درسهایی که در برنامه ریزی و اجرای رویدادهای روز مادر Y-ME یاد گرفته شده است
برنامه ریزان رویداد ویژه - به خصوص کسانی که در دنیای غیر انتفاعی - می دانند که سازماندهی رویداد جمع آوری پول در فضای باز یک ایده عالی است. این نوع رویدادها، مانند سایر ایده های جمع آوری کمک های اجتماعی، مستلزم آن است که برنامه ریزی برای رویداد سال آینده بلافاصله بعد از رویداد جمع آوری پول در سال جاری آغاز می شود. مهم است که این رویداد را به طور خلاصه مرور کنیم و بحث کنیم که چه چیزی خوب بوده است و چه چیزی می تواند بهبود یابد در حالی که این رویداد در ذهن تیم هنوز تازه است.
بحث در مورد موفقیت ها و پیشرفت ها اطمینان حاصل می کند که این ویژگی ها ممکن است برای رویداد سال آینده شامل شوند یا تقویت شوند. چنین برنامه ریزی پیشگیرانه نیز برای حامیان مالی ارزش افزوده دارد. و، ناگزیر، تمام پیاده روی های موفق جامعه امیدوار به رشد و گسترش از سال به سال است.
مهم این است که به اهداف اصلی برگزاری چنین رویدادهایی متمرکز شوید: جمع آوری پول. برای کسانی که برنامه ریزان رویداد که قبلا یک پیاده روی جامعه را برگزار کردند، یکی از مهمترین زمان برای برنامه ریزی در واقع پس از پیاده روی به پایان می رسد. به منظور شناختن بسیاری از جنبه های برنامه ریزی و پیاده سازی جمع آوری کمک های اجتماعی، ما قصد داریم نگاه های پشت صحنه را در رویداد روز مادر که توسط سازمان سرطان پستان Y-ME شیکاگو برگزار می شود، ببینیم.
روز مادر Y-ME روز مادر مبارزه با سرطان پستان
Y-ME توسط دو بازماندگان سرطان پستان در سال 1979 تأسیس شد. غیر انتفاعی بیشتر برای برنامه چندرسانه ای سرپرست خانوار ملی سرطان پستان برای بیماران مبتلا به سرطان شناخته شد.
این برنامه شهرت را به عنوان تنها مرکز تلفن رایگان 24 ساعته کشور که به طور کامل توسط بازماندگان سرطان پستان که مشاوران همکار آموزش دیده را تشکیل می دهند، استخدام شده است. اما سازمان همچنین سازماندهی سالانه جمع آوری کمک های مالی را در روز مادر برگزار کرد که برنامه ها و خدمات آنها را پشتیبانی می کرد. در سال 2007، Y-ME بیش از 7 میلیون دلار با نزدیک به 43000 واکر از 12 شهر به دست آورد.
تا سال 2008، 15 شهر شرکت کردند. متاسفانه، Y-ME در سال 2012 درهای خود را بست، اما میراث جمع کننده سالانه آن یک مطالعه موردی بزرگ برای برنامه ریزان رویداد غیر انتفاعی است.
بسیاری از موفقیت های جمع آوری Y-ME را می توان به یک رویکرد سازمان یافته برای برنامه ریزی اختصاص داد و ابتدا مهمترین اهداف را در نظر گرفت. لیز کلوچ، مدیر سابق سازمان رویدادهای ویژه پس از سال رکوردش در سال 2007 می گوید: "ما در حال برنامه ریزی برای نقاط مختلف در زمان برنامه ریزی است. بنابراین، ما گام هایی برای ارتقاء این نقاط بحرانی در زمان برای اطمینان از موفقیت خواهیم برد. برای مثال، در یک شهر که ممکن است یک رویداد را برای اولین بار میزبانی کنیم، باید روی تأمین مکان اطمینان و موقعیت جغرافیایی که مردم می خواهند از آن بیرون بیایند تمرکز کنیم. در پایین جاده، ما می توانیم در مورد کافی شاپ هایی که بروشورها را می اندازیم متمرکز شویم. »نگاهی به چگونگی چگونگی برگزاری چنین رویدادی در مورد Klug و تیم برنامه ریزی رویداد Y-ME.
برنامه ریزی مرحله 1: تجزیه و تحلیل اعداد
میزبانی یک رویداد اجتماعی و یا رویداد مشابه نیاز به جمع آوری چندین اهداف مختلف تشکیل دهنده دارد، اما در نهایت، انجمن یا سازمان خیریه میزبانی این رویداد این کار را انجام می دهد تا پول را برای علت خود جمع آوری کند.
بنابراین، اولین گام در برنامه ریزی رویداد بعدی وقتی رخ می دهد که رویداد فعلی پایان می یابد، اتفاق می افتد و بیشتر این کار "عدد" را احاطه می کند.
لیز کلوج توضیح می دهد: "ما بعد از این رویداد به طور دقیق نگاه کردیم. ما در مقایسه با سال گذشته در مقایسه با سال گذشته، مقایسه کردیم. ما به تجربه شرکت کننده نگاه کردیم. ما دسته های حمایت از ما را ارزیابی کردیم. ما به هر ایمیل فوری در مورد رویدادها پاسخ دادیم. "برنامه ریزان رویداد همچنین اقدامات فوری را برای اطمینان دادن به همه کسانی که در این رویداد امسال برگزار می شود، ادامه خواهند داد.
Klug همچنین به جزئیات رفته است. در ارزیابی هایش، او به همه چیز از تعداد داوطلبان که در حجم تی شرت های توزیع شده شرکت می کردند نگاه می کرد. سپس او می پرسد آیا او برای سال آینده بیشتر یا کمتر نیاز دارد.
برنامه ریزی جدول زمانی
برای کسانی که راه رفتن جمع آوری کمک های اجتماعی را سازماندهی می کنند، مهم است که بدانیم چه مراحل باید در زمان های مختلف انجام شود.
اکثر افراد غیر انتفاعی لوکس بسیاری از کارکنان و اعضای کمیته داوطلب را برای موفقیت این رویداد در اختیار ندارند. اما برنامه ریزان متوجه می شوند که باید اطمینان حاصل کنند که آنها با دفتر شهردار شهرداری و بخش عمومی کار می کنند تا رویداد را در تقویم عمومی به نمایش بگذارند.
Klug پیشنهاد می کند که اولین گام پس از تجزیه و تحلیل اعداد سال گذشته تمرکز بر استخدام شرکت های بزرگ است. اگر این رویداد یک برنامه جدید نیست، مهم است که بلافاصله پس از رویداد سال جاری، شرکت حمایت از رویداد سال آینده را کسب کند. Klug می گوید: "ما بر روی تجدید حمایت های مالی تمرکز کردیم، زمانی که گزارش مکتوب رویداد را تحویل می گرفتیم." او همچنین برای برنامه ریزان علاقه مند به سازماندهی راه رفتن به عنوان یک رویداد جمع آوری کمک می کند:
- شناسایی حامیان شرکت های بزرگ
- برنامه های تیم پیاده روی را توسعه دهید
- فعالیت های رویداد را تعیین کنید
- شروع به کار استخدام کنید
- تدارکات رویداد را پایان دهید
- رویداد را نگه دارید
- یک رویداد "متشکرم" را نگه دارید
- ارزیابی و شروع رویداد بعدی
Y-ME همچنین یک شرکت تدارکات خارجی را برای رسیدگی به بسیاری از نیازهای لجستیکی آن استخدام می کند. اما یکی از مفیدترین سیستم ثبت نام آنلاین بود.
موفقيت سيستم ثبت نام آنلاین
Y-ME به سرعت از اهمیت استفاده از وب برای ثبت نام آنلاین مطلع شد و از آن زمان به شدت از استفاده از فن آوری ثبت نام آنلاین و جمع آوری کمک های مالی استفاده کرده است.
آنها در یک سیستم مدیریت ارتباطات وابسته به اینترنت سرمایه گذاری کرده اند تا به عنوان وب سایت رقابت سال 2003 خود عمل کنند. این نوع سیستم به عنوان یک وب سایت شخصی برای داوطلبان به منظور درخواست تجدید نظر شخصی برای اهدای کمک و سایر مشاغل انجام می شود. این اطلاعات را به یک پایگاه داده واحد می برد و به عنوان ابزار برای پیاده سازی کاپیتان تیم برای تشویق اعضای خود عمل می کند.
شرکت کنندگان آنلاین از 4000 به 11،594 افزایش یافته است. کمکهای اینترنتی از 5000 تا 19،650 افزایش یافته است. تیم Y-ME معتقد است که این امر به دستیابی به هدف 2.35 میلیون دلاری کمک کرده است و به عنوان یک پاداش، تکنولوژی هزینه های اداری را حدود 20،000 دلار کاهش داد.
چنین سیستمی همچنین می تواند به عنوان یک وسیله ارتباطی مهم عمل کند که به سازمان اجازه می دهد که به پیگیری و همچنان درگیر ساختن اعضای خارج از مسابقه روز خود باشد.
گاهشمار روز رقابت
پیاده روی جامعه اغلب در صبح برنامه ریزی شده است. بسته به پیچیدگی علامت ها و مکان، برای رویداد ممکن است به طور معمول از یک هفته قبل از رویداد شروع شود، با بیشترین فعالیت دو روز قبل از پیاده روی اتفاق می افتد.
هنگامی که Y-ME برنامه ریزی برای رویداد جمع آوری سالانه خود را به طور معمول، تیم معمولا سعی محدود کردن منطقه ای که آنها پیاده روی را برگزار کرد به طوری که به مقدار قابل توجهی از زمان منابع برای اجرای وظایف عملیاتی خاص مانند خاموش کردن خیابان ها نیاز ندارد. پیاده روی آنها به طور کلی غیرقابل رقابت بود، به همین دلیل کمک می کرد که آنها نیازی به در نظر گرفتن نیازهای مورد نیاز برای محیط رقابتی رقابتی نداشته باشند.
برنامه روزانه مسابقه معمولا به شرح زیر است:
- رویداد برنامه ریزی رویداد (2.5 ساعت قبل از پیاده روی)
- داوطلب ورود به سیستم (2 ساعت قبل از پیاده روی)
- حمایت از ورود و راه اندازی (2 ساعت قبل از پیاده روی)
- ثبت نام شروع می شود (1.5 ساعت قبل از پیاده روی)
- راه اندازی خط شروع (30 دقیقه قبل از پیاده روی)
- افتتاح مراسم (10 دقیقه قبل از پیاده روی)
- مسابقه شروع می شود
- سرگرمی اصلی شروع می شود (1 ساعت بعد از پیاده روی)
- اظهارات رسمی اصلی رسمی (پس از پیاده روی نتیجه می شود؛ در ساعت مارس 1.5 ساعت)
- برنامه به طور رسمی پایان می یابد (3 ساعت بعد از پیاده روی)
- خراب شدن رویداد شروع می شود (پس از رسیدن رسمی به پایان می رسد)
نکاتی برای برنامه ریزی پیاده روی یا اجرای جامعه
برای آن دسته از سازمان هایی که علاقه مند به برگزاری یک انجمن برای اولین بار برای راه رفتن یا اجرای آن هستند، Klug چندین پیشنهاد ارائه می دهد که به ایجاد یک رویداد موفق کمک می کند.
- شروع به هدایت گرم، از جمله داوطلبان به خوبی متصل، حامیان مالی یا تیم بزرگ. تعیین نتایج قابل اندازه گیری.
- رویدادهای رقیب را در شهر / محل خود برای ارزیابی بهترین شیوه ها و زمینه های خود برای بهبود، ارزیابی کنید.
- کار با ادارات و پارک های شهرداری شهرستان برای بحث در مورد مجوز های مورد نیاز و تدارکات رویداد شما: زمان، محل، تعداد شرکت کنندگان. اطمینان حاصل کنید که برای جلسات آماده هستید.
- درک بودجه خود را و مطمئن شوید که هزینه های عملیاتی خود را به 25-30٪ برای یک رویداد جدید نگه دارید. برخی از موسسات خیریه برای 15 تا 20 درصد کل هزینه ها تلاش خواهند کرد.
- حامیان مالی برای جذب 100٪ هزینه های عملیاتی رویداد خود.