این یک کلید برای یک رویداد موفق است
یک سفارش رویداد مهمانی (BEO) چیست؟
تقریبا هر رویداد مهمی که در یک هتل یا یک رویداد مخصوص رویداد برنامه ریزی شده است، نیاز به یک رویداد ضیافت ضیافت یا BEO دارد که قراردادی است که هر جزئیات رویداد را مشخص می کند. اگر شما یک برنامه ریز رویداد هستید، می خواهید با BEO آشنا شوید تا بتوانید اطمینان حاصل کنید که تمام جزئیات به درستی پوشانده شده است.
این توافقنامه اغلب در فرم مشخص شده است که جزئیات انتخاب برای غذا و نوشیدنی، صوتی / تصویری، تنظیم اتاق، از جمله میزهای اصلی، الزامات کارکنان و سایر اقلام مربوط به رویداد شما را مشخص می کند. شامل BEO لیستی از هزینه هایی است که شما باید آن را پرداخت کنید.
این توافقنامه به احتمال زیاد شامل "بلوک" اطلاعات در زیر عنوان ها، مانند اطلاعات تماس، برنامه، برنامه غذایی و آشامیدنی، اتاق راه اندازی، صوتی تصویری، شرایط و شرایط، و بلوک های امضای.
خواندن سفارش رویداد ضیافت
در حالی که واضح است که شما باید BEO را بخوانید و با شرایط مندرج در توافق موافقت کنید، مطمئن شوید که چاپ خوب را نیز بخوانید.
اطمینان حاصل کنید که شما کاملا مطلع هستید که با چه توافقی موافق هستید، از جمله تمام هزینه ها.
بررسی کنید که در قسمت عمومی BEO مشخص شده است:
- اطلاعات تماس در محل، از جمله شماره تلفن همراه
- استفاده از فضا برای روز رویداد (بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که فضاهای ذکر شده فضاهای مورد نظر شما هستند)
- تنظیم، شروع و پایان دادن به رویداد
- تعداد مهمانان انتظار می رود
تنظیمات غذایی و آشامیدنی
بخش BEO به ترتیب غذا و نوشیدنی اختصاص خواهد یافت. شما می خواهید اطمینان حاصل کنید که موارد زیر در این بخش شرح داده شده است:
- کل منو ، از جمله تمام دوره ها
- هر آیتم در بوفه و نحوه قرار دادن هر ایستگاه در اتاق
- چگونه محل برگزاری در نظر دارد به نیازهای مهمانانی که دچار رژیم غذایی خاص (مانند رژیم های غذایی بدون گلوتن یا گیاه خواری)
- زمان سرویس
- موارد ویژه مربوط به خدمات، مانند شراب و آب درخشان در جداول
- تجزیه و تحلیل قیمت تمام مواد غذایی
- لیست کاملی از الکل، مارک های الکل و آبجو موجود در نوار
تنظیم اتاق
BEO باید کل اتاق را تنظیم کند. آن شامل:
- قرار دادن جداول
- تعداد صندلی ها در جدول
- قرار دادن ایستگاه های غذا
- محل سکونت سرگرمی (و جزئیات در مورد محل اقامت هنرمندان در صورت لزوم، از جمله ذخیره سازی تجهیزات، دسترسی به غذا و نوشیدنی، تغییر فضای و غیره)
- محل بار / ثانیه
برخی از سازمانهای غیردولتی ممکن است حتی یک نمودار از اتاق را تنظیم کنند.
صوتی تصویری و فروشندگان خارجی
توافق های صوتی و تصویری بعضی اوقات در BEO ظاهر می شود، اما از آنجا که بسیاری از مراکز خدمات A / V را به یک شخص ثالث قراردادند، ممکن است یک قرارداد جداگانه وجود داشته باشد.
اگر در BEO قرار داشته باشد، اطمینان حاصل کنید که تمام جزئیات قبل از امضای قرارداد نهایی شده است.
شرایط و ضوابط
همه قراردادها، از جمله سازمان های غیر دولتی، شرایط و ضوابطی دارند که باید آنها را رعایت کنید. قبل از امضای سند اطمینان حاصل کنید که از شرایط و ضوابط مطلع هستید. برای مثال، شرایط توافق نامه در صورت لغو چیست؟ اگر اختلافات حل شود، اگر، مثلا، مهمان لغزش و سقوط کند؟
مهم است که از هر گونه سؤال از مدیر تسهیلات بپرسید و قبل از امضاء، جزئیات را با مشتری خود تأیید کنید. هنگامی که شما BEO را امضا کرده اید، یک قرارداد اجباری است.