آسان سیستم های کسب و کار خانه کسب و کار

حتی در این دنیای دیجیتال، شگفت آور است که چقدر کاغذ کسب و کار خانگی می تواند انباشته شود. علاوه بر این، در کسب و کار خانگی، از حساب های مالی، استراتژی های بازاریابی، پروژه ها، مشتریان و موارد دیگر، بسیار زیاد است. ضروری است که سیستم های سازمانی را در اوایل کسب و کار خود توسعه دهیم تا اطمینان حاصل شود که شما می توانید آنچه را که نیاز دارید در زمان نیاز پیدا کنید.

آنچه شما باید ذخیره و سازماندهی کنید

تا حدودی، مواردی که شما نیاز دارید یک سیستم ثبت نام برای آن ایجاد کنید، خیلی به کسب و کار شما بستگی دارد.

به عنوان مثال، اگر شما یک محصول ملموس را به فروش می رسانید، به چیزی نیاز دارید که موجودی شما را دنبال می کند. با این حال، در اینجا یک لیست کلی از مواردی است که باید در کسب و کار خانگی خود پیگیری کنید:

• برنامه های بازاریابی و بازاریابی
• اسناد حقوقی (یعنی اسناد تجاری LLC، مجوز کسب و کار و ثبت نام مالکیت معنوی، قرارداد)
• اطلاعات تماس (حرفه ای، مشتریان، فروشندگان، ارائه دهندگان خدمات و غیره)
• اطلاعات مالی (اظهارات سود / زیان، ترازنامه ها، حساب های قابل پرداخت / دریافتی)
• مالیات
• هزینه های کسب و کار (رسیدگی)
• پروژه ها

همراه با این لیست، می خواهید مواردی را که مخصوص کسب و کار شما هستند، اضافه کنید.

سیستم های سازماندهی تجارت خانگی شما

شانس استفاده از روش های مختلف برای ذخیره و رسیدگی به مقالات خود و سایر اطلاعات مهم است. عامل کلیدی این است که یک روش را انتخاب کنید که بهترین کار برای شماست. هر کس تفکر و سازماندهی متفاوت دارد. به عنوان مثال، برای بعضی از افراد، ترجیح می دهند فایل ها را به صورت حروف الفبا مرتب کنید، اما برای دیگران، آنها را با تاریخ سازگار تر می کند.

اگر مطمئن نیستید که برای شما بهتر است، سعی کنید یکی را انتخاب کنید، و اگر شما برای حفظ آن تلاش می کنید، سیستم دیگری را اتخاذ کنید. در اینجا سه ​​راه برای سازماندهی فایل ها و اطلاعات شما وجود دارد:

سیستم ضبط ساده باند

برای کسب و کارهای کوچک که کارهای کاغذی زیادی تولید نمی کنند، سیستم اتصال دهنده انتخاب خوبی است.

این نیز ایده آل برای افرادی است که مایل به داشتن همه چیز در یک مکان و یا به اطلاعات خود نیاز دارند که موبایل باشند. سیستم باندینگ با استفاده از سه حلقه بزرگ، محافظ صفحه و بخش تقسیم می شود.

استفاده از بخش های بخش برای سازماندهی دسته های کسب و کار خود مانند دستورات در حال انتظار، سفارشات تکمیل شده، نسخه های اصلی از اشکال مختلف ... و غیره. از آنجا، شما شروع به جمع آوری فایل ها در محافظ صفحه. هنگامی که گیربکس کامل شود - در پایان هفته، ماه یا سه ماه - زمان تمیز کردن آن خواهد بود. شما فقط فایل های سفارش مشتری و سایر پرونده های تاریخی را به یک سیستم ضبط سنتی انتقال می دهید که از نزدیک سازمان خود را نشان می دهد.

سیستم ضبط سنتی

سیستم های ضبط سنتی از یک کابینت پرینت، فایل های آویزان و پوشه های مانیل استفاده می کنند. تقریبا هر کسب و کار در نهایت به این نوع از ثبت نام نیاز دارد به عنوان کسب و کار خود را رشد می کند. فقط چندین پرونده در طول زمان ایجاد شده است که هیچ یک از آنها وجود ندارد. و از آنجا که پرونده های مالیاتی باید برای هفت سال حفظ شود، شما نیاز به یک مکان برای ذخیره همه این پرونده ها دارید. سیستم های ضبط سنتی برای مواردی که نیاز به نگهداری دارد، مناسب نیست، بلکه به طور منظم دیده نمی شوند، مانند مالیات سال گذشته و مجوز کسب و کار. در اینجا چند نکته برای به دست آوردن سیستم ضبط سنتی خود را از زمین و موفق:

• در مورد نوع سیستم مورد استفاده خود فکر کنید. شما می توانید آجیل خرید تجهیزات دفتری سرد و طراحی سیستم های پیچیده ترین و رنگارنگ ثبت نام در جهان، اما اگر آن را به سبک کار خود را متناسب نیست، آن را از دست دادن زمان و پول تنظیم می شود.
• یک سیستم برای مدیریت کاغذ خود ایجاد کنید که برای کمترین مقدار "لمس" اجازه می دهد. شما می خواهید برای جلوگیری از ساخت شمع کاغذ، و مقابله با هر قطعه چندین بار. در عوض، کار را برای تصمیم گیری در مورد جایی که یک قطعه کاغذ نیاز به رفتن برای اولین بار شما آن را لمس کار.
• زمان کنار گذاشتن برای ثبت نام را تنظیم کنید. آسان است که از این کار مانند طاعون اجتناب کنید، اما لازم است و به کسب و کار شما کمک می کند تا کار بسیار راحت تر انجام شود. به ویژه مواردی که در زمان مالیات مورد استفاده قرار می گیرند و موارد دیگر مورد استفاده قرار می گیرند، نگه داشتن این موارد سازماندهی می کند، مالیات های شما را بسیار ساده تر می کند.

سیستم ضبط الکترونیکی

دنیای دیجیتال به طور کامل نیاز به ذخیره سازی کاغذ را نادیده نمی گیرد، اما اطلاعات ذخیره سازی را بسیار ساده تر ساخته است. سیستم های دیجیتال می توانند فاکتورها را ایجاد، ارسال و مدیریت کنند و بتوانند امور مالی کسب و کار خود را پیگیری کنند و سپس به نرم افزار مالیاتی برای ثبت نام الکترونیکی وارد شوند. شما می توانید رسید را اسکن کنید و آنها را در یک فایل بر روی کامپیوتر خود ذخیره کنید (اگر چه احتمالا نسخه کاغذ نیز باید نگه داشته شود). سیستم های الکترونیکی می توانند مشتریان، مشتریان و اطلاعات چشم انداز خود را در یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری برای دسترسی آسان، ایمیل، صورتحساب و موارد دیگر ذخیره کنند. سیستم های آنلاین می توانند برای صرفه جویی در ایده های خود، به شما در مدیریت پروژه ها، سازماندهی اطلاعات یا تحقیق کمک کنند.

اما مانند سیستم فایل کاغذی، سیستم فایل دیجیتالی شما نیاز به ساختار سازمانی دارد، با استفاده از پوشه ها و فایل های ذخیره شده در رایانه یا در ابر . برای ساده ترین مدیریت، از همان ساختار و نام فایل ها در سیستم دیجیتال خود استفاده کنید همانطور که در سیستم کاغذ خود انجام می دهید. برای محافظت از فایل های دیجیتال خود، آنها را به یک هارد دیسک جداگانه یا یک سیستم ذخیره سازی آنلاین پشتیبان تهیه کنید.

ترکیبی از همه موارد فوق

احتمالا شما نیاز به استفاده از بیش از یک سیستم برای مدیریت تمام داده ها و مواد لازم برای ذخیره سازی در کسب و کار خود دارید. اولا، شما باید تصمیم بگیرید که چه چیزی برای شما مناسب است و سپس آن را پیاده سازی کنید. به عنوان مثال، شما ممکن است یک سیستم اتصال دهنده ای برای کمک به مدیریت روزمره مدیریت کسب و کار خود مانند برنامه خود، بازاریابی و نسخه های فرم خود داشته باشید.

سیستم سنتی شما می تواند تمام پرونده های بلندمدت خود را مانند مالیات های سال قبل، مجوز های تجاری و مجوز های مالکیت معنوی نگه دارد. شما می توانید یک سیستم دیجیتال برای ذخیره ایده های خود مانند Evernote و پروژه های آهنگ استفاده کنید.

از سوی دیگر، ممکن است بخواهید که به صورت دیجیتال باشد، با استفاده از لیست آنلاین و تقویم آنلاین ، اسکن تمام رسید ها را به کامپیوتر خود و استفاده از نرم افزار و یا سرویس های آنلاین برای تمام دیگر نیازهای مدیریت کسب و کار خود. با این حال، شما هنوز هم می خواهید یک سیستم برای مدیریت کاغذ ایجاد کند. کلید این است که سیستم را پیدا کنید که برای شما راحت باشد و اطلاعاتی را که لازم دارید در زمان نیاز به آن پیدا کنید.

به روز شده در سپتامبر 2016 لسلی Truex