نکاتی برای پاسخگویی به تلفن برای پیروزی کسب و کار
1) قبل از حلقه سوم، تمام تماس های تلفنی ورودی را پاسخ دهید.
2) هنگام پاسخ به تلفن، گرم، مشتاق و حرفه ای باشید .
صدای شما در تلفن گاهی اوقات تنها تصور شرکت شما است که تماس گیرنده دریافت می کند.
3) هنگام پاسخ دادن به تلفن، صمیمانه از تماس گیرندگان خوش آمدید و بلافاصله خود و سازمان خود را شناسایی کنید. بگو، به عنوان مثال، "صبح بخیر. Cypress Technologies. سوزان صحبت کردن. چطور ممکن است به شما کمک کنم؟" هیچ کس نباید بپرسد که آیا آنها به چنین و چنان کسب و کار رسیده اند.
4) بطور واضح، صدا را به صورت متوسط حفظ کنید و هنگام پاسخ دادن به تلفن به آرامی و واضح صحبت کنید تا تماس گیرنده بتواند به راحتی شما را درک کند.
( سخنرانی آزاد من برای موفقیت آنلاین ecourse به شما می آموزد که چگونه به صحبت حرفه ای تر.)
5) هنگام پاسخ دادن به تلفن، زبان خود را کنترل کنید. از زبان عامیانه یا کلمات کلیدی استفاده نکنید به جای گفتن "OK" یا "بدون مشکل"، به عنوان مثال، می گویند "قطعا"، "خیلی خوب" یا "همه چیز". اگر شما فردی هستید که هنگام صحبت کردن از پرکننده ها استفاده می کنید، مانند "uh huh"، "um" یا عباراتی مانند "like" یا "you know"، خودتان دقت خود را تمرین کنید تا از آنها استفاده نکنید، زمانی که در تلفن صحبت می کنید .
( بیشتر بدانید در مورد مشکل گفتاری استفاده از پرکننده ها و چگونگی حل مشکل .)
6) صدا و واژگان خود را هنگام پاسخ دادن به تلفن، حتی در روز "پایین"، مثبت بدانید. به عنوان مثال، به جای گفتن، "من نمی دانم"، بگو، "اجازه بدهید من در مورد آن برای شما پیدا کنید."
7) پیام های تلفنی را به طور کامل و دقیق بشنوید.
اگر چیزی است که شما نمی فهمید و یا نمی توانید طلسم، مانند نام خانوادگی فرد، وجود دارد، از تماس گیرنده بخواهید آن را تکرار یا آن را برای شما طلسم کند. سپس اطمینان حاصل کنید که پیام به گیرنده در نظر گرفته می شود.
8) در طول یک روز کاری، تمام تماس های تلفنی خود را پاسخ دهید. من نمی توانم این را به اندازه کافی تأکید کنم. به یاد داشته باشید پرنده اولیه؟ تماس گیرنده زود هنگام می تواند قرارداد ، فروش ، مشکل را حل کند ... و تأثیر مطلوب کسب و کار شما را که می خواهید در آن گردش کنید، تقویت کنید. چندین چیز باعث می شود تماس گیرندگان تلاش کنند تا بیشتر از تماس های غیرقابل برگشت به کسب و کار شما دسترسی پیدا کنند.
9) همیشه از تماس گیرنده بپرسید اگر درست است که او را هنگام پاسخ دادن به تلفن در حالت تعلیق قرار دهید و افراد را در حالت تعلیق قرار ندهید. هر 30 تا 45 ثانيه را با گزارشهاي پيشرفته تماس ميدهيد. در صورت امکان امکان انتخاب آنها وجود دارد، مانند "این خط هنوز مشغول است. آیا شما همچنان به نگه داشتن یا باید ________ شما را به عقب برگردانید؟"
10) از تلفن بلندگو استفاده نکنید مگر اینکه مطلقا ضروری باشد. تلفن های اسپیکر به تماس گیرنده این تصور را می پذیرند که شما به طور کامل بر تماس او متمرکز نیستید و او را به این فکر کنید که تماس او خصوصی نیست. تنها زمان استفاده از یک بلندگوی تلفنی زمانی است که شما بیش از یک نفر را در مکالمه در پایان خود قرار دهید. قبل از اینکه شما آن را انجام دهید، از تماس گیرنده بپرسید.
11) اگر از پیام صوتی یا پاسخ دهنده برای پاسخ دادن به تماس استفاده می کنید، زمانی که نمی توانید آن را انجام دهید، اطمینان حاصل کنید که یک پیغام حرفه ای ضبط شده است، همان کار را به عنوان نوک شماره 3 انجام می دهد، و قبل از اینکه سوابق پیام های خود را به روز رسانی پیام صوتی خود را به عنوان مورد نیاز به عنوان مثال، اگر کسب و کار خود را برای تعطیلات بسته شود، پیام خود را به صورت صوتی به روز کنید و بگویید وقتی کسب و کار شما دوباره باز شود.
12) آموزش هر کس دیگری که به تلفن پاسخ دهد به همان شیوه ای پاسخ دهد، از جمله سایر اعضای خانواده اگر شما در حال کار بر روی یک کسب و کار مبتنی بر خانه هستید. در مورد نحوه پاسخگوی تلفن های همراه خود با تماس گرفتن و بررسی اینکه آیا به طور حرفه ای پاسخ داده شده است، بررسی کنید. اگر آنها تست را تحویل ندهند، به این لیست "چگونه به تلفن پاسخ" را با آنها بسپارید تا اطمینان حاصل کنید که هر کس در کسب و کار شما می داند چگونه به درستی به تماس های تلفنی پاسخ دهد.
همچنین ببینید:
نکات مدیریت زمان برای تماس های تلفنی ورودی
10 راه برای دریافت کلمات مثبت برای دهان برای کسب و کار شما
10 راه ارزان برای ارتقاء کسب و کار شما