چگونه کسب و کار کوچک شما را مجاز و رشد دهیم
با گذشت زمان، مالک مالکیت کوچک که همچنان به همه کارهای خودش ادامه می دهد، نقطه ضعف موفقیت شما را می کشد. تا زمانی که تیم توسعه یابد و برخی از وظایف روزانه و مسئولیت های مدیریت کسب و کار اعطا شود، کسب و کار نمیتواند رشد کند و صاحب کسب و کار احتمالا بیش از حد گسترش یافته و بسیار ناامید خواهد شد.
تصمیمات و فرایندهای زیادی وجود دارد که در مورد زمان ایجاد یک تیم و هیئت نمایندگی در نظر گرفته شود و گام هایی برای پیشبرد آن در این فرآیند وجود دارد تا آن را موثرتر کند. در اینجا هفت راهنمایی برای هیئت مؤثر است تا شما را در مسیر درست قرار دهیم.
1. ابتدا نیازهای شما را تجزیه و تحلیل کنید
دانستن اینکه چه چیزی باید اعطا کند و چه کسی در تیم شما نیاز به انجام آن به طور موثر داشته باشد، نیازمند یک تصویر واضح از همه چیز است که روی صفحه خود دارید. بهترین راه برای فهمیدن زمانی که وقت خود را می گذرانید، به خصوص زمانی که به جایی نمی روید، با ردیابی زمان خود - تمام وقت خود را برای هر دو کار قابل پرداخت و غیر قابل پرداخت.
اگر شما در طول روز کاری خود پیگیری کردید، من شرط می بندم که شما شگفت زده خواهید شد تا ببینید که وقت شما چه زمانی است و چه زمانی بزرگترین زمان خود را از دست می دهد. این تنها می تواند یک ابزار قدرتمند برای شناسایی وظایف بالقوه برای نمایندگی و حتی وظایف برای از بین بردن کسب و کار شما باشد.
2. گزینه های خود را کاوش کنید
نمایندگی می تواند انواع مختلفی داشته باشد و هر گزینه به کسب و کار شما و نیازهای شما بستگی دارد. مؤثرترین سیستم اجرایی یکی است که شما می توانید اعتماد کنید و به رشد و تغییر نیازهایتان رشد و تغییر می کند.
دو مورد از رایج ترین گزینه های هیئت مدیره شامل استخدام یک کارمند و برونسپاری به یک پیمانکار مستقل مانند یک دستیار مجازی می شود .
در هنگام تصمیم گیری بین یک کارمند و یک قراردادی مستقل، اهمیت زیادی وجود دارد.
3. سند همه چیز
قبل از اینکه حتی هیئت مدیره را شروع کنید، باید تمام اطلاعات، دانش و فرایندهایی را که کسب و کارتان را مانند یک ماشین به خوبی روغن زده می کنید، ردیابی کنید. این ممکن است یک چالش باشد زیرا احتمالا در مورد این داده ها اغلب فکر نمی کنید. شما فقط انجام آنچه باید انجام شود. اما داشتن مستندات جامع و واضح ضروری است تا به طور موثر نمایندگی نماید.
به طور کلی، تمام فرآیندها و سیستم های شما باید یک خلاصه کتبی مشخص داشته باشند تا هر عضو آینده تیم شما بتواند به آنجا بروید و مکان را ترک کنید. این اسناد فرایند و سایر اطلاعات مورد نیاز باید در یک مکان مرکزی قرار گیرد که توسط همه قابل دسترسی باشد.
4. برنامه تخصیص اولویت بندی شده را توسعه دهید
پس از آنکه فرایندهای شما مستند شده اند و یک سیستم برای به اشتراک گذاشتن این اطلاعات ایجاد کرده اید، باید از طریق اولویت های هیئت مدیره عالی خود فکر کنید و نحوه اختصاص، پیگیری و مدیریت کارهای منتخب را اختصاص دهید.
ابتدا اولویت های بزرگترین اولویت را در نظر بگیرید. با پاسخ دادن به این دو سؤال ساده می توانید لیستی از آیتم های منتخب بالقوه با اولویت بالقوه را شناسایی کنید:
- آیا این باید اکنون تکمیل شود؟
- آیا من باید خودم این کار را انجام دهم یا می توانم شخص دیگری باشم؟
5. از فناوری استفاده کنید
فناوری میتواند هیئت را آسان کند و تیم را به چالشهای مختلفی برساند. و همه تیم ها می توانند از استفاده از تکنولوژی بهره مند شوند، چه در مورد اشتراک گذاری فایل، برنامه ریزی و یا حتی در فرصت های آموزشی آنلاین.
اگر شما در حال ایجاد یک تیم مجازی با اعضای مختلف در نقاط جغرافیایی مختلف، تکنولوژی می تواند احساس کنید که تمام اعضای تیم خود در همان اتاق نشسته اند. قبل از اعطای مجوز فناوری که قبل از اعطای آن به شما در دسترس شما است، کاوش کنید تا بتوانید یک سیستم ایجاد کنید که باعث به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری آسان شود.
6. ارتباط خوب و اغلب
ارتباطات خوب برای هر نوع تیم حیاتی است. بدون آن، یک تیم وجود ندارد. هنگامی که به هیئت مدیره موثر می آید، ارتباط نه تنها باید واضح، مختصر و سازگار باشد، بلکه شما باید مطمئن شوید که هر عضو تیمی به همان اطلاعات دسترسی داشته باشد.
یکی از راه های انجام این کار، برنامه ریزی جلسات رو به جلویی و یا کنفرانس های تلفنی متمرکز بر تیم است ، اگر اعضای تیم شما در مکان های مختلف قرار داشته باشند. این جلسات باید بر همکاری، اشتراک اطلاعات و تدوین تیم تمرکز شود. همچنین مهم است که در بین جلسات تیمی برای پاسخ دادن به سوالات، ارائه راهنمایی و کمک به حل مشکالت در صورت لزوم باقی بمانید.
7. اعتماد را تقویت کنید
اعتماد یکی از مهمترین عوامل زمانی است که به هیئت مدیره می آید و در هر دو جهت می رود. شما باید اعتماد کنید که اعضای تیم شما کارهایی را که مسئول هستند انجام می دهند، و اعضای تیم شما باید اعتماد کنند که شما همه اطلاعاتی را که لازم دارید برای انجام این کار به آنها داده می شود و زمانی که آنها برای آنها پشتیبان گیری می کنند لازم است
شما می توانید یک تیم بر اساس اعتماد ایجاد کنید:
- احترام به یکدیگر
- گوش دادن و شنیدن آنچه دیگران می گویند
- تمرکز بر ارتباط سازگار
- گفتن آنچه شما انجام می دهید و انجام آنچه که می گویند
- راستگو بودن
هیئت مدیره موثر می تواند پاسخ به صاحب کسب و کار کوچک با چالش برانگیز است که در حال تلاش برای یافتن زمان برای رشد کسب و کار خود است. و هنگامی که شما اقدامات خود را برای یک روند هیئت اجرایی موثر تنظیم می کنید، نه تنها وقت خود را صرف تمرکز بیشتر بر فعالیت های مهم کسب و کار خود می کنید، بلکه از بعضی از فشار ها همواره همه چیز را خودتان را از بین می برید.