از همه اینها، برنامه ریزان جلسات نیاز به درک دقیق از اعداد غذا برای اطمینان از کیفیت غذا و جلوگیری از هزینه های مجازات. در زیر فهرستی از چهره های برجسته و شرایطی است که با آن آشنا می شوید.
تعداد تخمینی
این تعداد مهمانهایی است که در ابتدا طرحهای رویداد خود را در اطراف خود ساختید. تعهد واقعی با شمارش برآورد شده وجود ندارد، زیرا بیشتر از "تعداد کار" است که برای تخمین هزینه ها و نیازهای کارکنان استفاده می شود.
شمار انتظار
شمارش مورد انتظار دو یا سه هفته پیش از یک رویداد ارائه می شود. این نشان دهنده یک تعداد دقیق تر از مهمانان پیش بینی شده است، و به ترتیب با تعداد نهایی قرارداد مرتبط است. هر عملیات غذا سیاست های خود را برای شمار انتظار می رود، اما به طور کلی، باید بیش از 15 درصد از شمارش نهایی را نادیده نگیرد.
تعداد نهایی / تعداد تضمین شده
این تعداد غذای مهمان است که شما برای آن پرداخت خواهید کرد، و همچنین نشان دهنده تعدادی از مکان تنظیم تیم غذا در داخل اتاق است.
هر گونه تغییری که به این شماره پس از تاریخ انجام شده انجام می شود، می تواند جریمه یا هزینه های دیرین داشته باشد. بنابراین، مهم است که برنامه ریزان یک تاریخ RSVP را که قبل از مهلت تضمین می آید تعیین کند.
درصد قطره
دو قطره برای کاهش درصد وجود دارد. برای اولین بار از طریق غذا محاسبه می شود تا میزان شمارش نهایی شما از شمارش مورد انتظار کاهش یابد.
اگر درصد بیش از حد بزرگ باشد (بیش از 20٪)، ممکن است مبلغ مجاز برای پرداخت هزینه های مربوط به کارکنان و سفارشات عرضه شود. برنامه ریزان از درصد قطره استفاده می کنند تا برآورد کنند که چه تعداد از "هیچ نمایش" انتظار می رود. میزان افت 2 درصدی در مورد رویدادهای پرداخت شده و یا پرداخت شده است. این میانگین می تواند برای رویدادهایی که آزاد هستند بیش از 5٪ صعود کند. همانطور که می توانید تصور کنید، شرکت کنندگان احتمال بیشتری برای نشان دادن زمانی که پول در یک رویداد سرمایه گذاری می کنند نشان می دهد .
کارت های غذا
برخی از برنامه ریزان بیش از یک غذا را در وعده های غذایی رسمی ارائه می دهند و این نیاز محاسبه دیگری را ایجاد می کند. مراکز هتل ها و مهمانی ها نمی خواهند حدس بزنند که چند نفر از مهمانان می خواهند استیک یا مرغ را انتخاب کنند، بنابراین برنامه ریزان باید تعداد دقیق هر انتخاب را از طریق سیستم RSVP خود انتخاب کنند. در روز رویداد، هر شرکت کننده باید یک کارت غذای رنگی که می تواند بر روی میز قرار دهد، دریافت می کند، به طوری که سرور ها به طور خودکار می دانند که کدام یک از آنها دستور داده است.
بلیط های نوشیدنی
برنامه ریزان رویداد می توانند از نوشیدن بلیط برای کنترل هزینه های اجرای یک نوار باز استفاده کنند. این کار با دادن هر یک از مهمانان یک یا دو بطری نوشیدنی را در زمان ثبت نام انجام می شود. متصدی این بلیط ها را در ازای یک نوشیدنی قبول می کند و مهمانانی که تمایل به نوشیدن بیش از مبلغ بلیط خود دارند می توانند پول نقد را پرداخت کنند. یکی از چیزهایی که در مورد بلیط نوشیدن یادداشت است این است که محل برگزاری هر کدام از نوشیدنی های با ارزش ترین قیمت را به شما خواهد داد.
به همین دلیل، استفاده از این سیستم با استفاده از یک آبجو و شراب یا نوار خانه منطقی است زیرا انتخابات با هم قیمت بیشتری خواهند داشت.
کار با سیستم
در نهایت، برنامه ریز رویداد برای ارائه شمارش دقیق به بخش غذا است. کسانی که برنامه ریزانی را که خط مشی ها و مهلت های صادر شده توسط ارائه دهنده خود را نادیده می گیرند، می توانند پرداخت بیشتری را از طریق مجازات و هزینه های دیگر انجام دهند. بهترین راه برای جلوگیری از این است که قبل از برنامه ریزی رویداد، از طریق خط مشی غذا بخوانید. پس از این یک قاعده ساده کمک خواهد کرد که مناسب ترین تاریخ ها و هزینه ها را برای گذراندن بر روی مهمان ها انتخاب کنید.