحبه های مختلف را به موقع داشته باشید تا اطمینان حاصل شود که ورود داده ها به سرعت شناسایی می شوند و می توانند اصلاح شوند.
به عنوان مثال، شما می خواهید که مصارف بانکی ماهانه، و همچنین مصارف دریافتی و قابل پرداخت را پرداخت کنید. شما همچنین می توانید واریانس های بودجه به واقعی را برای شناسایی اشتباهات احتمالی در طبقه بندی درآمدها یا هزینه ها یا گزارش های پرداخت مشتری یا پرداخت های پرداخت کننده بطور دوره ای اجرا کنید تا اطمینان حاصل شود که تمام رسید ها و پرداخت ها منطقی به نظر می رسد.
معاملات غیرمعمول باید بررسی شود تا اطمینان حاصل گردد که هیچ اشتباهی در ورودی داده نشده و تراکنش دقیق است.
04 - عدم پشتيبانی نرم افزار حسابداری
شما باید به طور منظم نرم افزار حسابداری کسب و کار و سایر اطلاعات خود را پشتیبان بگیرید. بسیاری از برنامه های نرم افزاری حسابداری کوچک دارای قابلیت هایی هستند که به شما اجازه می دهد پشتیبان گیری خودکار برنامه حسابداری خود را تنظیم کنید.
از آن استفاده کنید. شما همچنین باید وقت خود را برای بررسی فایل های پشتیبان خود دو بار، حتی تا زمانی که از فایل پشتیبان استفاده کنید تا ببینید آیا می توانید کسب و کار خود را به طور معمول با آن اجرا کنید.
گاهی اوقات پرونده ها فاسد می شوند گاهی اوقات شما تمام داده های مورد نیاز خود را ذخیره نمی کنید. بررسی سریع می تواند مشکلات را با فرآیند پشتیبان خود شناسایی کند تا بتواند اطمینان حاصل کند که هرچه لازم باشد در صورت نیاز نیاز به ادامه فعالیت کسب و کار خود داشته باشید.
05 - انجام بیش از حد خودتان
برون سپاری کارهای اداری که به شرکت شما ارزش افزوده نمی تواند مزیت باشد.
برای مثال، حسابدار مالیاتی بهتر است از قوانین مالیاتی بهتر از شما استفاده کند، بنابراین برونسپاری برنامه ریزی مالیاتی و آماده شدن برای حسابدار شما به شما اجازه می دهد که بدهی های مالیاتی خود را پایین بیاورید، مطابقت با مالیات را کاهش دهید، و زمان بیشتری برای اختصاص دادن درآمد فعالیت ها.
بسیاری از صاحبان کسب و کار کوچک نمی خواهند مسئولیت را به دیگر متخصصان متعهد منتقل کنند، اما اگر با استفاده از زمان تازه ای با خیال راحت، از برون سپاری حسابداری، حقوقی، فناوری اطلاعات و سایر توابع اداری می توانید خطاهای را کاهش دهید و سودآوری را افزایش دهید.
06 - عدم صحیح طبقه بندی درآمد و هزینه
روش حسابداری کفش جعبه، احتمالا انتخاب خوبی برای کسب و کارهای کوچک است که تنها بیش از چند معاملات در هر سال است. تمام پولهایی که در کسب و کار شما بیرون می آیند باید به رده مناسب اختصاص داده شوند.
صاحبان کسب و کار که در بالای سوابق حسابداری خود قرار دارند، به اشتباه نرسیده اند. آنها می دانند که چه مبلغی پرداخت می شود، چه مقدار و چه مشتری پرداخت کرده است.
شما همچنین می توانید پیدا کنید که پایان سال مالیات شما خیلی ساده تر از تلاش برای جمع آوری مدارک مورد نیاز برای آماده سازی مالیات بر کسب و کار شما درست قبل از بازگشت است.