اطمینان حاصل کنید که احترام به مشتریان و سایر تماس گیرندگان را در نظر بگیرید
صوت پست تبدیل به بخش استانداردی از هر سیستم تلفن در کلاس کسب و کار شده است . نه تنها دانستن اینکه چگونه یک پیام تلفن پست صوتی حرفه ای را ترک کند، مثبت در شرکت شما منعکس می شود، بلکه برای تصویر حرفه ای شما نیز مهم است.
هر کارمند که از تلفن به عنوان بخشی از کار خود استفاده می کند باید بداند چگونه پیام تلفن حرفه ای را ترک کند. در اینجا چند نکته برای کارکنان جدید یا بی تجربه برای ترک انواع حرفه ای و پیام های مرسوم تلفن که به عقب برگردانده می شود.
01 - اول فکر کن
02 - معرفی خودتان
شروع هر پیام صوتی با معرفی خودتان، بنابراین گیرنده می داند که چه کسی تماس گرفته است. این باید نام کامل و نام شرکت شما باشد. به عنوان مثال: "این جین دوئ از شرکت X برای سوسی جونز از حساب شما تماس گرفته است." اطمینان حاصل کنید که می دانید که چگونه نام شخص مورد نظر را تلفظ می کنید، قبل از اینکه حتی با آنها صحبت کنید، نمی خواهید آنها را توهین کنید.
03 - صحبت کند آهسته
به آرامی صحبت کنید به طوری که شخص دریافت پیام می تواند هر کلمه را بشنود. این بسیار ناامید کننده است که شما برای یافتن یک پیام فقط برای پیدا کردن آنکه فرد دیگری صحبت می کند خیلی سریع به درک. اطمینان حاصل کنید که اگر یک شماره تماس تلفنی را ترک کنید، دو بار آن را تکرار می کنید تا شخص بتواند آن را رد کند.
04 - واضح صحبت کنید
به طور صریح و به اندازه کافی مدولاسیون صدا را مستقیما در دهان تلفن خود قرار دهید. گوشی را بین چشمان و شانه خود نگه ندهید تا دهانتان توسط گردن تان قرار گیرد. این خوب است در حالی که شما در حال شماره گیری و یا در حالی که گوشی در انتهای دیگر زنگ زده، اما نه یک بار شما متصل است.
05 - نگه داشتن آن کوتاه
شما لازم نیست که هر جزئیات را در پیام صوتی خود را ترک کنید. بیشتر سیستم های کسب و کار تلفن یک تا دو دقیقه زمان برای پیام ها قبل از پایان تماس. یک خلاصه کوتاه از دلیل تماس خود را ترک کنید و با یک درخواست برای تماس تماس بگیرید.
06 - پایان دادن به حرفه ای
درست مثل یک نامه تجاری حرفه ای، با دادن اطلاعات تماس خود را پایان دهید. اگر شخص شما با شما آشنا نیست یا ممکن است با قرار دادن شما مشکل داشته باشد، نام و شرکت خود را با بهترین روش برای دسترسی به شما تکرار کنید. اگر شما در حال حاضر یک رابطه کار قوی دارید، ممکن است بتوانید نام خود را تکرار نکنید، اما هنوز مطمئن شوید که بهترین شماره برای تماس با شما است و چه زمانی در دسترس شما خواهد بود.
07 - کاهش یافته است؟
اگر پیش از پایان دادن به پیام سیستم صوتی خود، پیام صوتی خود را باور داشتید، دوباره سعی کنید دوباره تماس بگیرید و به شخص بگویید که فکر میکنید ممکن است پیام قبلی شما کاهش یافته باشد. سعی کنید آن را کوتاه نگه دارید؛ شما نمی خواهید به عنوان یک آفت تبدیل شوید. فقط نام خود را دوباره بفرستید و عدد خود را با یک تبریک مانند "من فقط می خواستم اطمینان حاصل کنم که پیام من را دریافت کردم، به نظر می رسید مثل اینکه قطع شده بود."
08 - تمرین و تست خودتان
اگر شما مطمئن نیستید یا احساس ناراحتی در مورد خروج از پیام های کسب و کار، و یا با یک دوست یا همکار تمرین کنید. پیام های صوتی خود را از آنها بشنوید و آنها را برای انتقاد بپرسید: آیا شما به سرعت صحبت می کنید یا در غیر اینصورت دشوار است؟ حتی ممکن است ارزش یک ایمیل صوتی را برای شنیدن صدای شما داشته باشد.