آیا کسب و کار کوچک شما باید بی کاغذ باشد؟

نگاهی به مزایا و معایب یک دفتر بدون کاغذ

بیشتر و بیشتر کسب و کارهای کوچک بدون کاغذ می روند. تکنولوژی جدید و در حال تغییر به ما ابزارهایی نیاز داریم که کابینت های پر سر و صدا را به فرمت دیجیتالی سازماندهی منتقل کنند. اما این بدان معنا نیست که بی کاغذ کردن آسان است و یا تصمیم درست برای هر کسب و کار کوچک است.

در اینجا یک نگاه به مزایا و معایب یک دفتر بی کاغذ برای کمک به شما در تصمیم گیری در مورد رفتن به کاغذ بدون کاغذ یک تصمیم هوشمند برای کسب و کار کوچک شما است.

مزایای یک دفتر بدون کاغذ

1. محیط زیست - براساس گزارش روزانه سبز ، مقاله 25 درصد زباله های زباله را در بر می گیرد و اگر ایالات متحده تنها 10 درصد کاغذ را بر روی کاغذ استفاده کند، از انتشار 1.6 میلیون تن گازهای گلخانه ای جلوگیری خواهد کرد. و این فقط برای کاغذ است، بدون توجه به تولید و دفع کارتریجهای جوهر و انرژی مصرفی چاپگرها. رفتن بدون کاغذ یک تصمیم آگاهانه محیطی است.

2. مقرون به صرفه - همانطور که مزایای یک دفتر بدون کاغذ برای محیط زیست وجود دارد، مزایای برای بودجه کسب و کار کوچک نیز وجود دارد. فکر کنید که چقدر هزینه هر ماه در کاغذ، جوهر، پستی و سایر منابع که از یک دفتر کاغذ سنگین پشتیبانی می کنند فکر کنید. سپس، فضای مورد نیاز برای ذخیره تمام فیزیکی و اسناد واقعی خود را در نظر بگیرید. این می تواند بسیار پرهزینه باشد با گذشت زمان، رفتن بدون کاغذ می تواند باعث صرفه جویی زیادی برای کسب و کار کوچک شما شود.

3. دسترسی آسان - بی کاغذ بودن یعنی همه مدارک مهم شما دیجیتالی می شوند. شما می توانید آنها را به ابر و یا آنها را از طریق نرم افزار دسک تاپ از راه دور دسترسی، به شما توانایی کار از دفتر تلفن همراه و یا در هر نقطه برای آن ماده، و ماندن مولد است.

4. سازمان فایل - اگر تا به حال وقت تلف شده است از طریق یک کابینه ضبط ناسازگار و یا دسته های کاغذ برای پیدا کردن آنچه که شما دنبال آن هستید، می دانید که چگونه مدارک کاغذی سنگین می تواند برای مدیریت باشد.

هنگامی که یک دفتر بدون کاغذ ایجاد می کنید، یک سیستم فایل دیجیتال ایجاد می کنید که در طول زمان سازماندهی، جستجو و نیشگون گرفتن آسان تر است. این باعث می شود که یک روند دردناکی در پیدا کردن یک سند آسان به عنوان انجام جستجو بود.

مضرات یک دفتر بدون کاغذ

1. شکست سیستم - دیجیتال ممکن است دسترسی سریع، اما همچنین به معنی از دست دادن سریع است. در صورتی که سیستم شما سقوط کند، چه اتفاقی می افتد به تمام اسناد کسب و کار شما که به طور محلی بر روی کامپیوتر شما ذخیره می شود. شما می توانید همه چیز را از دست بدهید. برای هر کسب و کار کوچک و مخصوصا آنهایی که بدون کاغذ هستند، مهم است که سیستم پشتیبان گیری و حفاظت از اطلاعات خارج از سایت داشته باشد.

2. امنیت - فایل های دیجیتال را نمی توان با یک قفل در کابینت فایل یا درب دفتر محافظت کرد، بنابراین امنیت اسناد و اطلاعات حساس نگرانی جدی برای دفاتر بدون کاغذ است. راه حلها عبارتند از رمزگذاری، سرورهای محلی و دسترسی محدود شده، که همه هزینه و مزایای خود را دارند. به علاوه، مهم است که ماهیت برخی از کسب و کارها و حساسیت مواد به صورت روزمره (به حسابداری خود فکر کنید) را صرفا به خودتان بیفزایید.

3. پروسه های بازنگری - بخشی از انتقال به یک دفتر بدون کاغذ شامل بازنگری تمام فرایندهای عملیات فعلی شما و پیدا کردن گزینه های مناسب می شود.

برای مثال، ممکن است لازم باشد از یک سرویس امضاء الکترونیکی، صورتحساب آنلاین و خدمات پرداخت و سایر برنامه های کاربردی استفاده کنید که نیاز به اسناد فیزیکی را جایگزین می کنند. همه کارکنان شما نیز باید در سیستم جدید آموزش ببینند، در حالی که در محل کار خود هستند.

4. زمان فشرده - رفتن بدون کاغذ یک فرایند یک شبه نیست؛ عوامل بسیاری در نظر گرفته شده است. زمان لازم است تا تمام دلایل خروج از دنیای کاغذ را پشت سر بگذاریم و به همان اندازه که همه تغییرات را در عملیات خود انجام می دهیم که از کاغذ بدون کاغذ استفاده می کنند.

تصمیم به رفتن بدون کاغذ، چیزی است که از کسب و کار به کسب و کار متفاوت است، و قطعا یک تصمیم جهانی است که برای هر شرکت مناسب است. مهمترین بخش تصمیم گیری در مورد بی کاغذ بودن، انجام تحقیقات شماست تا بتوانید تصمیم بگیرید که آیا مزایای چالش ها بیشتر از چالش است یا خیر.

سپس، یک فرایند سیستماتیک ایجاد کنید که نه تنها سود شما را برای کاغذ بدون کاغذ به ارمغان می آورد، بلکه همچنین به افزایش بهره وری خود در یک زمان کمک می کند.