مراحل برای کنترل هزینه ها و محافظت از خط پایین شرکت شما
اگر کارفرما هستید که کارمندانی هستید که در فرایند کسب و کار هزینه های خود را متحمل می شوند، راهی عالی برای تماشای این هزینه ها و هزینه های کنترل با کارت های اعتباری شرکت برای کارکنان است. کارت های اعتباری شرکت ها به درستی استفاده می شود و می تواند به شما برای دستیابی به بسیاری از اهداف تجاری خود کمک کند. متأسفانه، آنها همچنین می توانند اثبات کنند که شما و کارکنان خود را از بین می برید، زیرا آنها راه سقوط آزاد شرکت ها را به هم می ریزند یا حداقل چندین راهرو در نردبان.
کارت اعتباری شرکت چیست؟
کارت های اعتباری شرکتی گروهی از ترتیبات هستند که جداگانه و متمایز از اعتبار شخصی و کسب و کار کوچک است. یک شرکت می تواند کارکنان خود را با کارت های اعتباری شرکت ها به اتهام تایید، هزینه های مربوط به کسب و کار، معمولا از طبیعت سفر. یک کارت اعتباری شرکت معمولا به نام شرکت و با نام کارمند در آن صادر می شود. بر خلاف کارت های اعتباری شخصی و کوچک ، کارت های اعتباری شرکت تنها توسط چند سازمان صادر می شود. آنها همچنین به طور مستقیم بین کسب و کار و صادر کننده صادر می شوند.
دانستن قوانین
صرف نظر از اینکه کدام کارت اعتباری شرکتی می آید، باید با درک کامل از نحوه عملکرد آن، پذیرفته شود. این موضوع نه تنها برای فردی که از کارت استفاده می کند، بلکه از این شرکت نیز برخوردار است. این مانع بسیاری از سوء تفاهمات است که می تواند به همه هزینه کند. اول از همه این است که چه کسی مسئول پرداخت است.
برخی از کارت ها این اطمینان را ارائه می دهند که با وجود داشتن یک کارت اعتباری کسب و کار، کارمند مسئول تأمین اعتبار پرداخت می باشد. برای دیگران، شرکت یک کارمند کار می کند که مسئول پرداخت است.
قرار دادن قوانین در عمل
یکی از مزایای اصلی استفاده از کارت های اعتباری شرکت ها این واقعیت است که آنها اجازه می دهد تا کارفرمایان بیشتر مراقب هزینه های کارکنان خود، به ویژه هنگامی که آنها خارج از دفتر در سفر است.
هر شرکتی که کارت اعتباری شرکتی را صادر می کند، باید اطمینان حاصل کند که سیاست های آنها در مورد روش ها، محدودیت ها و محدودیت ها قابل درک است و توسط کارکنان دنبال می شود. به عنوان مثال، هزینه های خاصی نظیر هزینه حمل و نقل هوایی و اجاره اتومبیل ممکن است بر روی کارت اعتباری قرار می گیرد، در حالی که هزینه هایی مانند هزینه سوخت و هزینه ها از جیب کارمند است.
کارکنان نیز باید درک کنند که حتی زمانی که اتهامات مربوط به یک ماهیت خاص تایید می شوند، ممکن است محدودیت ها برای آنها اعمال شود. قوانین مانند این می تواند برس وسیع یا بر اساس دسته های خاصی از تجار استفاده شود. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است یک محدودیت هزینه خاص برای وعده های غذایی را تصویب کند، مخصوصا زمانی که مشتریان در حال سرگرمی هستند، اما اگر نماینده همان تصمیم بگیرد که می خواهد گل را به یک مشتری ارسال کند، ممکن است مجاز نباشد. محدودیت های قبلی در هزینه کارت می تواند این نوع هزینه ها را محدود کند.
اجتناب از مشکلات
هر زمان که یک کارت اعتباری شرکتی صادر می شود، کارمند باید از نحوه استفاده از آن کارت، درک کند. بعضی از شرکت ها حتی کلاس های آموزشی در مورد استفاده از کارت های اعتباری شرکتی را ارائه می دهند تا اطالعات پیشین در مورد استفاده آنها برای همه مشترک باشد و هیچ کس نمی تواند بگوید که آنها از صدور قوانین مطلع نبودند.
خطر اصلی کارت های اعتباری شرکت ها زمانی است که کارکنان از شخصی و تجاری استفاده می کنند . بدیهی است، در هیچ زمان نباید هزینه شخصی بر علیه کارت اعتباری شرکت پرداخت شود. خوشبختانه، با کنترل درست بر روی آن کارت، این نوع مشکلات هزینه را می توان کنترل و حذف کرد. در اغلب موارد، این مشکلات زمانی رخ می دهد که یک کارمند می خواهد بدون هیچ زحمتی از انجام دو معامله مختلف در یک زمان صرف نظر کند، فکر می کنم "بعدا می توانم شرکت را بازپرداخت کنم." از سوی دیگر، در بسیاری از موارد این حسابداری هرگز اتفاق نمی افتد و کارکنان را در یک دوره برخورد با مدیریت شرکت قرار می دهد.
یک کاربرد لیبرال حس مشترک
اگر از استفاده از کارت های اعتباری شرکت استفاده نکنید، این توانایی است که شرکت ها باید کارکنان را آگاه کنند که از آنها تماشا می شود.
با این حال، این موضوع نباید نگران کننده باشد. این کارکنان باید متوجه شوند که هزینه هایشان به نام کسب و کار مهم است و باید آنها را به نحو احسن در راه رسیدن به خزانه های شرکت تمرین کنند. هر چیز دیگری تنها منفی بر خط پایین شرکت تاثیر می گذارد، که بر کارکنان تاثیر می گذارد.