مناسب تجارت تجارت تلفن می تواند تاثیر مثبتی بر مشتریان و مشتریان شما داشته باشد. انتقال تماس تلفنی بیش از دانستن اینکه دکمه ها بر روی سیستم تلفن شما فشار می آورند. عدالت کسب و کار تلفن که شما و کارکنان شما از هر روز استفاده می کنند، انعکاسی مستقیم از شرکت شما است. شما می توانید یک تصور حرفه ای یا چیزی که فاقد آن هستید را بیان کنید. این که آیا کارمند شما مامور مالی اصلی است و یا به طور موقت به پاسخ دادن به تلفن ها متعهد است، مطمئن شوید که هر کس در شرکت شما به سرعت به نحوه انتقال حرفه ای از تماس می پردازد.
01 - توضیح دهید که چرا باید تماس را انتقال دهید
مردم می توانند بسیاری از چیزها را ببخشند، اما فساد در محل کار یکی از آنها نیست. به طرز وحشیانه به تماس گیرنده توضیح دهید که چرا شما نیاز به انتقال تماس دارید. این ممکن است که تماس گیرنده به بخش اشتباه یا فرمت اشتباه در بخش حق دسترسی پیدا کند. یکی دیگر از دلایل انتقال یک تماس می تواند این باشد که فقط یک اداره دیگر می تواند به این سوال پاسخ دهد یا شما مجبور به قبول تصمیم گیرنده نیستید. صرفنظر از این، اطمینان حاصل کنید که تماس گیرندگان دقت می کنند که چرا تماس نیاز به انتقال دارد، به طوری که آنها فکر نمی کنند شما فقط منتقل می کنید. 02 - ابتدا اطلاعات خود را در اختیار شما قرار دهیم
همیشه در صورتی که قطع شود، نام و نام خانوادگی خود را برای تماس گیرنده ارسال کنید. این به آنها اجازه می دهد تا بدانند که شما شخصا در مورد وضعیت آنها نگران هستید. شما همچنین می خواهید برای جلوگیری از یک وضعیت که در آن یک تماس گیرنده قطع شده است و باید همه چیز را از ابتدا شروع، توضیح وضعیت به یک نماینده دیگر شرکت. شما همچنین باید به تماس گیرنده ها را به نام شخص یا اداره ای که آنها را به آنها انتقال می دهید، و همچنین شماره آن را نیز اضافه کنید. مهم نیست که کسب و کار شما در آن هستید، هر کس در کسب و کار خدمات خوب است. 03 - درخواست اجازه برای شروع انتقال
هنگامی که برقراری ارتباط با تماس گیرنده برقرار می کنید، از تماس گیرنده برای دریافت مجوز برای آغاز انتقال درخواست کنید. این درخواست همچنین به تماس گیرنده فرصت می دهد که از هر سوالی دیگر بپرسد یا نگرانی های دیگر را برای شما بیان کند. این نیز به تماس گیرندگان فرصت می گویند که زمانی که آنها زمان بیشتری را فراخوانی می کنند. گاهی اوقات اتفاق می افتد که یک تماس گیرنده نمی خواهد انتقال یابد. اگر چنین است، دریابید چرا. بعدا توضیح دهید که انتقال این امر را تضمین می کند که آنها در اسرع وقت دریافت کمک می کنند. همچنین توضیح دهید که به نماینده بعدی تمام اطلاعات مربوط به تماس خود را تا کنون ارائه می دهید و مجبور نیستید وضعیت خود را دوباره توضیح دهید
04 - صبر کن تا جواب بده
به محض این که زنگ تلفن دیگر را شنیدید، تماس را کورکورانه منتقل نکنید. منتظر پاسخ دیگران باشید و توضیح دهید که چرا تماس منتقل می شود. این مرحله کارمند بعدی فرصتی برای آماده شدن برای تماس فراهم می کند و از تماس گیرنده مجبور نیست که وضعیت یا مشکل خود را دوباره توضیح دهد. 05 - یک مقدمه
بازگشت به تماس گیرنده و اعلام نام و / یا بخش شما به آنها انتقال. از صاحب تماس بگیرید و از صبر و شکیبایی خود بپرسید که آیا قبل از حلق آویز کردن، می توانید هر کاری دیگری را انجام دهید. این کمک می کند اگر بتوانید از نام و نام خانوادگی فردی که مخاطب شما در حال انتقال است استفاده کنید. این باعث تقویت ارتباط شخصی شما شده است و باعث ایجاد احساساتی می شود که تماس گیرنده به خوبی مراقبت می کند. 06 - تکمیل انتقال
با انتقال تماس گیرنده به شخص یا بخش دیگر، انتقال را تکمیل کنید. به خاطر داشته باشید که اتصال خود را با حلق آویز کردن گوشی یا قطع هدست خود متوقف کنید. از آنجا که سیستم های تلفن می تواند پیچیده، به ویژه در شرکت های بزرگ، شما می خواهید اطمینان حاصل شود که شما خود را از تماس قطع شده است. اگر شما تازه کار هستید، قبل از انتقال تماس، چند بار با یک همکار تجربه می کنید. چندین دلیل برای پایان دادن به تماس وجود دارد که شما با تماس گیرنده تماس گرفته اید. با این حال، به هر دلیلی که دارید، مهم نیست که چقدر قانونی هستید، باید به طور حرفه ای از کار بیفتید. رایج ترین دلیل پایان دادن به تماس این است که شما با یک بلندگو صحبت می کنید - کسی که بیش از حد وقت خود را مصرف می کند و از انجام کارهایتان جلوگیری می کند. یکی دیگر از دغدغه های رایج این است که تماس گیرنده از زبان سوء استفاده، تهدید کننده و یا عصبانی استفاده می کند. متأسفانه افرادی که با مشکلات مدیریت خشم شناخته می شوند احساس می کنند که می توانند دشمنی خود را با غریبه ها، به خصوص در صنعت خدمات و یا موقعیت سرویس، بیرون کنند. به منظور جلوگیری از هرگونه تغییر قانونی، از سیاست و روش های شرکت خود در چگونگی برخورد با این نوع وضعیت مطلع شوید. و به یاد داشته باشید، همیشه بهتر است که تماس گیرنده را در حالی که به دنبال مشاوره هستید، بیاورید تا چیزی را که بعدا پشیمان میشوید، بگویید.
اهمیت تلفن صریح
این تلفن اغلب اولین تماس مشتری یا مشتری شما با کسب و کار شما است. شما می خواهید این تجربه بهترین باشد. به طور عمده، شما نمی خواهید مشتریان حلق آویز شوند و رقابت کنند، بنابراین زمان سرمایه گذاری در آموزش کارکنان شما در قوانین مربوط به گوشی مناسب است.