چگونه برای ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد برای کسب و کارهای کوچک
برای بسیاری از کسب و کارها، تمرکز مدیریت اسناد در سازمان و ذخیره سازی مدارک است. آنها می خواهند بتوانند اسناد را به صورت سازماندهی و ایمن ذخیره کنند که همچنان اجازه می دهد اسناد به آسانی پیدا شوند.
این مقاله به شما نشان می دهد چگونه یک سیستم مدیریت اسناد ایجاد کنید که دقیقا همان کاری را انجام می دهد.
اگر شما "مدیریت اسناد" را به هر موتور جستجو تایپ کنید، لیست های طولانی "راه حل های مدیریت اسناد" را خواهید دید، بسیاری از نرم افزارها یا برنامه هایی که مزایای استفاده از یک دفتر بدون کاغذ را تبلیغ می کنند.
با این حال، نرم افزار یا برنامه های مدیریت اسناد برای بهبود کارایی کسب و کار شما از فایل های الکترونیکی طراحی شده اند . مشکل این است که بسیاری از کسب و کارهای کوچک باید با مخلوطی از داده های قدیمی در فایل های کاغذی و الکترونیکی برخورد کنند - و در برخی موارد، نسبت داده های کاغذی بسیار بزرگتر است.
یک راه حل برای مشکل داشتن یک محیط داده مخلوط، استفاده از یک سیستم تصویربرداری سند برای تبدیل تمام اسناد کسب و کار به فرم الکترونیکی است. اما برای بسیاری از کسب و کارهای کوچک هزینه بسیار زیاد است.
خبر خوب این است که شما می توانید اصول یک سیستم مدیریت اسناد را بدون خرید نرم افزار خاص و یا رفتن از طریق تصویربرداری سند عمده فروشی قرار دهید.
سیستم لازم نیست پیچیده باشد؛ شما فقط باید وقت خود را صرف برنامه ریزی و اجرای آن کنید.
چگونه یک سیستم مدیریت اسناد ایجاد کنیم
راه اندازی یک سیستم مدیریت اسناد شامل سه مرحله می شود.
- ایجاد یک طرح مدیریت اسناد
- اجرای طرح مدیریت اسناد
- و پیگیری از طریق
گام اول، ایجاد این طرح، شامل پاسخ دادن به این چهار سوال می شود:
قوانین برای ایجاد اسناد چیست؟
صورتحسابها ، نامه های یادآوری پرداخت، بروشورهای فروش، ایمیل، ترازنامه ها ، صفحات گسترده، گزارش ها - همه شرکت ها در حال انجام و پیگیری کسب و کار انواع اسناد را ایجاد می کنند. و برای نگهداری همه چیز سازماندهی شده، تمام کسب و کارها باید قوانینی برای ایجاد اسناد ایجاد کنند.
به عنوان مثال، آیا برای برخی از اسناد کسب و کار استاندارد شما، مانند نامه ها و فاکتورها، و در کجا قرار دارند، آیا در خانه وجود دارد؟
آیا راهنمای سبک در خانه وجود دارد که باید دنبال شود؟
آیا اسناد جدید باید تاریخ و / یا زمان تایید شده باشد؟
برای به اشتراک گذاری یا بررسی اسناد چه روش هایی باید دنبال کنید؟
برای برخی از کسب و کارهای کوچک، تنها نکته در مورد ایجاد سند مهم است که در آن قالب ها برای اسناد کسب و کار مختلف و نحوه استفاده از آنها وجود دارد. اما اگر ایجاد سند در کسب و کار شما شامل افراد مختلفی با همکاری، بررسی یا به روز شدن اسناد می شود، لازم است کمی وقت صرف کنید تا تصمیم بگیرید چگونگی انجام این کارها برای اطمینان از کارایی و سازگاری انجام شود.
چگونه اسناد را ذخیره کنیم؟
در واقع دو جنبه برای این سوال وجود دارد.
اولین مورد شامل جنبه های فیزیکی ذخیره سازی است. حتی اگر کسب و کار کوچک خود را در حال نگهداری اسناد در کابینت ثبت، هزینه های مربوط به ذخیره سازی وجود دارد؛ نه فقط هزینه کابینت های خودپرداز، بلکه هزینه زمانی که شما و / یا کارکنان خود فایل را اسناد می نویسید و یا آنها را بازیابی می کنید. در حقیقت، بزرگترین هزینه مربوط به ذخیره سازی، برای اکثر شرکت های کوچک، احتمالا هزین وقت تلف شده است زمانی که مردم به دنبال اسناد هستند.
جنبه دوم ذخیره سازی اسناد سازمانی است؛ چگونه اسناد ثبت شود؟ کلید ثبت اسناد پیاده سازی پرونده های مدیریت پرونده خوب است.
شما همچنین باید بدانید که چگونه اسناد را بایگانی می کنید. چطوری فایل هایی را که از تاریخ گذشته هستند یا فقط آماده می شوند تا در سیستم مدیریت سند خود به سمت عقب منتقل شوند، مدیریت کنید؟
به عنوان مثال، در ابتدای هر سال، من از طریق فایل های مربوط به کارهای مختلف بر روی کامپیوتر خودم می گذارم، مواردی را که دیگر در حال جاری نیستند، از بین می برم و پوشه های جدید با برچسب سال و یا موضوع ایجاد می کنم، فایل های متحرک را به صورت مورد نیاز.
همین کار را می توان با فایل های کاغذ انجام داد. اسناد قدیمی قدیمی (قدیمی) را از پوشه و برچسب فایل حذف نمیکنید و یک عنوان جدید را با «قدیمی» ایجاد کنید. برخی از نرم افزار گزینه های آرشیو خودکار را ارائه می دهد. به عنوان مثال مایکروسافت چشم انداز، به شما اجازه می دهد تا ایمیل قدیمی را آرشیو کنید.
چگونه می توان اسناد بازیابی را ساده کرد؟
این سوال قلب سیستم مدیریت اسناد شماست. در یک نظرسنجی که توسط Leger Marketing برای Xerox Canada انجام شد، صاحبان و مدیران SMB کانادا به طور متوسط گفتند که در سال برای مدیریت و ذخیره اسناد و هزینه یک ساعت در روز برای جستجوی این اسناد (globeandmail.com) هزینه 2،152 دلار در هر سال هزینه می شود.
یک بار دیگر، شیوه های ثبت نام خوب میتوانند راه حل مشکل را حل کنند. مرور مقالات مدیریت داده در این سایت شروع به فعالیت خواهید کرد. برای مثال، اگر شما چیزهایی مانند کنترول نامگذاری سختگیرانه را دنبال کنید، برای مثال اسناد بسیار آسانتر است.
و اگر شخصی هستید که مالک انفرادی یا صاحب کسب و کار با کارکنان است ، توصیه میکنم که یک لیست موقعیت فایلها را ایجاد کنید ، که به کاربران یادآوری میکند که انواع فایلها به چه صورت است و جایی برای پیدا کردن اسناد خاص. اگر کسب و کار شما مانند بیشتر باشد، به یاد داشته باشید که آیا فایل در سیستم کامپیوتری شما، سرور داخلی، در ابر و یا در صورت کاغذی در یک محل فیزیکی مانند کابینت پرینت ثبت خواهد شد یا خیر. به عنوان مثال، فرض کنید که شما از تصاویر، ویدیو یا حتی عکس های کاغذی در کسب و کار من استفاده می کنید. یک ورودی در لیست فایلهای فایل شما ممکن است:
تصاویر دیجیتال / ویدئو: کامپیوتر (یا سرور) - درایو E: / عکس - فایل در پوشه موضوع مناسب
عکس های کاغذی: کابینت 3 - عکس - آلفای موضوع
شبکه های مشترک یا درایوهای ابر باید با توجه به محتویات برچسب های کابینت های جعبه ای برچسب گذاری شوند.
چگونه می توانیم اسناد ما را امن نگه داریم؟
اولین خط دفاع برای امنیت اسناد به لحاظ جسمی، حفظ و نگهداری محل کسب و کار خود است. تمام کسب و کارها نیاز به سیستم های امنیتی مانند سیستم های زنگ خطر دارند، حتی اگر از سیستم عامل های خانگی استفاده می شود .
بنگاهها ممکن است نیاز داشته باشند یا مایل به سرمایه گذاری در سایر دستگاه های امنیتی مانند پنجره ها / کوره ها، دوربین های امنیتی و / یا خدمات گشت زنی باشند. شما می توانید هر زمان که بخواهید رمزهای عبور و رمزگذاری فایل ها را در تلاش برای محافظت از فایل های الکترونیکی خود صرف می کنید، اما مهم نیست که فرد بتواند به کامپیوتر خود سرقت کند و به کامپیوتر شما سرقت کند.
تمام کابینت های ضبط باید قفل باشند و پس از ساعت های کاری قفل شده باشند (و در هنگام ناهار قفل شده اند، اگر هیچ کس قابل اطمینان بودن در نزدیکی آن نباشد).
روش های امنیتی عمومی برای اسناد الکترونیکی شامل پشتیبان گیری اسناد به طور مرتب و نگه داشتن پشتیبان گیری اسناد در جایی غیر از همان دیسک سخت که در آن اسناد اصلی واقع شده است. خارج از سایت بهتر است که در برابر داشتن داده های کسب و کار خود از بین بردن در اثر بلایای طبیعی محافظت شود - یکی دیگر از دلایلی که چرا ابر برای کسب و کار ایده آل است .
کسب و کارهای کوچک با همکاران یا کارمندانی که یک شبکه کامپیوتری مشترک دارند ممکن است بخواهند برخی از دسترسی کاربران را محدود کنند تا بتوانند فقط برخی از منابع شبکه را استفاده یا مشاهده کنند. به عنوان مثال، شما ممکن است دایرکتوری به اشتراک گذاشته شده شبکه یا ابر داشته باشید که «حسابداری» دارد که دسترسی به مدیریت محدود است. حتی اگر یک کاربر مجاز به دسترسی به یک منبع باشد، مانند یک برنامه، اسناد خاص می تواند با رمز محافظت شده باشد. محتویات اسناد همچنین می تواند رمزگذاری شود، و آنها را فقط برای افرادی که دارای کلید رمزگذاری مورد نیاز هستند، در دسترس داشته باشند.
سرقت کارکنان یکی دیگر از تهدیدات امنیتی داده است. کسب و کارهای کوچک با کارکنان بایستی بررسی واقعی را انجام دهند و چک های پس زمینه را برای کارکنان در نظر بگیرند.
پیاده سازی سیستم مدیریت سند شما
هنگامی که شما طرح مدیریت سند خود را با پاسخ دادن به سوالات بالا ایجاد کرده اید، آماده اجرای آن هستید، اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان شما جزئیات سیستم مدیریت اسناد کسب و کار شما را می دانند و در هنگام ایجاد، ذخیره و بازیابی اسناد پیگیری می کنند.
همچنین باید اطمینان حاصل کنید که هر کسی که به اسناد موجود در سازمان شما دسترسی پیدا می کند و از اسناد استفاده می کند، انجام می شود، مانند نامگذاری و ذخیره اسناد مناسب. چک کردن نقطه به طور منظم برای تست اینکه آیا فایل های خاص را می توان به راحتی یافت و برای محافظت در برابر اشتباه دروغ.
شما می توانید سیستم مدیریت اسناد را در یک روز تنظیم کنید، اما پیاده سازی آن به طور مداوم در طول زمان، کلید موفقیت آن خواهد بود. پاداش ها عظیم هستند - قادر به پیدا کردن آنچه شما می خواهید برای پیدا کردن زمانی که شما آن را می خواهم و آرامش ذهن است.