آداب معاشرت کارکنان اتوماتیک
سریع ترین و ساده ترین راه برای برنامه ریزی و ضبط خودکار ویژگی سرویس گیرنده سیستم تلفن شما این است که یک اسکریپت را در یک برنامه پردازش کلمه بنویسید. فردی را انتخاب کنید تا اسکریپت را که دارای صدای دوستانه است ضبط کند، بدون لکنت زبان و یا تردید صحبت می کند و می تواند هر کلمه و نام را به وضوح تلفظ و اعلام کند.
خوش آمديد
قسمت اول اسکریپت، تبریک است. این فرصتی است که شرکت شما را به تماس گیرندگان خود بفرستید و به صورت شفاهی آنها را به شرکت خود تحویل دهید.
خوش آمد گویی کارمند اتوماتیک انجام می شود
- با توجه به تماس و یا کسب و کار خود را شروع کنید
- نگه داشتن صندوق پیام کوتاه، تماس گیرنده های بازگشتی هر زمان که تماس می گیرند، به تعویق نمی افتند
- از شعار، شعار شرکت و نام وب سایت خود استفاده کنید یا هر دو آنها را داشته باشید.
کمک هزینه یارانه ی خودکار
- بیش از دو یا سه جمله برای خوش آمدگویی به تماس گیرندگان خود استفاده نکنید
- وب سایت خود را تبلیغ نکنید اگر چیزی ارزشمند برای ارائه به مشتریان خود نداشته باشد
- برای پر کردن این تبریک، یک شعار یا شعار را ایجاد نکنید.
تنظیمات دستیار خودکار
مهمترین بخش همراه خودکار، ارائه گزینه هایی است که تماس گیرندگان شما باید برای رسیدن به شخص که نیاز به صحبت دارند، ارائه دهد. دو نوع تماس گیرنده وجود دارد: (1) افرادی که با شرکت شما نا آشنا هستند و به راهنمایی نیاز دارند و (2) تماس گیرنده هایی که دقیقا می دانند چه کسانی نیاز دارند با آنها صحبت کنند و از آنها اطلاع داشته باشند.
گزینه های خودکار کارکنان انجام می شود
- از گزینه هایی استفاده کنید که معمولا پذیرفته می شوند. به عنوان مثال، "فشار صفر برای پذیرنده" را فشار دهید، "فشار کلید پوند برای بازگشت به منوی قبلی."
- اگر مخاطبان خود را در اسرع وقت مطلع سازید، آنها را در اسرع وقت به آنها اطلاع دهید.
- اگر مخاطبان شما اخیرا تغییر کرده اند، به جلو تماس بگیرید. پس از سه هفته این اطلاعیه را حذف کنید.
- ابتدا گزینه های اغلب به نام های نامیده می شود.
- قبل از دادن شماره گزینه، توضیح گزینه را بدهید. به عنوان مثال، "برای پشتیبانی مشتری،" 5 "را فشار دهید."
- آیا مستندات سیستم خود را برای اعداد گزینه منو رزرو شده بررسی کنید. (به عنوان مثال، تمام برنامه های افزودنی با شماره "8" شروع می شوند و بنابراین "8" نمی تواند به عنوان یک گزینه منو استفاده شود).
گزینه های خودکار یارانه ها
- قبل از ارائه هر گزینه ای (مثلا "لطفا با فشار دادن 1 تا ... لطفا 2 تا ... را فشار دهید 3 تا ..." و غیره) "لطفا" نگویید "لطفا"
- بیش از شش گزینه را در یک زمان ارائه نکنید. اگر بیش از شش گزینه داشته باشید، یک ساختار منو چند لایه ایجاد کنید. به عنوان مثال، "برای گزینه های فروش و سرویس، دکمه 5."
- فرض نکنید همه گوشی لمسی دارند اگر گزینه منو در عرض سه ثانیه از پایان تبریک انتخاب نشده باشد، تماس گیرنده را به مداخله گیر وصل کنید.
نمونه اسکریپت دست اندرکاران خودکار
- با تشکر از شما برای تماس با شرکت Operations Tech، جایی که "فناوری و کسب و کار با هم می آیند". اگر می دانید فرمت حزب شما، شما می توانید آن را در هر زمان شماره گیری کنید. در غیر این صورت، از یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید. برای خدمات مشتری، 1 را فشار دهید. برای پشتیبانی فنی، '2' را فشار دهید. برای ساعتهای کاری منظم ما '3' را فشار دهید. برای حسابداری، '4' را فشار دهید. برای خرید، دکمه '5' را فشار دهید. برای پیدا کردن یک مکان نزدیک به شما، '6' را فشار دهید. در غیر اینصورت، «0» را فشار دهید برای پذیرنده و یا در خط باشید و کسی به شما کمک خواهد کرد در مدت کوتاهی.
- به شرکت فناوری عملیات خوش آمدید برای بررسی وضعیت حساب خود، از ما در وب بازدید کنید. اگر می دانید پسوند شخص، شما می توانید آن را در هر زمان شماره گیری کنید. برای دایرکتوری شرکت، 1 را فشار دهید. اگر می دانید پسوند شخص، شما می توانید آن را در هر زمان شماره گیری کنید. برای دایرکتوری شرکت، 1 را فشار دهید. برای پشتیبانی فنی، '2' را فشار دهید. برای خدمات مشتری، '3' را فشار دهید. برای فروش و بازاریابی، '4' را فشار دهید. اگر میخواهید با کارکنان صحبت کنید، «0» را فشار دهید یا روی خط بمانید و یکی از کارکنان دوستانه ما به شما کمک خواهد کرد. با تشکر از شما برای تماس با شرکت Operations Tech، جایی که "فناوری و کسب و کار با هم می آیند".
پس از ساعت، تعطیلات آخر هفته و تعطیلات خودکار تعطیلات رسمی
اگر کسب و کار شما پس از یک زمان مشخص یا تعطیلات آخر هفته بسته شود و هیچ کس برای پاسخگویی یا کمک به تماس گیرندگان شما وجود نداشته باشد، یک پیام صوتی به صورت خودکار پس از ساعت ایجاد کنید. تماس گیرندگان خود را قبل از اینکه کسب و کار بسته شود بپرسید و از آنها بخواهید تا در انتها با شما تماس بگیرند. همچنین شامل ساعات کاری عادی شما می شود.
نمونه کارآموزان نمونه پس از ساعت / اسکریپت آخر هفته
- متشکرم از تماس شرکت Operations Tech. ما در حال حاضر بسته شده ایم ما از ساعت 9 صبح تا 10 بعدازظهر از دوشنبه تا جمعه و از ساعت 10 صبح تا ظهر شنبه، Central Standard Time باز است. اگر می دانید فرمت حزب شما، شما می توانید آن را در هر زمان شماره گیری کنید. در غیر این صورت، لطفا در طول ساعات کاری عادی ما تماس بگیرید تا ما به شما کمک کنیم. با تشکر از شما برای تماس با شرکت Operations Tech، جایی که "فناوری و کسب و کار با هم می آیند". خداحافظ.
- متشکرم از تماس شرکت Operations Tech. ما در حال حاضر بسته شده ایم اگر این وضعیت اضطراری است، لطفا با ما تماس بگیرید در 585-555-1234. اگر می دانید فرمت حزب شما، شما می توانید آن را در هر زمان شماره گیری کنید. اگر حساب کاربری دارید، می توانید وضعیت خود را 24 ساعت شبانه روز 7 روز در هفته در www.operationstech.about.com بررسی کنید. ساعات کاری عادی ما از ساعت 9 صبح تا 5 بعدازظهر از دوشنبه تا جمعه و ساعت 10 صبح تا ظهر در تاریخ شنبه، Central Standard Time است. در غیر این صورت، لطفا در طول ساعات کاری عادی ما تماس بگیرید تا ما به شما کمک کنیم. با تشکر از شما برای تماس با شرکت Operations Tech، جایی که "فناوری و کسب و کار با هم می آیند". برای تکرار این پیام، کلید پوند را فشار دهید. {3 ثانیه مکث} خداحافظ
خوش آمد گویی متصدیان فصلی
برای ترویج ویژه فصلی شرکت خود و یا فقط برای رسیدن به یک پیام ویژه فصلی به تمام تماس گیرندگان خود، شما ممکن است بخواهید برای مدت زمان محدودی از پیام خصوصی خودکار خود استفاده کنید. از این به صرفه و صرفه جویی کنید و تنها اگر این روحیه شرکت شما را نشان می دهد. به عنوان مثال، یک برگزاری تعطیلات فصلی که مایل به تماس گیرندگان شما است، لذت و رفاه در سال نو به سختی برای یک سازمان مجموعه مناسب خواهد بود.
- شما به شرکت عملیات شرکت رسیده اید. از "خانواده ما" تا "خانواده شما"، ما می خواهیم به شما یک فصل تعطیلات شاد و سال نو موفق به شما آرزو. اگر می دانید پسوند حزب شما ممکن است ...
- متشکرم از تماس شرکت Operations Tech. از نماینده خدمات مشتری خود در مورد تخفیف 4 ژوئیه ما در مورد خدمات جایگزینی درخواست کنید. اگر می دانید پسوند حزب شما ممکن است ...
تمرین و تست
قبل از اینکه اسکریپت سرویس گیرنده خودکار خود را ضبط کنید، فردی را که خواندید خواندید، آن را چند بار در مقابل شما رعایت کنید. از این استفاده کنید تا تلفظ و اعلامیه را به خوبی تنظیم کنید. پس از ضبط جدید، ضبط تماس با سیستم تلفن خود را بلافاصله برای بررسی ضبط برای خطا و اطمینان حاصل کنید که تمام گزینه های اعلام شده کار به عنوان در نظر گرفته شده است.