5 راه برای کاهش زمان در حال انجام پرونده
اما متأسفانه از آن متنفرم یا خیر، هنگام اجرای یک کسب و کار کوچک، پرونده باید انجام شود، یا به زودی میز کار خود را زیر وزن همه کاغذهایی که موجب انباشته شدن می شوند سقوط خواهد کرد. چه اتفاقی برای ثبت نام برای انجام دادن است؟
دو راه حل برای مشکل وجود دارد که ممکن است کمک کند.
شما می توانید سعی کنید زمان بندی خود را به عنوان کوتاه ترین زمان ممکن (روش من تقریبا کامل در طول سال های اداری دفتر) و یا زمان خود را به عنوان فایل های سرگرم کننده که ممکن است (چیزی که من در تلاش برای انجام). بیایید نگاهی به راهنمایی هایی برای کاهش میزان زمانی که شما در ابتدا برای اولین بار انجام دادید.
زمانی که امکان پذیر است تقسیم و بازیافت
اولین سوال در مورد هر قطعه ای از مقاله که در انتظار شماست، به این شرح است: آیا این سند باید ثبت شود؟
بسیاری از اسناد موجود در پست الکترونیکی می توانند به طور مستقیم به پاره پاره کننده وارد شوند. مثلا در ثبت تبلیغات و یا نامه های اطلاعاتی از شرکت های دیگر چه نقشی دارد؟ هنگامی که شما با ایمیل صحبت می کنید، یک قطعه نامه را یک بار بخوانید، تصمیم بگیرید که آیا شما از آن به یک سال نیاز دارید و یا آن را فایل یا آن را بریزید.
احتمالا خوب است که شما همچنین بسیاری از نسخه های اسناد مدارکی را که نیازی به ثبت نام نداشته اید ارسال نکنید - و نباید حتی برای اولین بار چاپ شود.
برای مثال، اگر فایل های الکترونیکی شما سازماندهی شده و شما به دنبال روش های پشتیبان مناسب هستید، نیازی نیست فایل های کاغذی از صورت حساب ها یا حروف را به صورت کاغذی ارسال کنید.
بنابراین هنگامی که شما در حال مبارزه با این شمع ثبت نام هستید، «مقاله ای که می توانید بدون آن زندگی کنید» را تکه تکه کنید.
از یک سیستم ثبت نام استفاده کنید که کارهای اداری دیگر را ساده تر می کند، نه سخت تر.
اکثر مقاله هایی که من باید آنها را ثبت نام کنم مربوط به روند انجام کسب و کار است و این اسناد باید قبل از هر چیز دیگری با آنها به سیستم حسابداری وارد شود.
بنابراین به جای گرفتن این تعهد برای کارتریج تونر چاپگر و ضبط کردن آن در "P" در سیستم اصلی من، من آن را در اولین سیستم ثبت نام من، مجموعه ای از پوشه های برچسب شده توسط ماه و سال.
برای مثال، اگر کارتریج تونر را در سپتامبر 2017 خریداری کنم، این پرونده ای است که در آن می گذرد، همراه با سایر اسکناس ها، رسید ها و سایر اسناد تجاری که در آن ماه رخ داده است. سپس یک موضوع ساده است که از طریق پوشه در پایان ماه کار کنید و تمام مطالب حسابداری که باید انجام شود (یا اگر خودتان آن را انجام ندهید، پوشه ماهانه را به حسابدار یا حسابداری خود ببرید) .
توجه داشته باشید که ما سرویس کسب و کار را اجرا می کنیم، نه یک کسب و کار خرده فروشی، بنابراین نشستن و کار کردن در حساب ها یک بار در ماه برای من کار می کند. در صورتی که نیاز دارید که حساب های خود را به روز بیشتر بفرستید، باید بر اساس ایده پوشه ماهانه تغییر دهید.
فکر کنید قبل از اینکه فایل را وارد کنید
چه اتفاقی می افتد بعد از استفاده از پوشه های ماهانه برای انجام حسابداری؟ اسناد باید به سیستم اصلی "اصلی" منتقل شوند . اما به جای اینکه هر سند را به صورت جداگانه با توجه به عنوان آن ثبت کنید، به صورت منطقی بر اساس گروه بندی می کنم، یک فرایند پرینت گرفتن بسیار سریعتر است.
بیایید نگاه دیگری به نمونه کارتریج تونر چاپگر داشته باشیم.
به جای ضبط این رسید تحت "P" برای کارتریج تونر چاپگر، من این را یکی از موارد زیر قرار می دهم: Office Supplies - Receipts، همان جایی که اسناد را مانند یک رسید برای مجموعه ای از یادداشت های پس از آن یا رسید برای چاپگر کاغذ. این نه تنها باعث می شود سریعتر ارسال شود، بلکه باعث می شود تا بعدا اسناد پیدا شود.
از کلمات و عبارات کلیدی در برچسب پوشه فایل خود استفاده کنید، نه تنها حروف
هیچ قاعده ای وجود ندارد که می گوید فقط در هنگام ایجاد تقسیم بندی سیستم ثبت نام شما فقط به حروف کوچک محدود می شوید. و اگر شما انجام دهید، ثبت نام خود را به طور غیرعادی آهسته و پیچیده انجام می دهید. سیستم ثبت نام خود را سفارشی کنید تا بتوانید از طریق یک گروه ثبت نام کنید و مکان مناسب را برای قرار دادن یک سند سریع تر پیدا کنید.
به عنوان مثال، به جاي داشتن بخشي از سيستم ضبط من با برچسب "C"، من نيز بخشي با عنوان "File Client" داريم.
فایل ها در "پرونده های مشتری" بر اساس حروف الفبا مرتب شده اند. زیبایی سفارشی سیستم ثبت نام شما این است که همیشه می توانید آن را به صورت زیر تقسیم کنید و سازماندهی کنید اگر نیاز دارید. بنابراین یک مشتری اصلی می تواند یک سیستم فایل جداگانه فایل با نام او در بخش "مشتری فایل ها" داشته باشد تا بتواند اسناد مربوط به او را آسان تر پیدا کند.
در این مثال، برچسب ها در سیستم ثبت نام "B"، "C"، "فایل های مشتری"، "D" خوانده می شود ... ببینید که چقدر ساده تر ثبت نام شما می شود؟
نکته دیگری برای سرعت بخشیدن به پرونده شما: فراموش نکنید که الفبا را نیز سفارشی کنید. به جای داشتن بخش "M"، یک علامت "Mc" نیز وجود دارد.
اولین سیستم ثبت نام خود را نزدیک و راحت نگه دارید
یکی دیگر از چیزهای مهم در مورد استفاده از یک سیستم ضبط دو مرحله ای مانند آنچه من در بالا توضیح دادم این است که بسیار آسان تر است که مرحله اول سیستم ضبط (پوشه های ماهیانه) را به صورت فیزیکی نزدیک به فضای کاری خود نگه دارید. شما می توانید خیلی سریع تر به فایل های مقالات بپردازید و بجای اینکه آنها را در مکان های نزدیک قرار دهید، آنها را به فایل ها بسپارید.
پس پوشه های ماهانه آخرین، فعلی و ماه های بعدی خود را در یک سینی قرار دهید و یا از فایل concertina استفاده کنید و آن را در داخل بازو در فضای کاری خود قرار دهید. بخش عمده ای از سیستم ثبت نام (سیستم اصلی ثبت نام، همانطور که ما در بالا ذکر کردیم، می تواند در کل اتاق یا حتی در یک اتاق کاملا متفاوت باشد، اما به خاطر صرفه جویی در وقت ، شما نباید مجبور باشید مراحل اول را انجام دهید
چگونه می توان فيلمبرداری کرد
راهنمایی هایی که من تا به حال به شما داده ام، باید به کاهش زمان پر کردن فرم و جلوگیری از انسداد مغز کمک کنید. اما در مورد زمانبندی زمانبندی شما بیشتر سرگرم کننده است؟
در حقیقت، تنها راهبردی که من در اینجا ارائه دادم، رشوه ای کاملا آشکار است، اگر برای مدت زمان مشخصی پرونده خود را با یک کوکی ادای احترام کنم. این کار می کند، اما اگر بتوانید کارهای زیادی انجام دهید، می توانید مقدار زیادی پوند را جابجا کنید.
یا شما می توانید یک رویکرد هنری بیشتری با استفاده از تمام رنگ های مختلف برای پوشه های فایل خود و با استفاده از فونت های غیر معمول یا خوشنویسی برای برچسب استفاده کنید. آیا این باعث می شود که فایل های شما بیشتر سرگرم کننده باشد، قطعا آن را جذاب تر خواهد کرد.
و چه کسی می داند؟ شاید فقط این واقعیت است که تسلیم شما بسیار سریعتر است، به طوری که سازماندهی شده، آن را بسیار سرگرم کننده برای انجام خواهد داد.