وقتی که به مدیریت زمان می آید، بدانید که چگونه زمان بیشتری را به صورت مولد مصرف می کنید، اغلب یک چالش است. یک مکان خوب برای شروع مدیریت ایمیل است؛ این یک منطقه است که به لیست قاتلان زمان برای بسیاری از صاحبان کسب و کار کوچک کمک می کند.
از آنجایی که ایمیل یک ارتباط مداوم است و کنترل کامل بر جریان ورودی ندارد، ما باید در بهبود بهره وری ما در نحوه دریافت، سازماندهی، پاسخ و حتی در مورد ایمیل صحبت کنیم. راهنمایی های زیر کمک خواهد کرد که یک سیستم برای مدیریت ایمیل خود را به طریقی که از بهره وری پشتیبانی می کند به جای صرف غذا در آن، ایجاد کنید.
1. اطلاعیه ها را خاموش کنید.
ایمیل در هر زمانی از روز و شب به نظر می رسد، بنابراین حیاتی است که شما کنترل جریان ورود پیام های دریافتی را در روز خود را کنترل کنید. پیام های جدید پیام را در هر دو کامپیوتر و گوشی هوشمند خود غیرفعال کنید تا از حوادث و اختلالاتی که در برنامه دارید جلوگیری کنید و برای زمانی که برای شما مناسب است، ایمیل را بررسی کنید.
2. تصمیم بگیرید که چگونه از صندوق ورودی خود استفاده کنید.
وقتی که مدیریت صندوق ورودی ایمیل شما می آید، بسیاری از فلسفه های مختلف وجود دارد. شما می توانید صندوق ورودی خود را به عنوان کافی استفاده کنید، محدودیت آن را فقط به پیام های با اولویت اولویت بندی کنید یا آن را یک لیست کار کار کنید.
کلید این است که یک صندوق ورودی خود را انتخاب کنید و با آن کنار بیایید.
3. لیست سفید و لیست سیاه را ایجاد کنید.
بیشتر مشتریان ایمیل و ارائه دهندگان ایمیل به کاربران اجازه می دهد لیستی از آدرس های ایمن را ایجاد کنند تا اطمینان حاصل شود که پیام ها از طریق آن، در حالی که لیست سیاه و یا مسدود کردن، چه چیزی شما را به آدرس های اسپم توجه می کنند. برای بارگیری این لیست ها به طور مرتب وقت بگذارید تا ایمیل های دریافتی خود را پاک کنید.
4. یک تایمر و فرآیند دسته ای را تنظیم کنید.
برخی از صاحبان کسب و کار کوچک از داشتن جیب زمان در روز خود فقط برای ایمیل بهره مند شوند. اگر این کار برای شما کار می کند، یک مقدار مشخصی از زمان را در طول روز برای پاسخ دادن به پیام ها کنار بگذارید، موارد اقدام را به لیست کارتان منتقل کنید، آیتم را حذف کنید و یک ایده ی یک نگاهی به آنچه که به آینده نیاز دارید توجه کنید.
5. از قوانین برای به کار انداختن روند استفاده کنید.
برای ساده سازی فرایند مدیریت ایمیل حتی بیشتر، از قوانین سرویس گیرنده ایمیل خود استفاده کنید که مرتب کردن، پرچم، حرکت و سازماندهی پیام های خود را. در حالی که برای ایجاد قوانینی که از طریق استفاده از ایمیل شما پشتیبانی می کنند، زمانیکه شما آنها را ایجاد کرده اید، می توانید بخش قابل توجهی از زمان پردازش ایمیل خود را کاهش دهید.
6. از تلفن هوشمند خود شروع به کار کنید.
بسیاری از صاحبان کسب و کار کوچک دارای گوشی های هوشمند هستند تا بتوانند در تماس و در حین کار باقی بمانند، حتی زمانی که خارج از دفتر هستند. اگر اغلب ایمیل ها را در دستگاه تلفن همراه خود بررسی می کنید، می توانید با خواندن و شروع به پردازش پیام ها در حالی که شما تلفن همراه است، زمان قابل توجهی را صرفه جویی کنید. حتی اگر فقط عادت به حذف ناخواسته و پیامهایی را که لازم نیست نجات دهید، می توانید از صندوق پستی ساده استفاده کنید، زمانی که به دفتر برگشتید.
7. اگر آن را بخوانید، اشتراک را لغو کنید!
خبرنامه های ایمیل و سایر پیام های بازاریابی ایمیل می تواند راهی عالی برای ماندن با مشتریان، همکاران، شرکا و سایر مشاغل مورد علاقه شما باشد، اما این پیام ها به سرعت می توانند انباشته شوند.
اگر چندین ایمیل تکراری را در چندین مورد خواندید، اشتراک خود را متوقف کنید. محدود کردن خبرنامه های الکترونیکی و سایر پیام های خودکار به تنها کسانی که شما به طور مرتب خواندن می توانید یک راه آسان برای کاهش حجم در صندوق پستی خود باشد.
برای ابزارهای حتی بیشتر برای کمک به شما در کسب و کار کوچک شما کارآیی بیشتری پیدا کنید، این لیست 101 برنامه بهره وری را بررسی کنید .