راهنمایی های مدیریت فایل برای فایل های دیجیتال
علاوه بر ذخیره سازی اسناد به صورت محلی در دسکتاپ، لپ تاپ و دستگاه های تلفن همراه، کسب و کار بیشتر و بیشتر از ابر برای برنامه های کاربردی اصلی و ذخیره سازی فایل استفاده می کند. (ببینید چرا ابر رایانه ایده آل برای کسب و کارهای کوچک و 5 معیار رایانه ابر است. )
علاوه بر پیچیدگی مسئله ذخیره سازی، نیاز بسیاری از شرکت ها برای به اشتراک گذاشتن اسناد بین کارمندان است .
در داخل یک دفتر معمولا با استفاده از یک سرور فایل یا دستگاه ذخیره سازی متصل به شبکه (NAS) انجام می شود. اگر دسترسی به اشتراک تلفن همراه مورد نیاز است، اسناد را می توان در ابر ذخیره کرد و با اختصاص مجوزهای دسترسی به اشتراک گذاشته شد. نتیجه این همه می تواند یک کابوس مدیریت فایل با برخی از اسناد شخصی ذخیره شده در ابر و برخی از محلی، و حتی اسناد فردی تنها در یک مکان و یا دیگر ذخیره شده است.
سازمان کلید مدیریت فایل الکترونیکی است
هر کجا که اسناد ذخیره می شود، مهم است که آنها را سازماندهی و به روز نگه دارید. هدف مدیریت فایل های الکترونیکی این است که اطمینان حاصل کنید که می توانید آنچه را دنبال می کنید پیدا کنید، حتی اگر سال ها بعد از ایجاد آن به دنبال آن هستید.
اکثر افراد کسب و کار در یک زمان و یا دیگر در موقعیت شرم آور از داشتن تماس با مشتری و عدم توانایی به سرعت فاکتور مربوطه و یا سایر اسناد مهم مشتری را در بر داشت.
به همین ترتیب، در پایان سال جاری، تلاش برای پیدا کردن اسناد مربوط به حساب های شرکت برای حسابدار یا حتی بدتر از آن، متهم است .
سازماندهی مناسب اسناد دیجیتال به ویژه در یک محیط مشترک مهم است - اگر یکی از کارکنان شما وجود ندارد (به طور موقت یا دائمی!) شما باید بتوانید هر گونه اسنادی را که توسط شخص ایجاد شده یا مدیریت شده است، راحت قرار دهید.
(توجه داشته باشید که تلفات احتمالی اطلاعات با کارکنان ناراضی و خروج، یکی دیگر از دلایل محافظت از اطلاعات کسب و کار شما است. 6 قانون کسب و کار حفاظت از داده ها را ببینید ).
این راهنمایی های مدیریت فایل به شما کمک می کند فایل های خود را در دسترس داشته باشید:
1. از پوشه های نصب پیش فرض برای فایل های برنامه استفاده کنید.
هنگام نصب برنامه های کاربردی از مکان فایل پیش فرض استفاده کنید. تحت ویندوز، فایل های نرم افزاری نرم افزار متعلق به زیر (Drive Letter:) -> پرونده فایل پرونده ها است. نصب برنامه های کاربردی در جای دیگر گیج کننده و غیر ضروری است.
2. یک مکان برای همه اسناد.
همه اسناد را زیر یک پوشه "root" قرار دهید. برای یک کاربر تنها در یک محیط ویندوز، محل پیش فرض پوشه های اسناد من است.
در یک محیط اشتراک گذاری فایل سعی کنید همان کار را انجام دهید. برای مثال، یک پوشه ریشه ای (به نام "اسناد به اشتراک گذاشته شده") ایجاد کنید و تمام اسناد را در پوشه های زیر درون پوشه ریشه ذخیره کنید. داشتن یک مکان واحد برای تمام اسناد الکترونیکی باعث می شود که چیزهای بیشتری پیدا کنید و پشتیبان گیری و بایگانی را اجرا کنید.
3. ایجاد پوشه ها در یک سلسله مراتب منطقی
اینها کشویی از کابینت پرونده کامپیوتر شما است، بنابراین صحبت کنید. استفاده از زبان ساده برای نام پوشه های خود؛ شما نمی خواهید به این لیست پوشه ها در آینده نگاه کنید و بدانید که چه چیزی "TFK" یا هر کدام از کد های مورد نظر دیگر شما را اختراع کرده است.
4. پوشه های موجود در پوشه ها.
به عنوان نیاز ایجاد پوشه های دیگر در داخل این پوشه های اصلی ایجاد کنید. به عنوان مثال، پوشه ای با نام « فاکتورها » ممکن است پوشه هایی با نام «2018»، «2017» و «2016» داشته باشد. پوشه ای که برای یک مشتری نامیده می شود می تواند شامل پوشه ها "اطلاعات مشتری" و "مکاتبات" باشد. هدف این است که هر پرونده را در یک پوشه جای دهیم تا یک دسته از فایل های یتیم را که ذکر شده اند داشته باشند.
با این حال، ساختارهای پوشه پیچیده و عمیق لایه ای ایجاد نمی کنید. هر جا که امکان دارد، به جای آن از نام فایلهای توصیفی استفاده کنید.
5. قراردادهای نامگذاری فایل را دنبال کنید.
بعضی از سیستم عامل ها (مانند یونیکس) فضاهای نام فایل یا پوشه را اجازه نمی دهند، بنابراین اگر محیط محاسباتی شما مخلوط شود، از این کار اجتناب کنید. در عوض استفاده از آرم زیر را بعنوان یک جدا کننده (مثلا Doe_John_Proposal.doc) از کاراکترهای دیگر مانند /؟ <> \: * | "^ نیز در نام فایل یا پوشه تحت ویندوز ممنوع است.
از نام فایل های توصیفی برای شناسایی آسان و بازیابی استفاده کنید، اما فراتر نمی رود - نام فایل / مسیر دارای محدودیت های طولی است که بین سیستم های عامل متفاوت است. در ویندوز حداکثر طول کامل مسیر برای فایل (مثلا نام درایو + نام پوشه + نام فایل) 260 کاراکتر است. از هر کجا ممکن استفاده کنید، مانند Jan for January یا Corp for Corporation.
6. خاص باشید
در صورت امکان فایل های الکترونیکی را به صورت منطقی، نام های خاص و تاریخ در نام فایل ها وارد کنید. هدف، هنگام نامگذاری فایل ها، قادر است فایلی را بدون نیاز به باز کردن و نگاه کردن به آن بگوید. بنابراین اگر سند یک نامه به یک مشتری است که به او یادآوری کند که پرداخت به پایان رسیده است، آن را مانند "overdue_20180115" بنویسید؛ به جای چیزی مانند "نامه". چگونه می دانید که نامه بدون باز کردن آن است؟
اگر شما فایل ها را از طریق ایمیل یا دستگاه های قابل حمل به اشتراک می گذارید، ممکن است بخواهید نام فایل شامل اطلاعات دقیق تر باشد، زیرا اطلاعات پوشه با فایل مشترک موجود نخواهد بود. به عنوان مثال، اگر سند شما در اسناد من \ صورتحساب \ 2017 \ مشتریان \ Doe_John_20180416.doc قرار دارد و فایل به اشتراک گذاشته شده یا ایمیل فرستاده شده تمام گیرنده ببیند Doe_John_20170416.doc است و ممکن است قادر به گفتن این فایل یک مشتری نباشد فاکتور بدون باز کردن آن
7. فایل به عنوان شما بروید.
بهترین زمان برای ارسال یک سند زمانی است که شما برای اولین بار آن را ایجاد کنید. بنابراین عادت به استفاده از جعبه محاوره ای "ذخیره به عنوان" برای ارسال سند خود و همچنین نام آن، قرار دادن آن را در جای مناسب در وهله اول.
8. فایل های خود را برای راحتی خود سفارش دهید.
اگر پوشه ها یا فایل هایی که شما از آنها استفاده می کنید وجود داشته باشد، آنها را به سمت بالای لیست پرونده ها تغییر نام دهید. یا AA در ابتدای نام فایل.
9. فایل های خود را به طور منظم بکشید.
گاهی اوقات آنچه قدیمی است واضح است به عنوان مثال در پوشه به نام "صورتحساب" بالا. اگر این کار را نکنید، با پاک کردن فایل های قدیمی، پوشه های خود را خالی نکنید.
فایلهای مربوط به کسب و کار را حذف نکنید مگر اینکه کاملا مطمئن هستید که هرگز به فایل نیاز ندارید. در عوض، در مجموعه اصلی خود پوشه ها زیر پوشه ریشه، یک پوشه به نام "قدیمی" یا "غیرفعال" ایجاد کنید و فایل های قدیمی را در آن در زمانی که با آنها روبرو می شوید حرکت دهید.
( چه مدت باید پرونده های تجاری را برای CRA یا IRS نگهداری کنید؟ توضیح می دهد که چه مدت باید سوابق کسب و کار را برای تطابق با تعهدات مالیاتی خود نگه دارید.)
10. فایل های خود را به طور مرتب بایگانی کنید.
این که آیا شما فایل های خود را بر روی یک درایو دیگر یا روی نوار کپی می کنید، مهم است که یک رژیم منظم پشتیبان گیری را تنظیم و دنبال کنید. 3 مرحله برای یک سیستم پشتیبان گیری موفق را ببینید .
مدیریت پرونده خوب، پیدا کردن آنچه شما می خواهید آسان است
مدیریت اسناد الکترونیکی باید بخشی از استراتژی مدیریت اسناد کلی برای کسب و کار شما باشد. یک برنامه مدیریت مناسب سند باید شامل تمام جنبه های مدیریت اسناد، از جمله ذخیره سازی، بازیابی، پشتیبان گیری و امنیت باشد.
تابع جستجو یک چیز فوق العاده است، اما هرگز با راحتی قادر به رفتن به طور مستقیم به یک پوشه یا فایل نیست. اگر این نکات مدیریت فایل را به طور پیوسته دنبال کنید، حتی اگر نمی دانید کجا هستید، می دانید که کجا باید باشد - مزیت بزرگی در پیدا کردن آنچه شما دنبال آن هستید. شیوه های مدیریت فایل های خوب، زمان و پول کسب و کار شما را ذخیره خواهد کرد.