قبل از اینکه یک مسئله رخ دهد چه باید کرد
سیستم شما برای اداره شکایت چیست؟
برای رفع شکایات اداری، باید یک سیستم داشته باشید که مستاجرین می توانند پس از آنکه نیاز به هشدار به درخواست مراقبتی داشته باشند، پیگیری کنند.
دو روش اساسی برای این کار وجود دارد:
- درخواست رسمی: برخی از صاحبخانه ها ترجیح می دهند مستأجران درخواست های تعمیر و نگهداری را از طریق فرایند رسمی ارائه دهند. این فرایند باید به وضوح به عنوان بخشی از قرارداد اجاره نامه بیان شود .
این فرایند معمولا نوعی درخواست کتبی را شامل می شود. درخواست معمولا شامل اطلاعات زیر می شود:- نام مستاجر
- نشانی
- شماره واحد
- شماره تلفن
- تاریخ شکایت
- نوع شکایت
- شرح شکایت
- درخواست های خاص
- یک فرم آنلاین - اگر شما یک وب سایت برای سرمایه گذاری ملک خود داشته باشید، ممکن است بخواهید یک منطقه برای درخواست های تعمیر و نگهداری را اضافه کنید. مستأجر فقط باید به وب سایت شما برود، فرم را پر کنید و ارسال کنید.
یا - یک فرم کاغذ - این یک نسخه سخت است که مستأجر یا اسکن و ارسال ایمیل به شما، فکس، تحویل دست و یا محل در نوع خاصی از صندوق پستی که برای چنین درخواست هایی اختصاص داده اید.
اطمینان حاصل کنید که روش های اضطراری نیز وجود دارد که در آن مستاجران توانایی برقراری ارتباط با شما، مدیر اموال یا تعمیرکار را پس از ساعتهای کاری معمول در صورت درخواست درخواست تعمیر و نگهداری که نیازمند توجه فوری هستند، مانند یک لوله پشت سر هم و یا کمبود گرما در فصل زمستان .
- درخواست غیر رسمی: گزینه دیگری برای صاحبخانه درخواست غیر رسمی است. با این نوع درخواست، هنگامی که یک مستاجر دارای یک مسئله تعمیر و نگهداری است، آنها به سادگی از طریق تماس با شما و یا ایمیل به شما، بسته به نوع ارتباط مورد نظر شما، و وضعیت را توضیح می دهند. درخواست های تلفن در طول ساعات کاری عادی شما انجام می شود، مگر اینکه یک اورژانس باشد، و در این صورت آنها از روش های اضطراری که در محل شما استفاده می کنند پیروی می کنند.
چه کسی درخواست های تعمیر و نگهداری را اداره می کند؟
شما باید تصمیم بگیرید که چه کسی مسئول رسیدگی به شکایات و درخواست های تعمیر و نگهداری است، بنابراین هنگامی که شکایات در حال غرق شدن هستند، شما در معرض غفلت قرار نگیرید. مستاجرین باید بدانند که چه کسی باید با آنها تماس بگیرد.
- شما : آیا مسئولیت رسیدگی به درخواست های نگهداری را دارید؟ آیا شما راحت داشتن مستاجران با شما برای درخواست چنین درخواستی تماس می گیرند؟ آیا شما راحت می شوید به آپارتمان مستاجر برای درخواست چنین درخواست؟ آیا شما دانش و مهارت را برای تعمیر لوله کشی و تعمیرات الکتریکی دارید یا باید متخصص را استخدام کنید؟
اگر تصمیم بگیرید که خودتان این درخواست های نگهداری را بپذیرید، باید مجموعه مهارت های خود را تأیید کنید. در حالی که شما ممکن است بدانید که چگونه یک Doorknob را رفع کنید، یک شیر آب اصلی را خاموش کرده و کف کاشی را ببندید، آیا می دانید که چگونه یک لوله را نصب یا نصب کرده اید؟ مهم است که محدودیت های خود را از ابتدا درک کنید، بنابراین می توانید به طور مناسب برای تعمیرات برنامه ریزی کنید که قادر به انجام آن نیستید. - یک مدیر املاک : آیا شما یک مدیر اموال را برای مراقبت از درخواست های نگهداری استخدام می کنید؟ اگر شما احساس راحتی در انجام درخواست های تعمیر و نگهداری ندارید یا به راحتی با آنها نگران نباشید، می توانید یک شرکت مدیریت املاک را برای انجام این کار استخدام کنید. آنها یک تیم کارمند ماهر در کارکنان خود خواهند داشت و یا برای خارج کردن پیمانکاران برای انجام این درخواست ها استخدام می کنند. در حالی که این یک گزینه گران تر است، شما موجب سردرد نیاز به رسیدگی به درخواست های تعمیر و نگهداری دائمی می شود و فرصت هزینه های زمانی را که می توانید به تلاش های سازنده تر اختصاص دهید، صرفه جویی کنید.
- کسی دیگر : اگر شما مهارت، دانش و یا میل خود را برای رسیدگی به شکایات مستاجر خودتان نداشته باشید و نمی خواهید پول خود را برای استخدام یک شرکت مدیریت اموال به انجام برسانید، نمیتوانید اجازه دهید که اموال خود را از بین ببرید ، شما باید کسی داشته باشید که از این مسائل مراقبت کند. با این گزینه، شما یک ماه حقوق ماهانه را پرداخت نخواهید کرد در عوض، شما آنها را پرداخت می کنید تا هر مسئله ای را که در آن رخ می دهد مراقبت کنید.
شما باید تحقیقات خود را انجام دهید و تعمیرات و پیمانکاران محلی را در منطقه خود پیدا کنید. شما می خواهید به دنبال:
- A Handyman - چه کسی تعمیرات پایه را انجام خواهد داد.
- الکتریک - چه کسی از مشکلات الکتریکی مراقبت خواهد کرد.
- لوله کش - چه کسی می تواند مسائل لوله و زهکشی را حل کند.
- اواخر تعطیلات و تعطیلات آخر هفته - اطمینان حاصل کنید که ساعت ها این افراد در دسترس خواهند بود. اگر آنها در ساعتهای عادی در دسترس نباشند، لازم است مطمئن شوید که کسی هست که باشد. شما نمیخواهید به طور مرتب به دنبال یک تعمیرکار پشتیبان باشید وقتی که شما در ماه عسل خود در هاوایی در ساعت 2 بعدازظهر هستید
- شماره تماس اضطراری - همیشه تعداد دفعات آتش نشانی محلی، ایستگاه پلیس و مرکز کنترل سم را در دست داشته باشید.