همه چیز را از خدمات ارائه شده به برنامه های پرداخت شامل کنید
چهار کلمه باید در کتاب راهنمای برنامه ریزی رویداد خود داشته باشند: آن را به صورت کتبی بخوانید . اکثر ما یک جمله ای را که در یک زمان یا هر زمان دیگر به آن اشاره شد شنیده ایم. با دلیل خوب وعده های انجام شده در طول گفتگو به راحتی می تواند تبدیل به یک حافظه دور و یا به طور کامل فراموش شود. به دست آوردن شرایط توافق شده به صورت کتبی، برای محافظت از هر دو طرف درگیر و ضروری در کسب و کار است. شناختن چگونگی مذاکره با بهترین قراردادهای برنامه ریز رویداد گامی مهم در راه موفقیت است.
مشخص کنید چه خدماتی را ارائه می دهید
شما ممکن است فکر کنید که به عنوان یک برنامه ریز رویداد، کاملا مشخص است که چه خدماتی ارائه خواهد شد. دلیل بیشتر برای توصیف این جزئیات بسیار عالی است. برنامه ریزان رویداد ارائه طیف گسترده ای از خدمات؛ هدف در اینجا این است که آنچه را که در اختیار شما قرار می دهد، برای جلوگیری از هر گونه سردرگمی در نظر بگیرید. این که آیا انتخاب منو، ترتیبات گل و یا انتخاب محل برگزاری است، مواردی را که مسئولیت شماست، مشخص کنید. پس از امضا، مسئولیت های شما محدود به موارد خاص موجود در قرارداد برنامه ریز رویداد خواهد بود.
بین خط ها را بخوان
هنگام بررسی قرارداد رویداد، به جزئیات توجه کنید. هر خط را به دقت بخوانید. و سپس بین خطوط خواندن. در مورد هر گونه زبان مبهم باشید؛ اقلامی که در کلیات مورد بحث قرار می گیرند، مورد تفسیر قرار می گیرند و می توانند برای شما و کسب و کار شما برنامه ریزی رویداد را خراب کنند.
برای هر گونه هزینه پنهان یا بند که نشان می دهد ممکن است اضافی اضافی را تماشا کنید. این افزودنی ها را مشخص کنید یا مذاکره کنید تا آنها را از قرارداد رویداد کاملا حذف کنید.
سوال، سوال، سوال
هنگامی که شما در حال مذاکره در مورد قرارداد رویداد هستند، هر گونه اتهام را مطرح کنید. اگر یک هتل یا فروشنده یک مورد را در قرارداد ذکر شده داشته باشد، باید بتواند حضور خود را در آنجا توضیح دهد و هزینه مربوطه را توجیه کند.
بعضی اوقات صرفا خواستار روشن شدن می تواند منجر به جبران هزینه شود.
نترسید به عنوان جوانان، به ما آموخته می شود که تنها پرسش احمقانه این است که این پرسش مطرح نشده است. هنگام مذاکره، بپرسید. اگر چیزی در قرارداد برای شما روشن نیست، بپرسید. اگر متوجه یک آیتم خط شده شده اید، بپرسید. بهتر است از اکنون بخواهید تا بعدا هزینه آن را پرداخت کنید.
چیزی را که نمی خواهید قبول نکنید برای چیزی که میخواهید به جای آن بپرسید
اگر تماس های رایگان محلی به دلیل دسترسی به تلفن های همراه برای مهمانان شما مهم نیست، پس از آن قبول نمی کنید که به عنوان یک سرگرمی گنجانده شده است. در عوض، از هتل بخواهید که این آیتم را برای چیزی که برای مهمانان مهم است، مبادله کند. نرخ های پایین یا تخفیف ها ممکن است برای شما بسیار ارزشمند باشد، بنابراین فهرستی از آن دسته از «freebies ها» را که نمی خواهید بخرید و به جای آن برای چیزی بهتر که می خواهید، مذاکره کنید. امکاناتی که معمولا در دسترس هستند شامل حمل و نقل فرودگاه، گذرگاه باشگاه سلامت، ارتقاء اتاق، خدمات اینترنت، حمل و نقل رایگان و دریافت و موارد دیگر است.
برنامه زمانی پرداخت
مطمئن باشید که قرارداد برنامه ریزی رویداد شما برنامه پرداخت شما را مشخص می کند. این شامل سپرده اولیه یا نگهدارنده و جزئیات مربوط به نحوه پرداخت در آینده خواهد بود.
برنامه برای پرداخت ممکن است به نقاط قوت خاصی در فرایند برنامه ریزی رویداد گره خورده باشد یا ممکن است یک تاریخ مشخص در تقویم قبل از رویداد باشد. برنامه ای را که برای کسب و کار برنامه ریزی رویداد و جریان نقدی شما مناسب است، طراحی کنید. مطمئن شوید که هر مالیاتی و هزینه اضافه شده را شامل شود. مهمتر از همه، شروع کار واقعی در برنامه ریزی رویداد را تا زمانی که سپرده اولیه دریافت نکرده اید. اگر سپرده هرگز نشان نمی دهد، شما همه کارها را برای هیچ کاری انجام نداده اید. به معنای واقعی کلمه.
لغو رویداد
در حالی که شما زمان و انرژی خود را در برنامه ریزی یک رویداد تمرکز می کنید، آخرین نکته در ذهن شما ممکن است لغو همان رویداد باشد. با این حال، اگر مشتری تصمیم به لغو رویداد را در هر نقطه پس از کار آغاز شده است - به هر دلیلی - قرارداد شما باید مشخص کنید چه اتفاقی خواهد افتاد اگر رویداد لغو شود.
این یک گام ضروری برای محافظت از خود، کسب و کار برنامه ریزی رویداد و درآمد مورد انتظار خود است.
نکته کليدي که بايد به صورت کتبي ذکر کنيد اين است که سپرده و تمامي پرداخت هاي قبلي تا زمانيکه لغو تحويل مي شود غير قابل جبران باشد. در برنامه ریزی رویداد، بیشتر کارها قبل از رویداد واقعی انجام می شود. شما حق دارید که برای کارهایی که قبلا انجام داده اید، پرداخت شود. به این ترتیب بسته به برنامه پرداخت شما ممکن است بخواهید شامل یک جمله باشد که مشتریان برای خدمات ارائه شده تا تاریخی که شما دریافت کرده اید نوشته شده است که رویداد لغو شده است پرداخت می شود.
پایان خاتمه یا Force Majeure
یک ماده خاتمه - یا force majeure - به یک قرارداد برای لغو هر دو طرف یا طرفین از مسئولیت در صورتی که آنها نمیتواند شرایط قرارداد را به دلایل فراتر از کنترل آنها، مانند توقفهای کار، جنگ و یا آب و هوایی شدید، تحمیل کند. هدف در اینجا این است که از شما در برابر هرگونه خطر ناشی از شرایط غیرقابل کنترل محافظت نماییم. اطمینان حاصل کنید که شما از این بند محافظت می کنید و شرایط و زمان بندی مربوط به خاتمه را مشخص می کنید. به عنوان مثال، "هر یک از طرفین می توانند این موافقتنامه بدون مشروعیت به دلیل یک یا چند مورد از این دلایل یا دلایل مشابه از طریق اطلاعیه کتبی به طرف دیگر ظرف مدت ده روز پس از وقوع چنین مواردی را متوقف کنند."
جبران خسارت ("این گمان من نیست")
یک ضمانتنامه حفاظت می کند اگر طرف دیگر کاری انجام می دهد که موجب آسیب دیدن شما می شود یا یک شخص ثالث را به شما سوء استفاده می کند. بند این وعده است که اساسا می گوید که طرف دیگر نمیتواند مسئولیت هر گونه ادعا، زیان، خسارت، بدهی و هزینه های ناشی از غفلت، عدم انجام یا سوء رفتارهای اشتباه خود را به عهده بگیرد. اطمینان حاصل کنید قرارداد شما این بند است.
هنگام مذاکره آماده باشید
قبل از مذاکره در مورد قرارداد، انجام تکالیف خود را. تعیین اینکه چه چیزی در برنامه ریزی این رویداد دخیل است و می دانید چه شرایط و حمایت هایی را می خواهید. قرارداد شما باید مسئولیت مشترک را منعکس کند، بنابراین از هر توافقی که یک طرفه است اجتناب کنید. برای یک حزب خوب برای دیگران خوب است. هنگام مذاکره، یک شنونده خوب باشید. توجه به موارد قراردادي که ممکن است قابل مذاکره باشد و مواردي که باعث ناراحتي شما مي شود، توجه کنيد. مطمئن باشید و تحت فشار قرار نگیرید. پای راست هر چیزی را امضا نکنید تا کاملا کاملا راضی باشید که اصطلاحات منصفانه هستند و به حفاظت نیاز دارند.