واقعیت برنامه ریزی یک کنفرانس این است که بدون تجربه، شما می توانید بسیاری از زمان را بیش از حد فکر کردن هر جزئیات کمی در حالی که مسائل مهم مهم را از دست بدهند.
برای ایجاد این فرآیند ساده تر برای اولین بار، ما مهمترین مراحل را در حالی ارائه کردیم که پیوندهای خود را با پیگیری های دقیق تر در مورد هر موضوع خاص به شما نشان می دهیم. نتیجه این است که یک راهنمای برنامه ریزی کنفرانس است که به شما کمک خواهد کرد که از یک قالب جامد در محل شروع کنید.
مرحله 1: چشم انداز کنفرانس شما را ایجاد کنید
هر رویداد با چشم انداز آغاز می شود، اما شما باید دید خود را به کلمات و اعداد تبدیل کنید تا هزینه ها را اندازه گیری کنید و تصمیمات برنامه ریزی آگاهانه بگیرید. اول، شما باید با اصول اولیه مانند کسی، چه، زمانی، کجا و چرا شروع کنید.
ادامه مطلب: برنامه ریزی رویداد 101: نوشتن جزئیات ضروری
مرحله 2: ایجاد یک طرح کسب و کار
به استثنای کنفرانس شما که توسط یک کمک هزینه و یا سازمان تامین می شود، شما نیاز به نقشه کشیدن از جایی که پول خود را از آن می آیند و از چه چیزی برای آن استفاده می شود. بخش اول این معادله، درآمد، باید در اوایل فرایند برنامه ریزی محاسبه شود.
اکنون، برای قرار دادن قیمت در یک کنفرانس، شما باید ایده ای از آنچه شما قصد دارید به شرکت کنندگان ارائه دهد. خط برنامه سفر و سخنرانان عامل فروش برای ثبت نام کنندگان بالقوه خواهد بود.
مرحله 3: مقایسه مکان ها و خدمات
بعد از این که ایده خاصی در مورد زمان کنفرانس شما و تعداد افرادی که می خواهید حضور پیدا کنید، می توانید برای خرید یک محل مناسب اقدام کنید.
به یاد داشته باشید که انتخاب محل شما نیز هزینه های غذا و هزینه های صوتی / تصویری شما را تعیین می کند. این به این دلیل است که اکثر مراکز کنفرانس و هتل های رویداد نیاز به استفاده از خدمات داخلی خود را برای هر رویداد در محل.
اکثر کنفرانس ها نیاز به ارائه یک نوع اقامت شبانه برای مهمانان سفر خارج از منطقه. این ضرورت مجموعه دیگری از ملاحظات را به منظور تصمیم گیری در مورد مکان شما ایجاد می کند .
ادامه مطلب:
مرحله 4: استخدام و مدیریت ثبت نام
حتی کنفرانس های محبوب باید به طور موثری رویداد خود را برای پر کردن هر صندلی در خانه به طور موثر. شرکت کنندگان تنها عامل مهم برای موفقیت رویداد شما هستند. تعداد بازدید کنندگان خوب، درآمد و فرصت های حمایتی را فراهم می کند. و افراد بیشتری که ثبت نام کرده اید، تقاضای بیشتری برای تبلیغات و فرصت های شغلی ایجاد می کنند. داستان بلند کوتاه، اگر بتوانید یک جمعیت را جلب کنید، همه چیز به راحتی جا می گیرد.
ثبت رویدادهای شما در اندازه بزرگتر شدن باعث می شود که مدیریت ثبت شود. این جایی است که یک سیستم ثبت نام آنلاین میتواند به شما در ردیابی تعداد، پردازش پرداختها و سازماندهی اطلاعات کمک کند.
ادامه مطلب:
مرحله 5: جزئیات برنامه ریزی در سایت
در نهایت، پس از سازماندهی و اجرای عناصر تجاری کنفرانس، می توانید شروع به فکر کردن درباره جزئیات سایت کنید. این شامل نحوه حضور شرکت کنندگان در کنفرانس، طرح عمومی هر اتاق و توزیع غذا و نوشیدنی می شود. این بخشی از برنامه ریزی یک کنفرانس است که اکثر مردم با برنامه ریزی رویداد مرتبط هستند. بهترین راه برای هماهنگ کردن تمام جزئیات این است که از طریق برنامه سفر خود به عنوان مهمانان خود راه بروید. تصویری که آنها در هر لحظه در روز برای حل مشکلات پیش خواهند آمد فکر می کنند و عمل می کنند.
ادامه مطلب:
- جلسات برنامه ریزی فضای کلاس
- ایده هایی برای یک جدول ثبت نام موثر
- راهبردهای نشانه برای مدیریت جریان کنفرانس
مرحله 6: نکات مدیریت نمایشگاه
کنفرانس ها به طور معمول دارای یک منطقه نمایشگاه یا جلسه مشترک هستند که حامیان و فروشندگان فضای اجاره ای برای تبلیغ محصولات خود دارند.
اگر همه چیز را خوب سازماندهی کنید، این می تواند یک فرصت بسیار سودآور برای کنفرانس شما باشد. هرچند به خاطر داشته باشید که یک منطقه نمایشگاه نیاز به تعهد قابل توجهی هم از زمان و هم برای منابع دارد، پس قبل از اینکه به این فرمت متعهد شوید، آماده باشید تا نیازهای چندین فروشنده را مدیریت کنید.
ادامه مطلب: