صدور این کارت ها به کارکنان به این معنی است که آنها می توانند معامله های خاصی را از طرف کسب و کار انجام دهند و پس از آن هر انتهای هر ماه را به مدیر مالی اصلی ارسال کنند. به عنوان یک شرکت، کارت اعتباری شرکت به جای پرداختن به هر کارمند، از طریق پرداخت پول نقد، بهترین گزینه را انتخاب می کند، زیرا شما در پرداختن پول نقد مشغول به کار نخواهید بود.
با این حال، قبل از صدور کارت های شرکتی، باید اقدامات احتیاطی را انجام دهید. بدون این کار، برخی از کارکنان امکان استفاده صحیح از منابع مالی را دارند . خطر خرید غیر مجاز زمانی افزایش مییابد که کارتهای اعتباری شرکتی در دستان خود باشند و هیچ اقدام محافظتی وجود ندارد. به منظور کنترل این خطر، سیاست های زیر کمک خواهد کرد:
در شروع، انتظارات را تنظیم کنید
هنگام صدور کارت ها، توصیه می شود که همه کارکنان را در مورد چیزی که از آنها انتظار می رود در هنگام استفاده از کارت استفاده کنید. شما باید سیاستی را ایجاد کنید که به وضوح مسئولیت مالک کارت را توضیح دهد، نوع هزینه هایی که کارت ها باید استفاده شوند و نوع اسنادی که باید برای هر هزینه ارسال کنید.
این یکی از موارد کلیدی است که هر شرکت باید در جای خود قرار دهد تا مانع استفاده کارت از کارت کارت شود. بدون انجام این کار، کسب و کار شما هزینه های اضافی را که هرگز در بودجه قرار نگرفته است، در بلندمدت هزینه های اجرای کسب و کار را افزایش خواهد داد.
اطمینان حاصل کنید که قوانین کارت به درستی درک شده است
همانطور که می دانیم، اکثر کارکنان فرهنگ خواندن را ندارند. این بدان معنی است که اگر شما فقط کارت کارکنان شرکت را با یک چاپ قانونی خوب از قوانین بدون در نظر گرفتن چگونگی و یا چه انتظار می رود در مورد استفاده از کارت آن را کمک نمی کند از آنجایی که بسیاری از آنها ممکن است کارت بدون خواندن استفاده از قوانین
برای جلوگیری از سناریو فوق، سازماندهی یک دیدار با کارکنان و پیگیری آنها از طریق سیاست مناسب است. پس از انجام این کار، آنها می توانند درک درستی از سیاست در نوشتن داشته باشند. این بدان معنی است که در صورتی که یک کارمند در برابر خط مشی ها مقابله کند، اقدامات لازم باید انجام شود.
در مورد هزینه صرف کنید
در اغلب موارد، بیشتر کارکنان تمایل دارند در برابر قوانین مقابله کنند و هزینه های بیشتری را از آنچه در سیاست مشخص شده اند، به پایان برسانند. با این کار در ذهن خود، خوب است که جداول نزدیک به استفاده از کارت های اعتباری کسب و کار را نگه دارید. مامور مالی اصلی باید در هر اداره سرپرست ها را مطلع سازد که مسئولیت نظارت بر کارکنان با کارت ها در آن بخش خواهد بود.
این کار به طریقی موجب سوء استفاده از کارت های کارکنان خواهد شد. هنگامی که یک کارمند می داند که هزینه کارت های نظارت بر کارت وجود دارد، آنها از انجام هر نوع خرید غیرمجاز که در این سیاست بیان نشده است، متعهد می شوند.
اقدامات حفاظتی را در محل انجام دهید
پول یک منبع اقتصادی است و از این رو بسیار کم است. این بدان معنی است که وقتی یک کارمند حقوق استفاده از کارت خود را نقض می کند، بار از آنها بلافاصله به شرکت منتقل می شود. با در نظر داشتن این، برای هر کارت محدودیت های هزینه ای را در نظر بگیرید.
کسانی که در موقعیت های مدیریتی می توانند نسبت به افرادی که در رتبه های پایین تر قرار دارند، محدودیت های بالاتری نسبت به آنها داشته باشند. این اقدام به معنای کاهش خطر انجام معاملات غیر مجاز است. حد مجاز تنظیم هزینه هرگز نباید بیش از حد باشد و باید در سیاست بیان شود. اگر هر کارمند بیش از حد است، مبلغ اضافی باید از حقوق و دستمزد خود به همراه یک مجازات کسر شود.
همیشه یک بررسی سالانه انجام دهید
برنامه کارت اعتباری شرکت باید سالی یکبار بررسی شود. این به این دلیل است که برخی از کارکنان ممکن است از یک بخش به سمت دیگر منتقل شده و از آنجا که هر بخش دارای هزینه خاصی است، نیازی به بازبینی سالانه برنامه است.
انجام این کار همچنین اجازه می دهد تا مدیران بخش های جدید هزینه را مطابق با مسئولیت های هر کارمند. اگر یک کارمند در یک بخش کار کند که دیگر نیازی به یک کارت اعتباری شرکت ندارد، ممکن است او از برنامه حذف شود.
افزایش کارایی توسط انجام پیرو یو پی اس
برای شما خوب است که کسی که بخشی از شرکت شما نیست یا نه یک صاحب کارت، خلاصه معاملات از طرف شرکت و ارائه آن را در پایان هر ماه به شما ارائه دهد. هدف اصلی این شخص تعیین شده لیستی از نام کارکنانی است که توضیحات و اظهارات به موقع در مورد استفاده از کارت آنها را به دست نیاورده اند.
این یک راه ساده برای نظارت بر کارکنان است که به خط مشی کارت پیوستند و کدامیک از آنها نیست. پس از یک دوره زمانی مشخص، شما ممکن است تصمیم بگیرید که شلوغی روی آن دارنده کارت دائمی داشته باشید که همواره با اخطار کارت ها به طور موقت یا حتی به طور دائم در برابر این سیاست ها قرار دارد.
ارزیابی امتیازات
به یاد داشته باشید، یک کارمند صادر شده کارت شرکت باید فقط در موارد خاصی استفاده شود که برای این شرکت مفید باشد و هرگز نباید در خرید وسایل شخصی مورد استفاده قرار گیرد، مگر در شرایط اضطراری. بنابراین، نیاز به نظارت بر تمام هزینه های هر کارمند در کارت در پایان هر ماه استفاده می شود.
اگر یک یا چند کارمند کارت را از اقلام شخصی استفاده کنند، باید یک ارزیابی دقیق انجام شود تا تعیین شود که آیا به علت اورژانس بوده یا نه. اگر این یک مورد اضطراری نبود، باید اقدامات انضباطی علیه صاحب کارت صورت گیرد. برعکس، اگر به علت اضطراری بود، هزینه های متحمل شده باید از حقوق و دستمزد دارنده کارت بدون هیچ گونه اقدام انضباطی علیه آنها کسر شود.
ریسک را تقسیم کنید
خط مشی کارت شرکت شما باید اطمینان حاصل شود که کاربر کارمند شخصا مسئول تمام کارت های کارت اعتباری در معرض خطر است. با چنین سیاستی در محل، این شرکت تنها نیاز به پرداخت وجوه به دارنده کارت های فردی با توجه به مبلغ هزینه های تایید شده دارد.
این همان چیزی است که ما به عنوان به اشتراک گذاری ریسک بین شرکت و کارکنان اشاره می کنیم. این یک راه خوب برای مقابله با کارکنانی است که تمایل به خرید کالاهای شخصی خود را با استفاده از کارت دارند، زیرا تنها مبلغی را می دهند که فقط با هزینه های تایید شده مطابقت دارد.