کارشناسی ارشد سیستم ضبط
در نظر گرفتن زمان برای سازماندهی سیستم ثبت نام خود بسیار مهم است. در حالی که همه دوست دارند یک دفتر بدون کاغذ داشته باشند ، واقعیت این است که بسیاری از کسب و کارهای کوچک هنوز نیاز به ذخیره اسناد کاغذی مانند صورتحساب ، رسید و غیره دارند و می توانند به راحتی آنها را در صورت لزوم بازیابی کنند.
ضمانت نامه به درستی مهم است؛ یک سیستم ثبت نام غیرممکن یا کثیف می تواند روزهای اضافی را در زمان مالیات بر درآمد اضافه کند زیرا شما نمی خواهید به دلیل کسرهای مالیاتی از دست رفته خودداری کنید.
و اگر کسب و کار شما همیشه مورد بررسی قرار بگیرد و شما نمیتوانید اسناد مورد نیاز را برای حمایت از هزینه های خود تهیه کنید، ادعاهای شما احتمالا رد خواهد شد و بازنشستگی مالیات شما دوباره ارزیابی خواهد شد.
به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک ، شما باید بتوانید به سرعت و به راحتی در میز خود کار کنید . اگر چه تنظیم یک سیستم کاغذ سازی برای تلفن های موبایل دشوار است، اما کار ساده ای است که می تواند توسط چند راهنمایی و ترفند ثبت نام آسان شود.
چگونه سازماندهی سیستم ضبط
(1) برای چند دقیقه در میز خود نشسته و از مکان هایی که به طور غریزی برای چیزها نگاه می کنید، می بینید.
من یک کشو را به سمت راست ایستگاه کارم دارم. وقتی اولین بار سیستم ثبت من را راه اندازی کردم، چیزی در آن نداشتم. هنگامی که من برای قلم، کاغذ دیواری یا صیقل دهنده خود نگاه می کردم، اولین مکان من بود، حتی اگر می دانستم که خالی است. بنابراین به طور طبیعی من قلم، کاغذ دیواری و صیقل دهنده در این کشو قرار داده ام. برای من، این خانه طبیعی برای این موارد بود.
هر کس به طور متفاوتی رو به رو می شود و برای یک نفر کار ممکن است برای دیگران کار کند. چند دقیقه طول می کشد تا در فضای کاری اولیه خود بنشینید و به تجهیزات، منابع و فایل ها دسترسی پیدا کنید. این به شما کمک خواهد کرد تا نقطه ایده آل برای ضبط این موارد را برای شما شخصا تعیین کنید.
(2) اکنون که می دانید از کجا به طور طبیعی اطلاعات را می بینید، باید تعیین کنید که آیا سیستم ثبت نام حروف الفبا، عددی یا موضوعی برای شما مناسب خواهد بود.
چگونه می توان کاغذ کاری خود را به مقوله های تسویه حساب (یعنی هزینه ها، مالی، بازاریابی ) سازماندهی کردید؟
چگونه کارهای مرتبط با هزینه کسب و کارتان مانند صورت حساب های بانکی، صورتحساب های برق، رسید های اداری، مسافت پیموده شده خودرو ، و غیره را پیدا می کنید؟ اطلاعات مربوط به مشتری چیست؟ آیا چیزهایی را با توجه به نام مشتری جستجو می کنید؟ با شماره مرجع این یک گام مهمی است، چرا که تعیین خواهد کرد که چگونه سیستم ثبت نام شما را برپا خواهد کرد. هنگامی که شما تعیین کرده اید کدام دسته ها از شما استفاده می کنند، تصمیم بگیرید که آیا شما نیاز به رفتن بیشتر و ایجاد زیر شاخه ها دارید. این کار را قبل از خرید هر چیزی برای سیستم ثبت نام خود انجام دهید.
(3) بعد، تقریبا نیازهای ذخیره سازی خود را تعیین کنید.
آیا تعداد زیادی از فایل هایی را که به طور روزانه به آنها دسترسی دارید، دارید؟ آیا فقط به فایلهای خود دسترسی دارید؟ پاسخ ها تعیین خواهد کرد که آیا شما نیاز به دارنده پرونده رومیزی دارید، دو کابینت جعبه کشویی نزدیک به میز خود و یا چهار کابینت جعبه جانبی جعبه کشویی در سراسر اتاق.
با دقت انتخاب کنید در هنگام نگاه کردن به کابینت های پرینت اجازه رشد بدهید - چیزی را بخرید تا دو برابر فایلی که فکر می کنید در حال حاضر باشد را جایگزین کنید. این تعداد دفعاتی که شما مجبور به استفاده از آن هستید و مجدد سیستم ثبت نام خود را محدود خواهد کرد محدود خواهد کرد.
(4) سرمایه گذاری در یک سیستم برچسب زنی خوب برای وضوح و دسترسی آسان.
قادر به خواندن برچسب های فایل به نظر می رسد برای تلفن های موبایل واضح است، اما وضوح در برچسب زدن شما زمان ثبت بیشتر را ذخیره کنید تا بتوانید تصور کنید.
اکثر شرکت هایی که برچسب ها را ایجاد می کنند، قالب هایی را ارائه می دهند که با محبوب ترین نرم افزار پردازش متن ادغام می شوند. شما ممکن است بخواهید یکی از کوچکترین سیستم های تولید را در نظر بگیرید که هم اکنون می تواند برچسب های پستی فرد را چاپ کند. اقلامی که دو بار وظیفه دارند معمولا یک سرمایه گذاری عاقلانه هستند.
(5) حالا شما آماده خرید پوشه های فایل هستید.
بهترین سرمایه گذاری برای خرید پوشه های حلق آویز رنگی (اطمینان از زبانه های برچسب پلاستیکی) و پوشه های فایل ساده مانیل است. پوشه های حلقوی رنگی به دو دلیل بهتر می شوند:
- آنها به راحتی در دسترس هستند
- آنها دسته بندی را آسان می کنند
به عنوان مثال، اگر شما تمام فایل های مشتری خود را در پوشه های زرد حلق آویز قرار دهید، اطلاعات مالی در پوشه های آبی و هر چیزی مربوط به بازاریابی در پوشه های قرمز، شما به راحتی می توانید ببینید که در آن شما باید برای یک فایل خاص جستجو کنید.
ساده ترین بهترین است
اصل KISS برای تنظیم یک سیستم ثبت نام است که آسان برای استفاده و آسان برای رشد با. نگه داشتن آن قلب ساده! دسته بندی های گسترده موضوعی به شما این امکان را می دهد که به راحتی فایل های جدیدی را که شما رشد می کنید اضافه کنید و نیاز به ارتقاء سیستم خود را به طور منظم و یا سازماندهی مجدد آنها را تغییر دهید.
نگه داشتن آن ساده نیز ساده تر خواهد بود که ادغام فایل های کاغذی و دیجیتال را به عنوان بخشی از سیستم مدیریت اسناد کلی شما .
در صورت امکان بیرون بیایید
اگر میخواهید کسب و کارتان را سبز کنید و تغییری در «Officelessless Office» ایجاد کنید، میتوانید درآمد هزینه را اسکن کرده و با سایر اطلاعات حسابداری دیجیتال خود ذخیره کنید. برخی از نرم افزارهای مبتنی بر نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر جدید با استفاده از برنامه های تلفن همراه که به شما امکان می دهند یک فورمت تلفن همراه از هزینه دریافت شده را ضبط کرده و آن را در پرواز ضبط کنید (نگاه کنید به بهترین نرم افزار حسابداری برای شرکت های کوچک کانادایی ).
به یاد داشته باشید که نسخه کاغذ یا تصاویر دیجیتالی از رسید های هزینه به طور کلی برای آژانس درآمد کانادا (CRA) قابل قبول است. در صورت عدم وجود، CRA ممکن است تقاضای اسناد اصلی مقاله را در طی یک ممیزی یا درخواست معمول برای اسناد مشاهده کند، بنابراین اصل باید همیشه در زمان معین نگهداری شود. (برای کسب اطلاعات بیشتر به من نگاه کنید تا زمانیکه سوابق کسب و کار من را نگه دارید .)