متغیرهایی که هنگام انتخاب انتخاب شما در نظر گرفته می شوند وجود دارد. اینها عبارتند از هدف رویداد شما، بودجه ای که با آن کار می کنید، دلیل خود را برای استخدام خارجی و نامزدهای موجود برای این کار، و خوشبختانه، شرکت های بسیار خوبی هستند که می توانند از بهترین برنامه ریزان رویداد یا تولید کننده استفاده کنند کمک به ایجاد رویداد شرکت خود را.
از راهنمای زیر استفاده کنید تا به شما در تعیین اینکه آیا شما نیاز به یک برنامه ریز رویداد برای رویداد بعدی شرکت خود دارید یا خیر، و در صورت انجام چگونگی انتخاب بهترین نامزدی برای این کار، استفاده کنید.
تعیین اهداف رویداد شما و نیاز به برنامه ریز رویداد
اکثر مردم فکر می کنند که استخدام یک برنامه ریز رویداد خارج از خانه یا تأسیسات غذا با تعیین بودجه این رویداد آغاز می شود، اما حقیقت این است که ابتدا با تعیین اینکه چرا شما می خواهید یک رویداد را در اولویت قرار دهید، مهم تر است. قبل از رسیدن به یک منبع خارجی یا داخلی که به شما در برنامه ریزی این رویداد کمک می کند، می خواهید در موقعیتی قرار بگیرید که اهداف مهم رویداد را به اشتراک بگذارید. سوالات مربوط به سوالات مربوط به چه کسی، چه، کجا، زمان، چرا و چگونگی آن، زمان زیادی را برای تنظیمات بعدا مطرح خواهد کرد.
هنگامی که اهداف خود را تعریف می کنید، چند ایده واضح در مورد موضوع و پیامی که می خواهید در رویداد خود بیان کنید، آغاز می شود، اما مهمتر از همه شما می خواهید تعیین کنید که چه فعالیت ها و خدماتی را که نیاز دارید به منابع خارجی برای رسیدگی از طرف شما.
شما می خواهید تعیین کنید که چه بودجه ای برای برنامه ریز داشته باشید و اگر آنها به انتخاب محل برگزاری، ساخت منوها و ارائه توصیه هایی در مورد گزینه های غذا و نوشیدنی، سخنرانان منبع و سرگرمی کمک می کنند، در صورت نیاز برای روز تولید، و / یا کمک به ایجاد اسناد مهم مهم مانند دعوت نامه ها و لیست مهمان.
اگر شما در حال برنامه ریزی رویداد خود را به تنهایی و هنوز هر کدام از این نیاز های ناامید شده، شانس می خواهید به برنامه ریز رویداد استخدام برای مدیریت این وظایف و مسئولیت ها.
برای یافتن یک برنامه ریز رویدادی مورد استفاده از منابع محلی استفاده کنید
اغلب مردم فکر می کنند که کلمه ای از دهان بهترین راه برای استخدام یک برنامه ریز رویداد برای سالگرد سالگرد، جلسات کاری صبحانه، عقب نشینی آخر هفته یا نوع دیگری از رویداد است، و درحالی که مطمئنا کمک می کند، این احتمالا روش موثرتری نیست.
اگر قصد دارید بهترین برنامه ریز رویداد را برای امور خود پیدا کنید، بهتر است که کسی که با تجربه و اعتبار قوی در جامعه برنامه ریزان رویداد دارد، تحقیق کنید. کلام دهان فرصتی برای فروش آسان برای برنامه ریزانی که مایل به پیدا کردن مشتریان جدید هستند فراهم می کند، اما شهرت همکارانه بسیار موثر است.
صرف نظر از این که آیا این یک رویداد اجتماعی یا یک جلسه شرکتی است، به طور کلی، قوانین استخدام یک برنامه ریز رویداد یا غذا باقی می ماند. شما می خواهید کسی که تخصص در ایجاد نوع رویداد خود را دارد استخدام کند.
فصل های گروه های عضویت حرفه ای را در نظر بگیرید و یا با بخش ملی یا محلی سازمان بین المللی جلسه، انجمن رویدادهای ویژه بین المللی، انجمن ملی مدیران پذیرایی، را بررسی کنید.
این نیز مربوط به پیدا کردن کسانی است که در حال انتشار مقالات در صنعت خود.
اگر می خواهید بدانید که کدام شهرت برای ارائه خدمات یا تخصص در یک بازار خاص وجود دارد، با کنوانسیون و دفاتر بازدید کننده محلی آشنا شوید زیرا بسیاری از برنامه ریزان رویداد فعال هستند و همچنان روابط خود را با اتاق های تجاری محلی حفظ می کنند؛ راه دیگری برای کارشناسان منبع این است که به بخش فروش هتل کنوانسیون هتل برسید - آنها با شما به آنها اعتماد خواهند کرد.
مصاحبه و بحث در مورد نیازهای رویداد با متقاضیان
اکثر برنامه ریزان رویداد مشتاق خواهند بود که در مورد رویداد خاص خود بشنوند، اما در ابتدا جزئیات مختصری را ارائه می دهند و کمی بیشتر در مورد تخصصشان در دور اول مصاحبه ها تمرکز می کنند، در این زمان شما باید تعداد نامزدها را تا سه قویترین متقاضیان
پس از آن باید هر برنامه ریز رویدادی یا شرکت خود را بخوانید تا اطلاعات مربوط به کسب و کار خود، تجربه رویدادهای گذشته و نحوه برنامه ریزی برای احتمالات، توجه دقیق به نحوه پاسخ متقاضی و هر گونه سوالی را که ممکن است داشته باشید، بپرسید. برای شرکت شما، رویداد، یا اهداف آن.
برنامه ریزان خوب شما را از طریق بحث در مورد اهداف کلی رویداد، جدول زمانی، بودجه، شمارش مهمان و تنظیمات شخصی یاد خواهید گرفت. برنامه ریزان خوب از شما در مورد سازمان خود سوال می کنند و در مورد اهداف خود و رویداد خاص خود یاد می گیرند. هنگام اخذ مصاحبه برای پیدا کردن نامزدها که از بقیه جدا می شوند، به دنبال این نشانه ها باشید.
اگرچه همیشه در دور اول مصاحبه ها فردی را نمی توان دید، مخصوصا اگر برنامه شما خارج از شهر باشد، این می تواند گامی مهم در انتخاب برنامه ریز یا تولید کننده مناسب برای رویداد و شرکت شما باشد.
جلسات چهره به چهره بیننده را فراتر از تخصص برنامه ریزان و یا تجربیات خود را با تیم خود در شرکت شما که به ایجاد این رویداد کمک خواهد کرد، خواهید دید. شما می خواهید یک نامزد انتخاب کنید که نه تنها یک رکورد بزرگ برای تولید رویدادهای با کیفیت، بلکه کسی که با تیم شما همراه است.
محدود کردن گزینه های پایین و انتخاب
این به اندازه کافی خوب نیست که به غریزه روده خود، مشاوره دوستان یا حتی همکاران و همکاران خود و یا جلسه شخصی بپردازد - این رویداد شماست، و نام و شهرت شما با آن ارتباط برقرار خواهد شد نیاز به بررسی مراجع نامزدها شما نیز دارد. اطمینان حاصل کنید که نام نامزدهای مشتریانی که قبلا نامزد شده اند را بپرسید، اما همچنین در هر تاریخ برنامه ریز برای پیدا کردن رویدادهایی که ممکن است آن را ذکر نکرده باشید، ممکن است متوجه شوید که او چندین رویداد را با یک مشتری خاص انجام داده است خود را از سر بگیرد
هنگامی که شما تأیید کنید که یک نامزد با شرکت شما خوب است، تخصص شما را در این زمینه نشان می دهد و درک خوبی از رویداد که می خواهید با او تولید کنید، زمان آن است که انتخاب خود را به یکی محدود کنید و گوش دهید ایده های او در مورد این رویداد. براساس اهداف و ایده های شما یک برنامه ریز رویداد خوب شما را با برنامه ای که به موضوع شما کمک می کند ارائه می دهد: اگر یک شب خصوصی و شام برای یک گروه صمیمی از مردم باشد، برنامه ریز باید با ایده هایی که شامل بسیاری از جزئیات برنامه شما
در این مرحله برنامه ریز رویداد باید ایده هایی را ارائه دهد که به شما احساس می کند که بودجه خود را گرفته اند و ارزش آن دو برابر شده است. این باید در دیدگاه خود برای رویداد شما ظاهر شود.
مقایسه بودجه شما با برنامه ریز رویداد
بر اساس اهداف رویداد شما، ممکن است یک حس عمومی ایجاد کنید که چقدر برای عناصر مختلف برنامه شما هزینه خواهد شد، که بر اساس نوع رویداد میزبانی شما و آنچه که در آن است، متفاوت خواهد بود. بسیاری از افرادی که یک رویداد را برای اولین بار سازماندهی می کنند، تمایل به سقوط را دارند که مایل به برنامه ریزی یک رویداد شامپاین در بودجه آبجو هستند، به همین دلیل بسیاری از مردم به برنامه ریز رویداد خود برای کمک تبدیل می شوند.
کاندیدای ایده آل، آنچه شما بودجه می دهید، آنها را ارائه می دهد و آن را به چیزی جادویی تبدیل می کند، اما این ایده ها به قیمت می آیند، و برای شما مهم است که از برنامه ریزان بخواهید تمام هزینه های خود و منابع بالقوه این هزینه ها را افشا کند پوشش داده خواهد شد و در بودجه کلی هزینه برنامه ریزان رویداد متفاوت خواهد بود از برنامه ریز به برنامه ریز یا شرکت رویداد به شرکت رویداد.
بسته به ماهیت رویداد شما، از شما خواسته خواهد شد که سپرده ها، پرونده ها و قراردادهای مربوط به برنامه ریز رویداد و مکان های رویداد و خدمات ارائه شده خود را ارائه دهید. این یک راه کاملا قابل قبول برای مدیریت کسب و کار است، اما بهترین توصیه این است که به دنبال مشاوره حرفه ای باشید و هرگز قرارداد را امضا نکنید که توسط مشاور حقوقی خود مورد بررسی قرار نگرفته است، مخصوصا در مورد افرادی که ممکن است همان منابع یک شرکت بزرگ.
با برنامهنویس خود بمانید و آماده باشید تا آتش و ریشیر آماده شود
اغلب داستان های بد که مربوط به برنامه ریزی رویداد هستند، معمولا ناشی از عدم پیگیری است. برنامه ریزی رویداد نیاز به هماهنگی مؤثر تدارکات دارد و آن را به شخص ثالث منتقل می کند اگر برنامه ریز رویدادی که استخدام کرده اید، به طور کامل پاسخگوی اهداف و اهداف شرکت شما برای این رویداد نیست.
به همین دلیل، شما به عنوان یک مدیر استخدام باید با برنامه ریز یا تولید کننده ارتباط نزدیکی برقرار کنید تا اطمینان حاصل شود که هر عنصر از تولید بدون هیچ مشکلی - از اطمینان از اینکه مکان ها و تامین کنندگان برای این رویداد آماده هستند تا اطمینان حاصل شود پرداخت ها به هر کدام فروشنده قبل و بعد. نمی گویند بیشتر برنامه ریزان رویداد خدمات وعده داده شده خود را تحویل نمی دهند؛ به سادگی به این معنی است که شما باید مطمئن شوید که تدارکات تأیید شده است.
اگر همه چیز به همان صورت برنامه ریزی شده باشد، یک رویداد موفق و یک رویداد برنامه ریز رویداد عالی برای آینده خواهید داشت، اما اگر روند برنامه ریزی برای خدمات پذیرفته شده در نوشتن هماهنگ نباشد، مهم است که بررسی کنید که آیا پروژه مناسب با برنامه ریز.
در حالی که منطقی است که بیمار باشید و از طریق تدارکات و هر گونه سوء تفاهم بالقوه در طول مسیر کار کنید، اگر شما خدماتی را که می خواهید دریافت نمی کنید، باید آماده باش تا بحث های جدی داشته باشید. اگر می خواهید، آماده باشید که برنامه ریزان بد را بسوزانید و در هر زمان یک گزینه پشتیبان داشته باشید.