چرا جلسه هیئت مدیره هیات مدیره
در واقع دلایل متعددی برای ضبط و ضبط جلسات شرکتی شما وجود دارد.
اولین و مهمترین دلیل برای ضبط جلسات جلسات، داشتن یک رکورد از آنچه تصمیم گرفته اید. من در جلسات هیئت مدیره نشسته بودم که هیچ کس نمی توانست چند ماه پیش تصمیم هیئت مدیره را بیاد آورد. داشتن چیزی برای کسب و کار شما به صورت کتبی
دلیل دوم برای دقیقه های هیئت مدیره شرکت برای اهداف اعتباری و مسئولیت است. اعضای هیات در وضعیت اعتماد قرار دارند. آنها تصمیم می گیرند در مورد پول سرمایه گذاری شده توسط سهامداران شرکتی، و آنها باید بتوانند اثبات کنند که با عاقلانه، به نفع شرکت و بدون درگیری های منافع عمل می کنند . داشتن جلسات جلسه هیئت مدیره به هیئت مدیره اثبات کرد که آنها با ایمان عمل می کنند و مسئولیت شخصی خود را برای اقداماتشان اجتناب می کنند.
دلیل سوم برای مقاصد مالیاتی است. شرکت یک نهاد جداگانه از سهامداران فردی است. برای اطمینان از اینکه این جدایی را حفظ می کنید، دقیقه های جلسه هیئت مدیره یک رکورد ارائه می دهند.
بدون آنها، IRS یا سازمان های دولتی می توانند وضعیت مالیات کسب و کار را نادیده بگیرند. یک شرکت که آن را نشان نمی دهد عمل به عنوان یک نهاد جدا از صاحبان می تواند وضعیت مالیات دشوار را ایجاد کند.
یک تعادل برای کسب و کار وجود دارد که در تلاش برای اطمینان از اینکه اعضای هیئت مدیره انجام وظیفه و محافظت از خود را در برابر جلسات هیئت مدیره طولانی و بی هدف که مدت زمان عضو را اتخاذ می کنند، تلاش می کنند.
ما این تعادل را در این مقاله خواهیم داشت.
در حال حاضر که ما دلایل مذکور را برای جلسات جلسه هیئت مدیره مورد بحث قرار داده ایم، در اینجا برخی از اشتباهات کسب و کارها و برخی اندیشه هایی در مورد چگونگی اصلاح آنها می باشد.
ایجاد و توزیع دستور کار قبل از نشست
یک اشتباه بزرگ دیگر که توسط شرکت ها در جلسات هیئت مدیره آنها صورت گرفته است، پیش از جلسه برنامه ریزی نکرده و توزیع دستور کار و اسناد مربوطه را قبل از جلسه انجام نمی دهد. دستور کار باید شامل مقدار مشخصی از زمان برای هر مورد در دستور کار باشد. داشتن یک دستورالعمل خاص نه تنها موجب می شود که جلسه همگامتر شود، بلکه به هیئت مدیره (و هر کسی که چند دقیقه بعد خوانده می شود) اهمیت نسبی هر یک از آیتم ها را در دستور کار می داند.
این بدان معنا نیست که اگر برنامه مهم و ضروری باشد چیزی نمی تواند به دستور کار برسد، اما موارد را می توان با رای دادن اضافه کرد. و بسیار مهم است که باید توسط مدیران، نه هیئت مدیره مورد استفاده قرار گیرد.
از دست دادن بخش مهمی از جلسات جلسه هیئت مدیره
الگو برای دقیقه جلسه هیئت مدیره باید شامل موارد زیر باشد:
- این تاریخ، زمان و مکان جلسه
- شروع و پایان دادن به زمان و زمان اختصاص داده شده به موارد خاص در دستور کار است
- چه نوع جلسه هیئت مدیره - منظم، ویژه یا سالانه (همه کشورها نیازمند شرکت هایی هستند که جلسات سالیانه ای داشته باشند)
- چه کسی حضور داشت، مدیران، مهمانان و اعضای هیئت مدیره را دید و اعضای هیئت مدیره حضور نداشتند. اسامی هر کسی که دیر یا زود از او میگذرد باید ذکر شود.
- مشخص کردن اینکه آیا قاعده وجود دارد برای هر رأی گیری مورد نیاز، قاعده کلی معمولا توسط قوانین شرعی مورد نیاز است. تقاضای اکثریت بیشتر از نیمی از اعضا است. (برای مثال یک هیئت مدیره از نه عضو، به عنوان مثال پنج عضو باید برای حضور در جلسه حضور داشته باشند).
- اگر سخنرانی ها توسط کمیته ها یا دیگران ارائه می شود، شامل اسامی و عناوین سخنرانان می شود.
دقیقه های جلسه بسیار مشخص
احتمالا بزرگترین صفحات اشتباه است که نیاز به اطلاعات دقیق در مورد بحث (گاهی اوقات استدلال) و فرآیندهای. جلسات باید نتایج تصمیمات را انعکاس دهد، نه کسانی که در بحث بحث می کنند. بگذارید بگوییم هیئت مدیره شما در حال رأی دادن به یک حرکت برای فروش یک خط جدید از محصولات است.
دقیقه جلسه باید بگوید: "حرکت برای اضافه کردن یک خط جدید از ادویه جات ترانزیت. حرکت نقل مکان کرد و تصویب، با آنقدر مخالف." اگر گروه بحث داشت، شما باید طول مدت بحث را ضبط کنید و آن را خلاصه کنید، اما لازم نیست جزئیات دقیق در مورد بحث را بنویسید.
دقیقه ای که به اندازه کافی مشخص نیست
در انتهای دیگر طیف، چند دقیقه به اندازه کافی مشخص نیست تا اطلاعات را فراهم کند و اعضا را از مشکل بیرون بکشند. اگر تصمیم به اتفاق آرا نبود، یک رکورد که اعضای هیئت مدیره با مخالفت مخالفت کردند (و توجه داشته باشید که اگر مخالفت به دلیل درگیری منافعی بود).
در حالی که شما مجبور نیستید ضربات ضربه ای از هر بحث را ثبت کنید یا اینکه چه کسی گفته است. اما در دقیقه باید اطلاعات کافی در اختیار داشته باشید تا منعکس کننده روحیه بحث باشد.
جلسات هیئت مدیره بیش از حد طولانی است
هیچ کس جلسات طولانی را دوست ندارد، اما راه هایی برای کوتاه کردن جلسه و دقیقه وجود دارد. ممکن است بخواهید یک جلسه جلسه هیئت مدیره را با ایجاد دستور کار رضایت بخواهید. اساسا این دستورالعمل، لیستی از مسائل است که می تواند به سرعت بدون بحث مورد بحث قرار گیرد. این فهرست ممکن است شامل چند دقیقه از جلسه قبلی، گزارش های مالی و گزارشات کمیته ها یا مدیر عامل شرکت باشد.
دستورالعمل رضایت، و گزارش ها و سایر اطلاعات، باید قبل از جلسه توزیع شود تا اعضا بتوانند آنها را بخوانند. سپس، در جلسه، دستورالعمل رضایت بخشی از روند جلسه است. هر عضو هیئت مدیره می تواند سوال یا نگرانی در مورد دستور کار رضایت را مطرح کند، اما اگر مسائلی وجود نداشته باشد، کل دستورالعمل رضایت را می توان در یک زمان رای داد.
نوع تصمیم نادرست
هیئت مدیره شرکت تصمیم گیری در مورد سیاست کلی را می پذیرد. تصمیم گیری روزانه به وسیله مدیران شرکت بر اساس این سیاست صورت می گیرد. گاهی اوقات هیئت مدیره بیش از حد به دست می آید و سعی می کند تصمیمی بگیرد که بهترین راه حل برای مدیریت است.
تصویب نشدن پرونده
در عجله و شلوغی جلسات هیئت مدیره وسوسه انگیز است تا دقیقه ها را تایید کند. اما مهم است که مطمئن شوید که دقیقه به درستی منعکس کننده نامه و روح جلسه است. دقیقه ها "پیش نویس" در نظر گرفته می شوند تا زمان تأیید.
عدم ثبت رکوردهای جلسه
پس از تمام مشکلات، به منظور حفظ دقیقه خوب برای شرکت خود، فراموش نکنید که دقیقه های شرکت در جلسات شرکتی خود را در جایی امن و قابل دسترس نگه دارید. یک پروسه برای نگه داشتن دقیقه در یک پرونده شرکتی یا «در ابر» در یک فایل محافظت شده با رمز عبور تنظیم کنید.
فراموش کردن به رسمیت شناختن نقش وزیر شرکت
بیشتر وظایف مربوط به دقیقه های شرکت ها تحت عنوان دبیر شرکت می باشد. دبیرخانه خوب شرکت هنری است و اغلب این افراد به اندازه کافی اذعان نمی کنند. بطور مرتب به این شخص بگوئید "از شما سپاسگزارم".
عدم حضور وکیل به عنوان مشاور در هیئت مدیره شما
اطلاعات در این مقاله قصد ندارد به صورت مالی یا مشاوره حقوقی در نظر گرفته شود و نویسنده یک وکیل نیست. این که آیا شرکت شما خصوصی یا عمومی است یا نه (با سهامی که به طور عمومی مورد استفاده قرار می گیرد)، باید یک وکیل داشته باشید که به شما در مورد نحوه ضمانت شرکت و حضور در جلسات هیئت مدیره مهم کمک کند تا مطمئن شوید که شما و هیئت مدیره شما محافظت می شوند.