در مورد اطلاعات کلیدی که در سند منبع یافت می شود بدانید
چرا اسناد منبع مهم هستند
سند اصلی برای حسابداری و حسابداری ضروری است زیرا شواهدی وجود دارد که یک معامله مالی رخ داده است.
اگر یک شرکت حسابرسی شده باشد، اسناد اصلی مجلات حسابداری و سرفیس را به عنوان یک قضیه حسابرسی غیر قابل انکار مطرح می کند.
نگه داشتن یک سند منبع برای یک کسب و کار درست مثل نگهداشتن صورتحسابهای مالیاتی برای مالیات شخصی شما است. اگر مالیات های شما حسابرسی شده باشند، آنها اثبات می کنند که شما آن خرید ها را انجام داده اید. همین امر برای کسب و کار شما صادق است، اما در کسب و کار، درآمد شما را تنها برای هزینه های محاسبه مالیات حفظ نمی کند. شما اسناد اصلی را برای هر معامله مالی نگهداری می کنید.
اسناد منبع چیست؟
یک سند منبع تمام حقایق اساسی معامله را شرح می دهد، مانند میزان معامله، معامله انجام شده، هدف معامله و تاریخ معامله.
در اینجا چند نمونه از اسناد اصلی رایج آمده است:
- چک لغو
- صورتحساب
- دریافت رسید نقدی
- دریافت تولید کامپیوتری
- یادداشت اعتباری برای بازپرداخت مشتری
- کارت کارمند زمان
- لغزش سپرده
- سفارش خرید
نحوه درمان اسناد منبع
سند منبع باید در اسناد حسابداری مناسب در اسرع وقت پس از معامله ضبط شود. پس از ضبط، تمام اسناد اولیه باید در نوع خاصی از سیستم قرار بگیرد تا بتوانند آنها را در صورت نیاز و زمان مورد نیاز بازیابی کنند.
در موارد خاص، حتی ممکن است مهم باشد که زنجیره نگهداری را فراهم کنید تا بتوانید تعیین کنید که سند منبع مورد نظر در کنترل شما باقی مانده است.
اسناد منبع در مقابل Photocopies
در بیشتر موارد، فتوکپی اسناد اولیه به لحاظ قانونی قابل قبول است. برای مثال، سرویس درآمد داخلی، فتوکپیهای رسید را از سال 1997 پذیرفته است، تا زمانی که قابل خواندن باشد، حاوی تمام اطلاعات موجود در اصل باشد، و در محدوده فرایند اسکن، این اطلاعات را در فرمت یکسان با اصلی
رسیدگی به مواد که اشیاء خریداری شده و قیمت پرداخت را مشخص کرد، اما بدون آنکه اسم تامین کننده مورد بررسی قرار گیرد، واجد شرایط نیست. یک سند که تمام اطلاعات را در رسید اصلی ارائه کرده است، اما در قالب ورد یا اکسل مجددا تایپ نشده است نیز واجد شرایط نیست.
استاندارد IRS - کامل، قابل خواندن و دقیق بازتولید اصلی - همان استاندارد مورد استفاده در بسیاری از کسب و کارها و سازمان های دولتی است. سایر مؤسسات، با این حال، به این الزامات عمومی اضافه می کنند.
به عنوان مثال، دانشگاه واشنگتن تنها به عنوان جایگزینی برای فتوکپی اسناد اسکن با حداقل تراکم 300 نقطه در اینچ (dpi) پذیرفته شده و در قالبهای PDF یا TIFF ارائه می شود؛ فتوکپی JPEG را قبول نمی کند
اگر قصد دارید اسناد حسابداری یا اسناد حقوقی را برای تسهیل ذخیره سازی اسکن کنید، به موسسه مربوطه مراجعه کنید تا مطمئن شوید که اسناد را در فرمت مورد نظر شما در نظر می گیرند.