طرح پشتیبان گیری را در محل قرار دهید
در حالت ایده آل، همیشه باید یک برنامه پشتیبان در موقعیت بیماری های ناگهانی یا دیگر موارد اضطراری داشته باشید، اما اگر یک کارمند کلیدی در هنگام خروج یا اشاره ای را به شما یادآوری کند، باید بلافاصله طرح دیگری را تنظیم کنید تا شخص دیگری وظایف خود را انجام دهد.
مدیران سطح بالا و جانشینان بالقوه باید هر جنبه ای از نقش او را درک کنند.
بخش بزرگی از یک برنامه جانشینی مستندات است. هر کاری که هر کارمند در حال کار کردن است باید بخشی از یک کتابچه راهنمای عمومی، تقویم، فهرست کارها یا پرونده باشد. این مستندات باید شامل اطلاعات تماس برای احزاب بیرونی و همچنین توضیحات در مورد نحوه کارکرد اکسل مایکروسافت، برنامه های کامپیوتری یا سایر کلید های میانبر ایجاد شده توسط کارمند باشد.
این طرح همچنین باید یک لیست روشن از اولویت ها داشته باشد تا کارکنان باقی مانده غرق نخواهند شد و می دانند که کدام وظایف بیش از کار موجود خود است.
امنیت اطلاعات را در نظر بگیرید
کارکنان کلیدی اغلب دسترسی به حساب های بانکی، سیستم های کامپیوتری مهم و خدمات آنلاین دارند. در حالی که موارد سوء رفتار عمدی یا سرقت اطلاعات نادر هستند، هنوز هم بهترین روش برای حذف دسترسی آنها به محض این که دیگر نیازی به آن نیست.
علاوه بر از بین بردن دسترسی، شما باید اطمینان حاصل کنید که شما آن را حفظ کنید.
برای مثال، ممکن است یک کارمند دیگر مجبور باشد مجوز چک امضا را برای حفظ یک سیستم امضای چک امضاء امضا کند. اگر کارمند خروج برای سرویس آنلاین، مانند تجزیه و تحلیل وب سایت خود، با استفاده از ایمیل شرکت، ثبت نام کرد، اطمینان حاصل کنید که او اعتبار را انتقال دهد.
مشکل پرداخت نهایی و مزایا
کارکنان خروج از حق پرداخت چک چک نهایی خود و هر گونه مزایای جاری، مانند روزهای تعطیلات استفاده نشده.
پرداخت های مربوط به مزایای اضافی اضافه شده به توافق اشتغال و قوانین محلی بستگی دارد.
قانون ایالتی نیز جدول زمانی برای پرداخت را تعیین می کند. اگر کارمند با شرکت شما باقی مانده باشد، شما به طور کلی آنچه را که به طور منظم برنامه ریزی شده بود، انجام می دهید. بسیاری از شرکت ها ترجیح می دهند که کارکنان خروج خود را برای چک های نهایی خود در آخرین روز خود امضا کنند. برای محاسبه مبلغ نهایی مبلغ کار با خدمات حسابداری خود کار کنید.
بیانیه های مالی شما را به روزرسانی کنید
اگر یک کارمند در حال حاضر گزینه های سهام یا غرامت معوق را به دست آورده است، هزینه و مسئولیت همراه آن احتمالا قبلا در کتاب های شما ثبت شده است. اگر خروج یک چتر نجات طلایی یا یکی دیگر از شرایط قرارداد را به وجود آورد، جبران خسارت ممکن است تنها یک پاورقی باشد - اگر در گزارش های مالی شما در همه موارد باشد.
بجای انتظار تا دوره گزارش بعدی، حسابرس شما بلافاصله پس از ورود کارکنان به ورودیهای مجله مناسب برای نشان دادن هرگونه معاملات مالی که با خروج کارمند رخ داده است، را وارد کنید. این به شما هشدار پیش می دهد در صورتی که شما نیاز به توضیح و یا تنظیم برای تغییر در سود ناشی از هر گونه پرداخت.
اطلاع سرمایه گذاران
اکثر کارکنان جایگزین محسوب می شوند و بعید به نظر می رسد که تصمیمات مربوط به تصمیم گیری های سرمایه گذاری آنها را در نظر بگیرند.
با این حال، موارد استثنایی وجود دارد. یک مثال می تواند خروج یک دانشمند برجسته ای باشد که اخراج می تواند تحقیقاتی را که عمدتا در فعالیت های شرکت او دخیل است را مختل کند.
صرفنظر از این، به عنوان بهترین روش، شما باید یک انتشار را مطلع کنید که سرمایه گذاران خود را در مورد خروج هر کارمند کلیدی اعلام کند. این می تواند به ترس ترس از آشفتگی یا اختلاف در صفوف شما کمک کند و مانع از اینکه سرمایه گذاران از پشت سر گذاشتن حمایت از آنها جلوگیری کنند. این نیز یک راه خوب برای نگه داشتن سرمایه گذاران در مورد آنچه که در داخل شرکت شما می گذرد مطلع می شود و به آنها می آموزد که چگونه می خواهید رشد کنید.