ساختار هزینه برنامه ریزان رویداد

این که آیا شما شروع تجارت رویداد برنامه ریزی برای رویدادهای اجتماعی، رویدادهای کسب و کار و یا ترکیبی از هر دو، هر کسی که در نظر گرفتن کسب و کار خود را باید قطعا نگران ایجاد نرخ منصفانه برای خدمات است. مهم است بدانید که چگونه هزینه خدمات را بپردازید.

متاسفانه پاسخ ساده نیست. عوامل متعددی به تعیین نرخ بهره، از جمله هزینه های عملیاتی برنامه ریزی رویداد ، حقوق و سود می پردازند.

واقعیت این است که نرخ ها بر حسب نوع کسب و کار شما، نوع پروژه هایی که شما می گیرید و آنچه که بازار حاضر به پرداخت آن است، متفاوت است.

این نیز به بازار هدف شما بستگی دارد. به این معناست که مشتری یا چشم انداز شما در نظر داشته باشید و خدمات شما باید درون آن پارامترها رقابتی باشد.

برنامه ریزان رویدادها هزینه های خود را تشکیل می دهند

با این وجود، اگر بخواهید یک شغل نیمه وقت یا حتی تمام وقت را شروع کنید، تقریبا پنج راه برای ساختن هزینه ی رویداد شما وجود دارد و هزینه های خود را به مشتریان خود نقل می کنید:

• هزینه پروژه تخت
• درصد هزینه ها
• نرخ ساعتی
• درصد هزینه ها به همراه نرخ ساعتی
• نرخ های قابل توزیع

برای توضیحات و مثال های زیر، بیایید فرض کنیم می خواهید برای خدمات خود به طور میانگین 75 دلار در هر ساعت کسب کنید.

هزینه ها بر اساس نرخ پروژه تخت

بسیاری از مشتریان ترجیح می دهند بدانند که هزینه پروژه چه مقدار هزینه خواهد داشت. به عنوان یک برنامه ریز رویداد ، برای ارائه این، شما باید یک هزینه مسطح تعیین کنید و تعیین کنید که چه خدماتی برای این مبلغ پوشش داده خواهد شد.

این مسؤولیت مدیریت مستقیم به شما را، برنامه ریز، به مدیریت می دهد و نیاز به پیش بینی سناریوهای مختلفی دارد که در آن شرایط ممکن است تغییر کند. در این سناریو، مشتری می تواند به طور مستقیم با برنامه ریز رویداد قرارداد را برای هماهنگی تمام تدارکات، غذا، محل برگزاری، هزینه اقامت، و غیره.

هزینه های مسطح پروژه به طور معمول برای رویدادهای بسته بندی شده، مانند کسانی که در برنامه های بازاریابی ورزشی یافت می شوند، مورد استفاده قرار می گیرند، و ممکن است بر اساس هر فرد با بسیاری از شرایط و احتمالات محاسبه شود.

به عنوان مثال، فرض کنید شما استخدام شده اید تا یک تور روزانه تاریخی یک روزه را برای 15 مهمان برگزار کنید. مشتری شما می خواهد شما را به نقل قول هزینه مسطح برای حمل و نقل، راهنمای خصوصی، ناهار و هر / همه هزینه های پذیرش به سالن؛ با این حال، او همچنین می پرسد که شما ارائه می دهد طبقه بندی بالا در مورد هر مورد هزینه.

در این سناریو باید هزینه تمام خدمات، از جمله زمان خود، مذاکره / محاسبه کنید و مجموع هزینه های مربوط به آن را بیان کنید. این مسوولیت / ریسک برنامه ریز رویداد را برای شناسایی سپرده های مورد نیاز، پرداخت هزینه تمام خدمات و مسئولیت تمامی موافقت نامه های خدماتی خواهد داشت.

هزینه ها بر اساس درصد هزینه ها

به طور متوسط، برنامه ریزان رویدادهای واجد شرایط باید به عنوان بخشی از هزینه خود با هزینه 15 تا 20 درصد از کل هزینه یک رویداد صحیح احساس راحتی کنند. بسته به پیچیدگی برنامه و مقدار زمان لازم برای برنامه ریزی و اجرای یک رویداد، گاهی این به اندازه کافی برای پوشش هزینه کل کل برنامه ریز و منبع سود کافی است.

به عنوان مثال، فرض کنید شما استخدام شده اید که برای یک مهمان خصوصی در یک رستوران منحصر به فرد برای 40 مهمان با هزینه ای به طور متوسط ​​175 دلار برای هر فرد سازماندهی کنید.

تخمین زده می شود که شما به طور کامل 15 ساعت برای ملاقات با مشتری خود، برنامه ریزی، حضور و تکمیل تمام پیگیری ها در این رویداد. اگر هزینه 18٪ از کل هزینه ها را بپردازید، فقط کمی بیشتر از نرخ ساعتی هدف خود 75 دلار در ساعت می کنید:

$ 175 x 40 مهمان = $ 7،000 x 18٪ = $ 1،260
15 ساعت x 75 دلار / hr = $ 1،125

در صورتی که مشتری به طور مستقیم با شما قرارداد را برای تمام خدمات در اختیار شما قرار دهد، مبلغ هزینه کل رویدادهای متقابل به مشتری در مجموع 8،260 دلار خواهد بود.

هزینه ها بر اساس نرخ ساعتی

بعضی از مشتریان برنامه ریز رویداد را ترغیب می کنند تا نرخ ساعتی را برای خدمات و نرخ کلی ساعت برای مدیریت و اجرای یک برنامه سرویس گیرنده مشخص کند. این ممکن است شبیه به نرخ پروژه مسطح باشد، اما این امکان را برای انعطاف پذیری بیشتری از طرف هر دو طرف فراهم می کند تا بتواند به تغییراتی که ممکن است در طول مسیر مورد نیاز باشد، باشد.

بسیاری از برنامه ریزان رویداد های کسب و کار به صورت ساالنه برای خدمات پرداخت می کنند. این اجازه می دهد یک مشتری به دانستن اینکه چقدر هزینه آن را برای استخدام خدمات خود هزینه می کند و به او اجازه می دهد که یک بودجه منطقی محاسبه کند. اغلب، دلیل این امر این است که مشتری میخواهد در هرگونه هزینه غیرمنتظره بهتر عمل کند.

همیشه به یاد داشته باشید که پارامترهای اطمینان در اطراف انتظارات را تعریف می کنید تا هر دو طرف در مورد آنچه که خدمات ارائه می شوند توافق داشته باشند. به عنوان یک برنامه ریز رویدادی، شما باید یک مرجع برای صورتحساب برای تمام هزینه های معقول تجاری که ممکن است متحمل شده باشد را شامل کنید.

برخی از برنامه ریزان رویداد می توانند هزینه های عملیاتی مانند حمل و نقل، اجاره اتومبیل و سایر اقلام هزینه های مختلف را تا 15-20٪ افزایش دهند در حالی که دیگران نمی کنند. در صورتی که این کار را انجام دهید، باید این نشانه ها را افشا کرده و قبل از آن با مشتری خود به توافق برسید.

هنگامی که به برنامه ریزی رویدادهای ساعتی می آید، مهم است که تعیین کنید که چقدر شما ممکن است برای زمان خود بپردازید.

به عنوان مثال، فرض کنید که یک مشتری در ماه اکتبر شما را استخدام کرده است تا در ماه مارس یک سمینار یک روزه برگزار کند. خدمات شما برای تهیه محل برگزاری، مذاکره برای محل برگزاری، خدمات پذیرایی ، A / V و ایجاد محتوا برای تعداد محدودی از آیتم های ارتباطی (یعنی دعوت نامه ها، دستور کار، فرم های ارزشیابی و غیره) به کار می رود.

مشتری شما همچنین شما را استخدام می کند تا مدیریت سایت را ارائه دهد. شما یک قرارداد را در پیش رو ایجاد می کنید که برای خدمات مشخص شده در زمان های مختلف بلیت داده می شود و برای هر سرویس ارائه شده به صورت هفتگی، هر دو هفته ای یا ماهانه صورتحساب ارسال می کند.

تحت این توافقنامه، شما و مشتری شما هر دو باید یک بیانیه دقیق از کار را که شامل مسئولیت های احتمالی هر دو طرف است، انجام دهید. سپس، شما ممکن است مجموع بودجه از ساعت های زیادی را به همراه هزینه های معقول تخمین بزنید (برای اینکه مشخص کنید چه اطلاعاتی ممکن است باشد).

هزینه ها بر اساس درصد هزینه ها به علاوه هزینه مسطح / نرخ ساعت

گاهی اوقات شما برای سازماندهی یک رویداد استخدام می شوید و به هر دلیلی، مشتری ترجیح می دهد میزان بر اساس درصد هزینه ها باشد. با این حال، این به اندازه کافی برای پوشش هزینه های کل زمان و خدمات شما کافی نیست. در این شرایط، منطقی است که هزینه های خود را در هزینه های ترکیبی در دو دسته مختلف ارائه دهید.

به عنوان مثال، یک مشتری شما را استخدام می کند تا رویدادهای مربوط به یک کنفرانس را سازماندهی کند. وظیفه شما این است که دو وعده غذایی خصوصی و یک سفر گلف را با 50 مهمان اختصاص دهید. هزینه کل این حوادث ترکیبی تقریبا 20،000 دلار است، اما تقریبا 60 ساعت زمان لازم است و پیچیدگی این پروژه ممکن است حاشیه سود بیشتری را توجیه کند. با توجه به این که در ذهن داشته باشید، می توانید با هزینه های پایانی + هزینه ساعتی با محاسبات زیر تماس بگیرید:

درصد برآورد هزینه:
$ 20،000 x 18٪ = $ 3600

برآورد روزانه:
60 ساعت و $ 75 / hr = 4،500 دلار

نقص در ساعت: 900 دلار

اگر به عنوان کسری بودید، همانطور که در مثال بالا انجام دادید، می توانید 15 ساعت برای مدیریت تدارکات چندین فروشنده بیرونی انتخاب کنید. نقل قول شما ممکن است منعکس کننده موارد زیر باشد:

هزینه های رویداد زیرمجموعه: 23،600 دلار
هزینه مسطح: 1،125 دلار (بر اساس 15 ساعت در قیمت 75 دلار در ساعت)

در این سناریو، شما باید دقیقا تعیین کنید که ساعات مورد نظر خود را به طور مناسب برآورد کرده اید (حساب برای پوشش هزینه های عملیاتی غیر استاندارد مانند مسافرت شخصی). همانطور که انتظار می رود، تعداد کمی از مشتریان خوشحال هستند که افزایش هزینه ها را بعدا مشاهده می کنند، مگر اینکه دلایل موجه ارائه شوند.

هزینه ها بر اساس نرخ های قابل پرداخت

راه دیگری که برنامه ریزان رویداد ممکن است هزینه خدمات را جمع آوری کند، ایجاد فضای رویداد از طریق مکان هایی است که میزان هزینه مورد نیاز را ارائه می دهند. این هزینه ها به طور معمول برای آژانس های مسافرتی برای رزرو بلیط، اتاق های هتل و سایر انواع حمل و نقل ارائه می شود.

به عنوان مثال، در بسیاری از هتل ها ممکن است میزان هزینه مورد نیاز را تا 10٪ برای هزینه ها و سایر هزینه ها افزایش دهد.

اگر چه برخی از برنامه ریزان رویداد هزینه های قابل توجهی را به عنوان منبع درآمد برای خود در نظر می گیرند، مشتریان ناآگاه ممکن است احساس مسئولیت برنامه ریز رویداد را در هنگام پرداخت هزینه های مربوطه مورد سوال قرار دهند. به همين دليل، بسياري از طراحان چاشني هرگونه برنامه ريزي برنامه ريزي شده را شامل مي شود كه شامل نرخ سود مورد نياز است يا قيمت هاي غير سفارشي را براي برنامه هاي خود مورد مذاكره قرار مي دهد و اين منبع صرفه جويي مستقيما به پايين ترين كلاستر خود منتقل مي شود.

علاوه بر این، برخی از مشتریان ممکن است آگاه باشند که هزینه های احتمالی وجود دارد و انتظار نداریم که مشاوران خارجی خود را با استفاده از روش های دیگری از روش های صورتحساب شناسایی شده که قبلا مشخص شده اند، بپردازیم و همچنان هزینه قابل پرداخت را پرداخت کنیم. به طور کلی، بسیاری از برنامه ریزان رویداد به شکل خوب در نظر نگرفته اند تا به طور عمده "درآمد" خود را دوبرابر کنند.

در صورت پذیرش نرخ های سفارش، بهتر است هزینه های مشتریان خود را با استفاده از روش های صورت حساب جایگزین نپردازید.

سناریوهایی وجود دارد که نرخهای سودآوری بیشتر به آن اهمیت می دهند مانند یک سازمان غیرانتفاعی کوچک یا ارتباطی که ممکن است خدمات شما را برای یک رویداد یا جلسۀ عضویت تعیین کند و عمده هزینه ها به طور مستقیم توسط شرکت کنندگان پرداخت می شود و نه سازمان.

سناریوی دیگری ممکن است در صورتی باشد که مشتری شما هدایای مشتری را از شما خریداری کند و همچنین ممکن است خدمات توزیع اقلام تبلیغاتی را ارائه دهید. در این مورد، به سادگی برای آیتم های تبلیغاتی مذاکره کنید و هزینه خدمات خود را به صورت ساعتی پرداخت نکنید، مگر اینکه مشتری شما از تمام اتهامات جلوگیری کند.