اگر شما خودتان را به عنوان فوق العاده سازماندهی کردید و در حال برنامه ریزی یک رویداد از یک چک لیست استفاده می کنید، اما با شرایطی که متوجه شدید (خیلی دیر شده) مواجه شده اید، شما به برخی جزئیات مهم رسیده اید. کجا اشتباه کردی؟
هر رویداد نیاز به یک چک لیست برنامه ریزی رویداد طراحی شده با آن رویداد خاص را در ذهن و متناسب با مشخصات رویداد فردی. بنابراین هر چک لیست برنامه ریزی رویدادی متفاوت است. با این حال، پنج مورد که شما باید در چک لیست لیست برنامه ریزی رویداد داشته باشید، صرف نظر از اینکه آیا شما در حال برنامه ریزی یک جشن تولد کوچک یا یک کارکرده بزرگ شرکت هستید.
قرارداد رویداد را امضا کنید
این ممکن است واضح باشد، اما مطمئن شوید که همه قراردادهایی را که برای رویداد شما نیاز دارید، امضا می کنید و نسخه های امضا شده را دریافت می کنید. این شامل قرارداد رویداد با مشتری، محل برگزاری، فروشندگان، هتل، سرگرمی و غیره است. دستیابی به یک شرکت یک راه خوب برای انجام کسب و کار است، اما نه راهی برای امن استخدام هر فروشنده و نه راه را برای متعهد به کار برای یک مشتری .
همه چیز را به صورت نوشتاری انجام دهید و هیچ کاری انجام ندهید و یا برنامه ای را صرف برنامه ریزی رویداد خود نکنید تا همه اسناد و مدارک امضا شده و تحویل داده شوند. اگر شما یک برنامه ریز رویدادی هستید که نیاز به قرارداد رویدادی برای خدمات رویداد خود دارید، اینجا را کلیک کنید.
تاریخ و زمان رویداد را تأیید کنید
شما برای این رویداد در مرحله برنامه ریزی قرار دارید.
چگونه ممکن است کسی احتمالا تاریخ را اشتباه بگیرد؟ بازرگانان اغلب کسب و کارهای دیگری را در پیش می گیرند. مشتریان ممکن است با تاریخ و زمان وقوع رویداد موافق باشند و پس از آن فقط فراموش کرده اند که شما را در مورد تغییر در برنامه ها اطلاع دهند. قبل از اینکه برنامه ریزی رویداد خود را آغاز کنید، تاریخ و زمان شروع و پایان را بررسی کنید و آنها را به صورت کتبی بررسی کنید تا همه در همان صفحه قرار داشته باشند.
استخدام راهنماي اضافي
ارزش کمک اضافی در روز رویداد خود را کم ارزش نکنید. همیشه چیزی است که نیاز دارد و بیشتر برنامه ریزان رویداد در حال فعالیت بیش از حد مشغول فعالیت هستند تا توجه خود را به شرایطی که باعث می شوند، اختصاص دهند. استخدام کمک های اضافی یک گام مهم است که اغلب نادیده گرفته می شود تا زمانی که ممکن است خیلی دیر شود تا بهترین کارکنان رویداد را برای کار در دست بگیریم. هنگامی که به استخدام کارکنان رویداد می آید، برای چالش ها حل نخواهید شد. این آیتم را در چک لیست رویداد خود قرار دهید و کارمندان کارآموز را با تجربیاتی که لازم است متناسب با بودجه رویداد خود را تامین کنید، ایمن کنید.
پیاده روی یک سایت را انجام دهید
چیزی که در ذهن شما اتفاق می افتد، کاملا مشابه تجربی شدن آن از دست شما نیست. انجام یک پیاده روی از سایت رویداد با مشتری و فروشندگان شما یک گام مهمی در روند برنامه ریزی رویداد است.
این فرصتی برای مطرح کردن سوالات، نگرانی ها و ایجاد توافق در مورد تنظیم اتاق، دکور، قرار دادن ثبت نام و جریان کلی این رویداد ارائه می دهد. اغلب اوقات، حتی زمانی که ما فکر می کنیم که ما به طور واضح ارتباط برقرار می کنیم، دید ما نسبت به چیزی کاملا متفاوت از چیزی است که شخص دیگری براساس توصیف ما پیش بینی می کند. در طی مراحل برنامه ریزی، فضای فیزیکی را طی کنید، بنابراین در روز رویداد هیچ شگفتی وجود ندارد.
شامل یادآوری به پیگیری
در دنیای ایده آل، گفتن یک نفر به اندازه کافی برای اطمینان از کار انجام می شود. متأسفانه، دنیای واقعی کار این کار را انجام نمی دهد و یا حداقل کار برنامه ریزی رویداد را انجام نمی دهد. با جزئیات زیادی برای مدیریت و بازیکنانی که در مراحل مختلف این رویداد حضور دارند، از دست رفتن چیزی آسان است.
بنابراین، هنگامی که شما لیست چارت های برنامه ریزی رویداد خود را برای سازماندهی و برنامه ریزی خود نگه دارید، شامل یادآوری هایی برای پیگیری های خاص است. به عنوان مثال، اگر شما در مورد ایده های منو با تهیه کننده صحبت کردید، یک آیتم در چک لیست لیست برنامه ریزی رویداد خود قرار دهید که در آن می خوانید: «دنبال غذا در منوی پیشنهادی» و «برنامه ریزش غذا با غذا». در برنامه ریزی رویدادی چیزی مثل تأیید چیزی بیش از حد چند بار.