هر کسب و کار، کوچک یا بزرگ، باید تصمیم بگیرد که چگونه و چه زمان برای ثبت درآمد و هزینه. دو گزینه برای این ضبط، "پول نقد" و "تعهد" نامیده می شود.
برای مقاصد مالیاتی، قبل از اینکه اولین درآمد مالیاتی کسب و کار خود را وارد کنید ، باید این تصمیم را برای کسب و کار خود انتخاب کنید .
چگونه حساب های نقدی کار می کنند
در حسابداری نقدی، یک معامله زمانی ثبت می شود که پول واقعا دستها را تغییر می دهد.
درآمد زمانی ثبت می شود که شما پول دریافت می کنید و زمانی که پرداخت می شود هزینه ها ثبت می شود.
مثال 1: برای یک معامله درآمد ، اگر شما یک سرویس را انجام می دهید و قبض یک مشتری، درآمد را برای اهداف حسابداری نقدی ثبت می کنید، فقط زمانی که پرداخت آن را دریافت کرده اید. اگر در 12 آگوست یک فاکتور را ارسال کنید و تا سپتامبر 1 پرداخت نکنید، پرداخت را در 1 سپتامبر ضبط کنید.
مثال 2: برای معامله با هزینه، شما ممکن است یک لایحه برای خدمات تلفن دریافت کنید، اما در حسابداری نقدی شما هزینه را ضبط نمی کنید تا زمانی که قبلا این لایحه را پرداخت نکرده اید. اگر در روز 15 آگوست یک لایحه دریافت کنید و تا سپتامبر 1 این لایحه را پرداخت نکنید، هزینه آن را تا سپتامبر 1 ثبت نکنید.
Pro و Con: حسابداری نقدی ساده تر است به یاد داشته باشید و ثبت، از آن است که پس از حساب چک کسب و کار شما. هنگامی که فروش در حساب چک خود ثبت می شود، در کسب و کار شما ضبط می شود.
اما روش حسابداری نقدی ممکن است تصویر واقعی فعالیت کسب و کار شما را نشان ندهد؛ از آنجایی که ماه شما شلوغ یا آهسته از ماه زمانی که پول دریافت کردید متفاوت است.
چگونه حسابداری تعهدی کار می کند
در حسابداری تعهدی، معامله ثبت می شود وقتی که آن را با ارسال یک صورتحساب یا دریافت صورتحساب به دست آورده (تأیید) می شود.
در مثال 1: برای یک معامله درآمد، با استفاده از روش تعهد، درآمد زمانی که کار کامل یا محصول دریافت شده است، درآمد را ثبت کنید. این است که شما پرداخت کرده اید. در مثال بالا، درآمد شما به هنگام ضبط صورتحساب ثبت می شود، حتی اگر هنوز پرداخت نشده اید. این هزینه زمانی ثبت می شود که شما قبض را دریافت می کنید، حتی اگر پرداخت نشده اید.
در مثال 2: برای یک معامله هزینه. هنگامی که یک لایحه برای هزینه دریافت می کنید، هزینه آن برای مقاصد مالیاتی محسوب می شود. بنابراین شما می توانید آن را برای آن سال کسر کنید، حتی اگر هنوز قبض را پرداخت نکرده اید.
Pro و Con: حسابداری تعهدی بیشتر گیج کننده است، اما فعالیت تجاری ماهانه شما را دقیق تر نشان می دهد.
تنظیم روش حسابداری شما
اکثر شرکت های کوچک از روش نقدی حسابداری استفاده می کنند، زیرا ساده تر و آسان تر برای تعیین زمان ثبت درآمد و هزینه استفاده می شود. شما باید از روش تعهد استفاده کنید
- کسب و کار شما فروش بیش از 5 میلیون دلار در سال، یا
- سهام کسب و کار شما فهرستی از مواردی است که شما به عموم مردم می فروشید و درآمد ناخالص شما بیش از یک میلیون دلار در سال است.
"به طور کلی، اگر شما تولید، خرید و یا فروش کالا، شما باید موجودی نگه دارید و از روش تعهدی برای فروش و خرید کالا استفاده کنید."
موجودی شامل هر محصولی است که شما می فروشید، و همچنین منابع که به طور فیزیکی تبدیل به بخشی از یک مورد برای فروش می شود.
پایان معاملات سالی و روش حسابداری
در پایان سال مالی شما، در حسابداری پول نقد و تعهدی باید در زمان انجام معاملات مورد توجه قرار گیرد. در اینجا این است که چگونه:
- درآمد اگر حسابداری تعهدی داشته باشید و در سال جاری درآمد کسب کنید، پیش از پایان سال، صورتحساب ارسال کنید. اگر می خواهید درآمدتان را تاخیر بیاورید، قبل از شروع سال آینده، صورتحساب را ارسال نکنید. برای حسابداری نقدی، آن را در سالی که شما کمترین درآمد کل را انتظار دارید، پرداخت کنید.
- هزینه ها در سالی که می خواهید این هزینه ها را شمارش کنید، برای کاهش مالیات خود هزینه کنید. اگر از حسابداری تعهدی استفاده می کنید، لزوما این لایحه را در آن سال پرداخت نکنید.
اوراق قرضه جمع آوری شده / بدهی های بد
تحت روش تعهد، اگر شما مشتریانی دارید که به شما پرداخت نشده اند، ممکن است بتوانید این بدهی های بد را خاموش یا مالیات خود را کاهش دهید .
به عنوان مثال، بگذارید بگوییم شما یک مشتری دارید که در ماه فوریه صورتحساب می گیرید. شما تلاش های مکرر برای جمع آوری پول انجام داده اید و سرانجام تصمیم گرفتهاید که این مشتری نمی خواهد پرداخت کند. اگر از روش حسابداری تعهدی استفاده می کنید، قبلا فروش را ثبت کرده اید. قبل از پایان سال، ممکن است این مبلغ جمع آوری شده را از درآمد خود بیاورید، بنابراین درآمد ناخالص شما و بدهی های مالیاتی شما کاهش می یابد.
برای اطلاعات بیشتر
برای اطلاعات بیشتر درباره محدودیت های IRS در روش های حسابداری، این بخش از انتشارات IRS 538: دوره ها و روش های حسابداری را ببینید.
سلب مسئولیت: اطلاعات در این مقاله قصد ندارند مالیات یا مشاوره حقوقی باشد. اگر مطمئن نیستید که روش حسابداری را انتخاب کنید، با مشاور مالیاتی حرفه ای خود مشورت کنید.