راهنمایی های زیر به شما کمک می کند تا مهارت های ارتباطی خود را دقیق تنظیم کنید تا بتوانید زمان خود را صرفه جویی کنید، استرس را کاهش دهید و با برقراری ارتباط موثر در هر تعاملاتی که در کسب و کار کوچک شما دارید، کارآیی بیشتری داشته باشید.
منحرف کردن محدود و گوش دادن
گوش دادن کلید برقراری ارتباط موثر است، اما همیشه آسان نیست. یکی از راه های تبدیل شدن به یک شنونده بهتر این است که در حین مکالمات خود، حواس را پرت کنی که باعث می شود که دیگران چه می گویند و جذب می کنند. این ممکن است به معنی بستن سرویس گیرنده ایمیل شما، خاموش کردن زنگ تلفن شما یا بستن درب در دفتر شما باشد. با انجام این کارهای کوچک، اطمینان حاصل کنید که فردی که با آن صحبت می کنید، توجه کامل شما را به خود جلب کرده است.
همچنین مهم است که مانع از وقوع حواس پرتی شود، یعنی همه چیز در ذهن شما جریان دارد. هنگامی که چندین مباحث برای حل و فصل در جلسه یا گفت و گو با آنها از طریق آنها برای به دست آوردن تمام ایده های خود ممکن است وسوسه انگیز است، اما این باعث می شود سردرگمی و می تواند فرد دیگر احساس می کند که ورود او مهم نیست.
به یاد بیاورید که ارتباط یک خیابان دو طرفه است. ایجاد یک ویزا که اجازه می دهد هر دو طرف می گویند.
پاسخگو بودن
یکی از بدترین چیزهایی که می توانید انجام دهید زمانی که یک درگیری رخ می دهد یا کسی شکایت خود را در مورد کسب و کار، محصولات، خدمات و غیره شما را نادیده می گیرد. در اغلب موارد، نوعی پاسخ باید بلافاصله صادر شود، حتی اگر این فقط یک بیانیه کوتاه است که شما به این موضوع نگاه میکنید.
اگر منتظر بمانید تا قبل از رسیدن به حزب ناراضی تمام اطلاعات لازم را داشته باشید، ممکن است نه تنها ناراضی باشند، بلکه در عین حال عصبانی نیز خواهند شد. خطوط ارتباطی را در هر موقعیتی باز کنید تا بتوانید به حد امکان پاسخگو باشید و اطمینان حاصل کنید که مردم برای رسیدن به آن به شما احساس می کنند موضوع شما برای شما اهمیت دارد.
از سوالات حقوقی بپرسید
خیلی از ارتباطات متکی بر گرفتن اطلاعاتی است که شما نیاز دارید و چندین بار این بدان معناست که شما باید از انواع سوالات مناسب بپرسید. سرانجام در مورد هر کدام از سوالاتی که باید در هر بخش مکالمه ای که دارید داشته باشید. شما باید قادر به گوش دادن و صفر کردن در آن سرنخ باشید تا دریابید کدام سوالات اطلاعاتی را که نیاز دارید باز خواهد کرد.
در مورد یک کارمند که اهداف را برآورده نکرده و در کار به طور کلی ناراضی است، را در نظر بگیرید. اگر سوالات درست را نپرسید، ممکن است هرگز به ریشه این مسئله برسید، که می تواند هر چیزی را از مسائل شخصی به عنوان کم سوءاستفاده کند.
بیشتر جلسات را برگزار کنید
جلسات برای اینکه زمان وارستگی های زمان را بدانند، غم انگیز هستند، اگر آنها به خوبی برنامه ریزی نشده و کاملا سازماندهی نشده باشند. اگر شما سازمان دهنده هستید، اولین کاری که باید انجام دهید تا احترام همه افراد را برآورده کنید و جلسات خود را تا حد امکان کارآمد جلوه دهید، برنامه ریزی آن در پیش است.
سپس، زمان را برای آماده سازی یک دستورالعمل که نقاط تمرکز را مشخص می کند و یک ساختار برای جلسه تعیین می کند، بیاورید.
در اینجا برخی از نکات دیگر درباره ملاقات های هوشمند که به شما کمک می کند تا جلسات خود را به صورت سازنده تضمین کنید:
- تایید نشست بار در مناطق زمان مناسب یک تا دو روز قبل از جلسه.
- مدیر یک جلسه را به عهده بگیرد که جلسه را مدیریت می کند و اطمینان حاصل می کند که مشارکت در دستور کار قرار دارد.
- ورودی و سوالات را از همه در جلسه تشویق کنید.
- یادداشت ها را یادداشت کنید یا شخص دیگری را برای یادداشت برداری اختصاص دهید تا جزئیات مهم جلسه را ثبت کنید.
ترکیب روش های ارتباطی
ارتباط چهره به چهره یا صدا به صدای عالی برای از بین بردن چالش های زمان است که اغلب با ایمیل می آید. اما اگر همۀ طرفین در همان صفحه قرار نداشته باشند می توانند سوالات بیشتری و سردرگمی ایجاد کنند.
حتی اگر بیشتر ارتباطات شما بر روی تلفن یا رویدادهای شبکه اتفاق می افتد، می توانید خلاصه ای از ایمیل هایی ایجاد کنید که چگونگی آن را توضیح می دهد، چه مراحل بعدی و چه کسی مسئول چه چیزی است. این می تواند یک راه عالی برای ترکیب روش های ارتباطی مختلف برای ارتباط موثر (و کمتر گیج کننده) رو به جلو باشد.
تمرکز بر خدمات مشتری
خدمات خوب مشتری بستگی به ارتباط دو طرفه دارد. اغلب هنگامی که درگیری با مشتریان بوجود می آید، کلید حل و فصل ارتباط برقرار می کند تا مشکل را پیدا کند، سپس ارتباط برقرار می کند تا زمانی که یک راه حل شناسایی شود.
یک راه برای حفظ روابط بلند مدت با مشتریان شما، داشتن خطوط ارتباطی باز است. این به این معنی است که شما می خواهید در مورد چگونگی انجام کارها و اینکه چگونه در مورد محصولات و خدماتی که ارائه می دهید احساس می کنید. این را می توان در پایان یک پروژه، در طی مکالمات روزمره، با یک گروه تمرکز یا از طریق نظرسنجی رسمی انجام داد.
از بازخورد دریافتی خود استفاده کنید
اگر قبلا با مشتریانتان ارتباط برقرار کرده باشید، احتمالا بازخورد منظم دریافت خواهید کرد، حتی اگر شما از طریق روش های رسمی آن را درخواست نکنید. این می تواند یک اطلاعات مفید درباره کسب و کار، محصولات و خدمات شما توسط مشتریان و مشتریان بالقوه باشد. با این حال، برای موثر بودن، شما باید از این داده ها برای تغییر و بهبود فرایندهای خود استفاده کنید. یک فرآیند را برای جمع آوری بازخوردی که در یک مکان دریافت می کنید ایجاد کنید، سپس هر یا دو یا دو ماه دیگر را برای تجزیه و تحلیل داده ها و ایجاد برنامه ای برای اجرای و پیگیری پیشرفت ها کنار بگذارید.
در نهایت، ارتباط موثر می تواند یکی از مهم ترین مهارت های مورد استفاده در کسب و کار شما باشد. اگر مهارت های ارتباطی خود را می توانید از تعدادی تنظیم دقیق استفاده کنید، زمان برای تجزیه و تحلیل نحوه ارتباط و نتایج ارتباطات خود را بگذارید. سپس روی راه هایی که می توانید در طول زمان آن را بهبود ببخشید تمرکز کنید. شما ممکن است تعجب کنید که چقدر تغییرات روابط خود را با کارکنان، مشتریان و همکارانتان برای شما بهتر می کند.