یک فاکتور، گاهی اوقات فاکتور فروش نامیده می شود، سندی است که توسط یک ارائه دهنده محصول یا سرویس به خریدار ارسال شده است. صورتحساب یک تعهد از سوی خریدار برای پرداخت هزینه ایجاد می کند، ایجاد یک حساب قابل پذیرش . به عبارت دیگر، صورتحساب یک تاییدیه کتبی از توافق بین خریدار و فروشنده کالا یا خدمات است.
صورت حساب ها بخش مهمی از حسابداری کسب و کار شما و سیستم حسابداری حسابداری هستند زیرا آنها معاملات را ضبط می کنند.
چه چیزی شامل یک صورتحساب است؟
بخش های معمول در یک فاکتور عبارتند از:
- تاریخ فاکتور ایجاد شده است این را فراموش نکن تاریخ فاکتور زمان تیک تاک روی مشتری را آغاز می کند. اگر شرایط (محدودیت زمانی برای پرداخت) دارید، می خواهید تاریخ را وارد کنید تا همه بتوانند وقتی پرداخت می شوند، بدانند.
- نام و آدرس مشتری و تامین کننده. اگر فاکتور را در نرم افزار حسابداری ایجاد می کنید، ممکن است فقط به آدرس ایمیل مشتری نیاز داشته باشید، اما در صورتی که نیاز به ارسال یک نامه واقعی یا سند دارید، هنوز هم ایده خوبی برای جمع آوری و شامل آدرس فیزیکی است.
- تماس با نام افراد در دو شرکت (یا کسب و کار و فرد). این یک رویه روابط مشتری خوب است تا اطمینان حاصل کنید که نام خود را درست تلفظ کنید.
- شرح اقلام خریداری شده یا محصولات یا خدمات، از جمله قیمت ها و مقادیر. اغلب شما توضیحات موردی استاندارد و تعداد موجودی را خواهید داشت. اما زمانی که فاکتور را ایجاد می کنید، به همان اندازه دقیق و دقیق باشید. این باعث سردرگمی و مسائل "من نمی دانم".
- شرایط پرداخت. به عنوان مثال، ارائه دهنده ممکن است "30 روز خالص" را مشخص کند، بدین معنی است که کل مبلغ در مدت 30 روز مورد نیاز است.
چگونه صورت حساب یک مشتری
شما ممکن است از نرم افزار حسابداری کسب و کار آنلاین استفاده کنید یا شاید شما از یک فاکتور پیش چاپ شده ای استفاده کنید که شما آن را کامل می کنید. این فرایند برای هر دو فرایند صورتحساب یکسان است.
شما فقط یک فاکتور را تهیه کنید پس از ارسال یا تحویل کالا یا خدمات به مشتری.
- با شناسایی مشتری شروع کنید. در بعضی موارد، شما همچنین ممکن است بخواهید زیر مشتری یا کار را در فایل آن مشتری مشخص کنید.
- شامل عناوین سند قبلی مربوط به این فروش، از جمله سفارش خرید یا توافقنامه فروش یا تخمین.
- موارد مورد فروش و تحویل را شناسایی کنید . معمولا، نام محصول یا سرویس، کمیت (یا زمان برای خدمات) و نرخ (در هر مورد یا هر ساعت) را شامل می شود. اگر از نرم افزار آنلاین استفاده می کنید، کل برای هر مورد محاسبه می شود. این جایی است که شما ممکن است نیاز به طبقه بندی یک مورد را به عنوان "به عقب سفارش داده شده ".
- هر آیتم خط خودش را می گیرد و مجموع تمام خطوط اضافه می شود.
- بعدا، اطلاعاتی را شامل می شود که هر گونه سپرده هایی که قبلا ساخته شده توسط مشتری یا تخفیف های اعمال شده در این فاکتور است.
- شما ممکن است بخواهید به مشتریان روش های مختلف پرداخت بدهید، احتمالا تخفیف برای پرداخت به صورت نقدی.
- شرایط حمل و نقل برای محصولات حمل شده را وارد کنید. دو نوع وجود دارد: نقطه حمل FOB یا مقصد FOB. (F OB مخفف "رایگان در هیئت مدیره" است ). اگر این شرایط نقطه حمل FOB هستند، فروشنده (یعنی فروشنده) حمل و نقل را پرداخت می کند. اگر شرایط مقصد FOB باشد، خریدار حمل و نقل را پرداخت می کند. همچنین یک ایده خوب این است که اگر مشتری در مورد آیتم یا اقلام مورد نظر را جمع آوری کند، در صورت هر گونه سوال در مورد مورد دریافت شده وجود دارد.
- شامل شرایط فروش به این معنی است که وقتی خریدار می خواهد پرداخت کند و برای تخفیف اولیه تخفیفی به شما ارائه می دهد؟ اصطلاحات مانند این 2/10 Net / 30 بیان می شود. این بدان معنی است که اگر پرداخت ظرف 10 روز دریافت شود، شما 2٪ تخفیف می دهید و کل تعرفه در 30 روز به شما تعلق می گیرد.
فاکتورها ممکن است از طریق پست الکترونیکی یا ایمیل فرستاده یا به مشتری فکس شوند
هنگامی که یک مشتری پرداخت می کند، شماره صورتحساب باید بر روی صورتحساب فروش ثبت شده و با تاییدیه فروش در نرم افزار حسابداری شما مطابقت داشته باشد، بنابراین روشن است که صورتحساب پرداخت شده است. پرداخت مبلغ قابل توجهی را از حساب حساب کاربری شما دریافت می کند.
فاکتورها و سفارشهای خرید
گاهی اوقات فاکتورها با سفارشات خرید اشتباه می گیرند. سفارشات خرید (POs) قبل از معامله است و صورتحساب ها پس از معامله است. سفارش های خرید یک مشتری را به یک فروشنده یا فروشنده سفارش می دهد.
از سوی دیگر، یک فاکتور، دریافت محصول یا سرویس را ثبت می کند و، همانگونه که در بالا ذکر شد، شرایط پرداخت. سفارشات خرید توسط شرکت های بسیاری به عنوان بخشی از روند تصویب استفاده می شود. بعضی از شرکتها نیاز به سفارشات خرید برای محصولات یا خدمات را برای یک مقدار خاص دارند.
صورتحساب در مقابل صورتحساب
تفاوت بین صورتحساب و یک لایحه، تمرکز و دیدگاه است. صورتحساب توسط یک تامین کننده ایجاد شده است و این بیانیه ای از خدمات یا محصولات تولید شده و تحویل شده به مشتری می باشد، از جمله مبلغی که بدهکار است. یک فاکتور ممکن است قبل یا بعد از دریافت محصول یا خدمات ایجاد شود. این معمول است که یک فاکتور با محصولاتی که تحویل داده می شود شامل شود، بنابراین گیرنده می تواند موارد را بررسی کند تا مطمئن شود همه آنها وجود دارد.
لایحه یک درخواست برای پرداخت است. یک لایحه معمولا از دیدگاه مشتری محسوب می شود. این معمول است برای دریافت صورتحساب بدون فاکتور، مانند یک رستوران یا فروشگاه خرده فروشی. لایحه معمولا با انتظار پرداخت سریع صورت می گیرد.
برخی از نمونه های صورتحساب
این فاکتور نمونه شامل اطلاعات کانادایی است، اما به شما یک ایده را می دهد که چه فاکتورهایی را شامل می شود .
در اینجا برخی از قدم های گام به گام برای ایجاد یک فاکتور وجود دارد.