بسیاری از هتل ها بر روی سایت های هتل آنلاین RFP (درخواست پیشنهادات)، از قبیل Conventionplanit.com و sabrehotelrfp.com، به منظور ارتقای قابلیت های جلسات و خدمات کنفرانس خود، متکی هستند. آنها همچنین فرم های آنلاین RFP خود را توسعه داده اند.
با این حال، بسیاری از برنامه ریزان تمایلی به ارسال RFP هتل هتل خود را از طریق موتورهای جستجو سوم شخص. بسیاری از برنامه ریزان ترجیح می دهند درخواست های خود را برای پیشنهادات هتل به طور مستقیم به مراکز هتل و مراکز کنفرانس ارسال کنند.
چه اطلاعاتي در هتل RFP وجود دارد؟
یک ابزار عالی برای کمک به برنامه ریزان شروع به توسعه فرم های خود را برای پیشنهادات هتل و سایر نیازهای رویداد رویدادهای مورد قبول تبادل ابزار از شورای صنعت کنوانسیون است.
عناصر اصلی برای RFP هتل باید شامل موارد زیر باشد:
- اطلاعات تماس پایه درخواست کننده (نام، عنوان، سازمان، آدرس، تلفن، ایمیل، و غیره)
- تاریخ رویداد (ارائه حداقل دو گزینه متفاوت)
- بلوک های مورد نیاز (تاریخ و تعداد اتاق مهمان)
- درخواست اتاق جلسه (تاریخ، اندازه اتاق، تعداد)
- الزامات غذا و نوشیدنی
- الزامات دسترسی
- حمل و نقل و دریافت الزامات
- سایر اطلاعات مربوط
مزیت استفاده از ابزار RFP
علاوه بر این، انجمن تجارت جهانی کسب و کار (GBTA) اعضای خود را با ابزار RFP هتل گسترده ای که برنامه ریزان رویداد ممکن است مایل به آن را در نظر بگیرند، فراهم می کند.
عناصر RFP هتل GBTA عبارتند از:
- اطلاعات هتل درباره امکانات هتل
- اطلاعات کلی پرسنل RFP
- جزئیات قرارداد اتاق مهمان
- اندازه فضای جلسه کل هتل
- تعداد اتاقهای جلسه
- اندازه یک بزرگترین اتاق سالن یا اتاق جلسه هتل
- ارتفاع سقف بزرگترین اتاق سالن یا اتاق جلسه
- آیا هتل یک اتاق جلسه دائمی دارد؟
- چند نفر در جلسه هیئت مدیره حضور خواهند داشت؟
- آیا هتل فضای نمایشگاه اختصاص داده است؟
- اندازه فضای نمایشگاه چیست؟
- فاصله از مرکز کنفرانس منطقه چیست؟
- نام مرکز کنسرت چیست؟
- درصد مالیات بر مواد غذایی و نوشیدنی چیست؟
- هزینه خدمت مهمانی چیست؟
- آیا هزینه خدمات مهمانی پرداخت می شود؟
- آیا هتل ارائه خدمات داخلی صوتی تصویری (A / V) را ارائه می دهد؟
- آیا هتل تخفیف در خدمات داخلی A / V ارائه می دهد؟
- آیا هتل به مشتریان اجازه می دهد تا در خارج از فروشندگان A / V وارد شوند؟
- چند اتاق جلسه دارای اینترنت بی سیم با سرعت بالا؟
- اتاق های جلسه چگونه می توانند شامل کنفرانس های ویدئویی باشند؟
- آیا هزینه استفاده از فروشندگان A / V وجود دارد؟
- آیا هتل کارت های جلسات شرکتی را برای پرداخت می پذیرد؟
- آیا هتل پیشنهاد نرخ پذیرش جلسات را می دهد؟
علاوه بر این، مفید خواهد بود که با فروش هتل نوع رویداد میزبانی خود را به اشتراک بگذارید. این امر به آنها امکان می دهد بینش هایی را که اهداف جلسه شما ممکن است داشته باشد، فراهم می کند.
خبر خوب در مورد کار با هتل ها این است که اکثر آنها باید در کنار هم قرار دادن رویدادهای مشابه با یکدیگر تجربه داشته باشند و یک مدیر فروش و یا غذای عالی می تواند جزئیات بیشتری را درباره شما در مورد راه هایی برای کمک به برنامه ریزان رویداد برای رسیدن به اهداف خود به اشتراک بگذارد.