برنامه ریزی، کنترل و ارزیابی عملکرد
برنامه ریزی
بودجه یک ابزار برنامه ریزی برای ساختن یک چارچوب برای کسب و کار و امور مالی آن است. با ترکیب روند گذشته با پیش بینی های واقع گرایانه برای سال مالی، بودجه یک دیدگاه دقیق از دارایی ها، انتظارات واقعی درآمد و نحوه تعادل آن با هزینه های پیش بینی شده شما را فراهم می کند.
بودجه همچنین با تعیین اهداف و ایجاد اولویت ها کمک می کند. بودجه باید مشخص شود که آیا بودجه برای اجرای استراتژی های جدید اجرا می شود یا خیر، و چه مقدار درآمد که می تواند با موفقیت استراتژی ها ایجاد شود. آیتم های خطی که اکثر مالیات را اداره می کنند یا درآمد بیشتری را تولید می کنند معمولا مواردی با اهمیت هستند و می توانند هنگام تصمیم گیری به عنوان یادآور خوب در مورد استراتژی کلی شما عمل کنند.
بودجه مؤثر باید درآمد و هزینه های پیش بینی شده را با ماه یا سه ماهه کاهش دهد و بسته به اندازه کسب و کار شما، باید بودجه های جداگانه ای برای هر بخش داشته باشد.
این بودجه های اداری نیز باید توسط ماه یا سه ماهه تقسیم شود و در کل آنها با هم جمع می شوند تا بودجه اصلی خود را تشکیل دهند.
بنگاههایی که به شدت به درآمد فروش فصلی تکیه دارند، به عنوان مثال خوبی برای این است که چرا بودجه بسیار مهم است. اگر ماههای ژوئن، ژوئیه، اوت، و دسامبر به طور معمول 75 درصد از درآمد کسب و کار شما را تولید می کنند، بودجه شما به شما امکان می دهد برنامه پیش رو را پیش بینی کنید تا بهترین استراتژی برای توزیع این درآمد را در طول یک دوره کامل سال مالی
برنامه ریزی همچنین باید برای نیازهای درازمدت حساب شود. به عنوان مثال، اگر پیش بینی می کنید یک یا دو سال طول کشید تا جاده ها برای ارتقاء کامپیوتر، یک پیش بینی خوب برای شروع هزینه بودجه باشد.
ارزیابی
علاوه بر داشتن بخش مهمی از روند برنامه ریزی، بودجه ها برای ارزیابی عملکرد شرکت شما در طول سال مالی ضروری هستند. بخشی از بودجه بندی مسئولانه ردیابی درآمد و هزینه های واقعی و مقایسه آن با آنچه بودجه بود. این کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که کسب و کار شما به برنامه های خود چسبیده است، اما بودجه همچنین ابزار مهمی برای شناسایی مشکلات و فرصت ها است.
به عنوان مثال، اگر فروش در سه ماهه اول کمتر از آنچه که شما بودجه، شما می دانید که شما به احتمال زیاد مجبور خواهید بود برای کاهش پس انداز در سال مالی هزینه های سودآوری را پیدا کنید. مثال مثبت تر ممکن است فروش یک محصول جدید باشد که بیش از انتظارات باشد. با ردیابی این روند و مقایسه آن با آنچه که در بودجه بود، می دانید که درآمد اضافی برای تجدید نظر بودجه با برنامه هایی برای افزایش تولید و یا استخدام کارکنان اضافی برای رسیدگی به کسب و کار اضافی.
تامین مالی
سابقه نوشتن صدا، بودجه های دقیق و چسبیدن به آنها می تواند به نشان دادن وام دهندگان یا سرمایه گذاران احتمالی کمک کند که شما می دانید که چگونه یک طرح کسب و کار را ایجاد کنید و آن را کار کنید.
وام گیرندگان و سرمایه گذاران مطمئنا خواهان حفاری عمیق تر در امور مالی و تاریخی خود خواهند بود، اما اگر شاهد روش های بودجه بندی قوی نباشند، این ممکن است پرچم قرمز کافی برای تبدیل آنها باشد.
اگر شما در حال باز کردن یک کسب و کار جدید هستید و تاریخی کمی دارید یا هیچ تاریخی ندارید، باید برای عدم وجود یک رکورد با پشتیبانی دقیق از بودجه خود هزینه کنید. این به معنی انجام تحقیقات در بازار و نشان دادن اینکه چگونه روند گذشته و یا شاید خلاء در صنعت پشتیبانی از اعداد ارائه شده است. این نوع توجه به جزئیات می تواند به شما کمک کند توجه زیادی به وام دهندگان یا سرمایه گذاران داشته باشید.
کارکنان
حتی کسب و کارهای کوچکی که تنها تعداد کمی از کارکنان هستند باید مطمئن شوند که آنها برای نوشتن و حفظ بودجه مناسب هستند. اگر، مثلا شما یک کافه کوچک دارید و آن را اداره می کنید، ممکن است یک منو منحصر به فرد و یک شهرت برای خدمات به مشتریان با کیفیت داشته باشید، اما این بدان معنا نیست که شما یک حرفه مالی هستید.
اگر استخدام یک فرد تمام وقت برای رسیدگی به کتابهایتان واقعی نباشد، کمک بخشی نیمه وقت را در نظر بگیرید یا با یک شرکت مشاوره خارجی کار کنید، مخصوصا در اوایل سالیانه و سالی که زمان برای نوشتن یک بودجه جدید برای سال مالی بعدی است. SCORE، وابسته به اداره انکشافی کوچک ایالات متحده، به طور عمده از داوطلبان با زمینه های کسب و کار و امور مالی تشکیل شده است که راهنمایی و مشاوره را برای کسب و کارهای کوچک ارائه می دهند. این می تواند یک منبع با ارزش زمانی است که شما فقط شروع به کار یا زمانی که شما با یک چالش مهم روبرو هستند. علاوه بر کمک به بودجه بندی و یا مشکلات دیگر، می تواند شما را با منابع دیگر در جامعه خود ارتباط برقرار کند.
نرم افزار
برخی از بهترین ابزار برای نوشتن یک بودجه دقیق و چسبیدن به آن برنامه های نرم افزاری هستند و فراتر از مایکروسافت اکسل یا سایر برنامه های صفحه گسترده است. شرکت هایی مانند Quicken برنامه های نرم افزاری مناسب برای بودجه بندی و ردیابی درآمد و هزینه ها را ارائه می دهند. همچنین، شما با استفاده از سیستم PayPal، Square یا سایر خدمات آنلاین مشابه با سیستم فروش POS (POS)، مانند Quicken، ابزارهایی برای نوشتن بودجه و ردیابی درآمد و هزینه ها را ارائه می دهید.
شما به مدرک مالی نیاز ندارید تا یاد بگیرید که چگونه از این برنامه ها برای فرایند بودجه خود استفاده کنید، اما ممکن است ارزش یک کلاس را داشته باشید تا بتوانید تمام ویژگی های مربوطه که آنها ارائه می دهید، کارشناسی کنید.