یک بودجه مبتنی بر صفر چیست؟
با شروع از «صفر پایه» (یعنی بدون توازن یا هزینه های انجام شده)، هر دوره در یک تقویم شرکت به طور کامل با توجه به نیازها و هزینه های آن دوره، به طور کامل برنامه ریزی شده است. این که آیا یک ماه، یک چهارم یا سالی یک دوره می تواند هر اندازه ای از زمان باشد که برای کسب و کار شما مناسب تر باشد.
در آغاز یک دوره جدید، نیازهای مالی و هزینه های موجه، ورودی اولیه برای بودجه شرکت است، صرف نظر از اینکه آیا بودجه بالاتر یا پایین تر از دوره قبلی بود یا نه. هنگامی که دوره بعدی شروع می شود، به پایه صفر بازگردید و روند را تکرار کنید.
چگونه کار می کند؟
بودجه بندی سنتی یا بودجه بندی مبتنی بر هزینه، شامل مدیریت عملیات شرکت بر اساس بودجه از دوره های قبلی است. به عنوان مثال، اگر یک شرکت پیش بینی می کند که افزایش تولید 5 درصدی به دلیل فرود مشتری جدید، به سادگی 5 درصد از بودجه را از دوره پیش از آن اضافه کند.
بودجه بندی مبتنی بر هزینه فرض می شود که تمام هزینه های قبلی برای تولید و عملیات ضروری است و با حفظ بودجه برای این توابع بدون پیش بینی بیشتر، حرکت می کند.
در بودجه بندی مبتنی بر صفر، هر هزینه باید هر دوره را توجیه کند، بنابراین هزینه های تکراری مورد بازبینی، پس از تایید، تنظیم یا قطع بر اساس ضرورت است.
و هزینه های جدید با همان توجه در بودجه بندی سنتی مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند، اما همیشه با درک این که هزینه ها باید برای بهره وری و ارزش بهینه سازی شوند.
به عنوان مثال، اگر شما یک شرکت سولوپرنر هستید که شرکت کالاهای کاغذی خلاق را خارج از منزل خود اجرا می کند، ممکن است تصمیم بگیرید که پس از تصمیم به شرکت خود بین المللی و کشتی در خارج از کشور، یک بودجه مبتنی بر صفر برای بهبود بهره وری استفاده کنید. یکی از این مناطق ممکن است هزینه های چاپ شما را تحت تأثیر قرار دهد. پس از یک بررسی جامع، متوجه شدید که می توانید هزینه های حمل و نقل اضافه را کاهش دهید و زمان چرخش را با خرید دو چاپگر جدید کاهش دهید و با استفاده از خرید عمده برای جوهر چاپگر به لطف یک همکاری جدید با تامین کننده محلی، هزینه آن را کاهش دهید. هر دوره، شما می توانید همه یا هزینه های خود را بررسی کنید تا تعیین کنید که آیا هزینه در بودجه شما با بازده ارزشمند سرمایه گذاری شما موجه است.
چگونه شروع به کار می کنید؟
مراحل شروع روش بودجه بندی مبتنی بر صفر ساده هستند:
- هدف خود را شناسایی کنید آیا شما امیدوارم درآمد 10 درصد افزایش یابد؟ آیا می خواهید هزینه ها را با 2 درصد کاهش دهید؟ هدف شما باید در مدت زمانی که انتخاب کرده اید قابل اندازه گیری و قابل اندازه گیری باشد.
- در نظر بگیرید که چگونه می توانید این هدف را انجام دهید. چه چیزی در زرادخانه خود دارید که می تواند برای تنظیم هزینه ها، بهره وری یا منابع برای رسیدن به هدف خود استفاده شود؟
- گزینه های خود را از مرحله 2 مرور کنید. آیا اجرای یک کار به شما کمک می کند تا به هدف خود برسید؟ آیا شما نیاز به پیگیری چندین دوره اقدام دارید؟ و اگر چنین است، آیا آنها را به طور جداگانه در طول زمان و یا همه در یک بار رول؟
- اهداف جدید خود را اولویت بندی کنید و هزینه های لازم برای پیاده سازی را مستند نمایید.
- تمام هزینه ها و هزینه های لازم برای این دوره آینده را در هر جنبه ای از کسب و کار خود (یا بخش ای که قصد دارید آن را با هدف خود سازگار سازید) ارزیابی کنید. هزینه های لازم را برای وظایف جدید (ها) که در مرحله 4 ثبت کرده اید، شامل کنید.
- اگر ارزیابی با تایید شما موافق باشد و تمام هزینه ها توجیه شده باشد، در اجرای پیگیری و با بودجه خود پیگیری کنید.
- در پایان دوره، اندازه گیری های خود را بررسی کنید و تعیین کنید که آیا هدف خود را برآورده کرده اید. آیا پیاده سازی هموار بود؟ اگر اشتباهاتی صورت گرفته باشد، آیا می خواهید با دوره ای در دوره بعدی تنظیم و حرکت کنید؟ یا وظیفه (ها) را به طور کامل متوقف کنید؟
- ابتدا در مرحله 1 در آغاز یک دوره جدید شروع کنید.
چرا برای شما مناسب است؟
با توجه به ساختار دقیق آن، بودجه بندی مبتنی بر صفر به صاحبان کسب و کار اجازه می دهد استراتژی های جدید را برای یک دوره زمانی بدون ترس از از دست دادن پایداری در نظر بگیرند. اغلب به صورت ناقص راه اندازی می شود، این فرایند صاحبان کسب و کار را قادر می سازد تا عملا به برنامه های اجرایی خود غرق شوند و از افزایش بودجه خودرو جلوگیری کنند که ممکن است بازده سرمایه گذاری را برای دوره های طولانی نشان نمی دهد.
یکی دیگر از مزایای این روش مدیریت کسب و کار این است که می تواند به طور موثر هزینه های عملیات روزانه را کاهش دهد. منابع اختصاص داده می شود تنها زمانی که آنها مورد نیاز است، کاهش تلفات و اضافه کاری، در حالی که افزایش ارتباط بین بخش هایی که نیاز به هماهنگی بهتر برای صرفه جویی در بودجه اختصاص داده است.
چرا برای شما مناسب نیست؟
این درست است که این روش می تواند هزینه های عملیاتی کمتری را برای کسب و کارهای بزرگ منجر شود، اما اغلب به این معنی است که ادارات تولید کننده غیر درآمد می توانند کوتاه مدت یا کمبود مالی داشته باشند. در مواردی که برخی از مناطق بودجه خود مانند تولید و یا فروش هزینه های خود را به راحتی توجیه می کنند، دیگر ویژگی های لازم مانند خدمات مشتری یا تحقیق و توسعه ممکن است زمان دشوارتری را برای توجیه هزینه های خود از حد پایین تر بیاموزند.
یکی دیگر از ضعف های بودجه بندی مبتنی بر صفر، می تواند زمان مصرف در مقایسه با بودجه بندی مبتنی بر هزینه یا بودجه بندی مبتنی بر فعالیت باشد. این به خصوص برای شرکت های بزرگ، درست است، اما برای صاحبان کسب و کار کوچک نیز صدق می کند. هر دوره زمانی که هر عنصر ضروری را توجیه می کند، می تواند کارآمدی و استفاده ناکارآمد از وقت شما باشد.
از کجا می توانم آن را بگیرم؟
صرف نظر از اندازه شرکت شما، بودجه بندی مبتنی بر صفر نیازمند نگاهی دقیق تر به آنچه ارزش در فرآیند شما را در اختیار دارد، بررسی می کند. اگر چه وقت گیر است، این روش زمانی است که به درستی مورد استفاده قرار می گیرد، که می تواند منجر به پایداری بیشتر و رشد متعادل شود.
در نهایت، هر کارآفرینی که تصمیم به استفاده از بودجه بندی مبتنی بر صفر برای عملیات خود می کند، اهمیت سرمایه گذاری زمان و منابع را برای هدایت کارایی و ارزش کسب و کار خود اهمیت می دهد.