محتوا دیجیتال را تعیین کنید، ضبط کرده و از آن محافظت کنید
این قرن 21st است و همه چیز دیجیتال است، یعنی آنلاین. در کسب و کار شما، دارایی های دیجیتالی دارید که شاید شما فکر نکنید. این دارایی ها مانند همه دارایی های تجاری شما ارزشمند هستند و باید محافظت شوند.
دارایی های دیجیتال چیست؟
کسب و کار شما دارای دارایی - چیزهایی است که ارزش دارد. این دارایی شامل همه چیز از نقدی و حسابهای دریافتنی ، از طریق تجهیزات و وسایل نقلیه تجاری، به زمین و ساختمان ها است.
حسابدار شما احتمالا هزینه و ارزش فعلی دارایی های خود را در ترازنامه خود قرار داده است، اما شاید آنها دارایی های دیجیتال را فراموش کرده اند.
دارایی های دیجیتال دارایی هایی هستند که آنلاین هستند. بعضی از دارایی های دیجیتال شما ممکن است در سرورهای خود وجود داشته باشند یا ممکن است "در ابر" باشد. دارایی های دیجیتال شامل:
- عکسهای کسب و کار که ایجاد کرده اید آنها می توانند عکس هایی از فرآیند کسب و کار یا کسب و کار شما باشند. این ها دارایی هستند زیرا می توان آنها را فروخت.
- وب سایت های کسب و کار یا وبلاگ ها . محتوا دارای ارزش است، و "نگاه" سایت ممکن است ارزشمند باشد، اگر علامت تجاری باشد.
- فرآیندهای کسب و کار (به عنوان مثال در صفحات گسترده) که کارمندان شما توسعه داده اند و می توانند تکثیر و فروخته شوند.
- برنامه هایی که کسب و کار شما ایجاد کرده است، یا برای فروش یا برای استفاده شخصی خود.
- لیست تماس های ایمیل و لیست مشتری یا مشتری ، از جمله لیست های پستی خبرنامه، ارزش دارند زیرا می توان آنها را فروخت.
- اشتراک در مجلات آنلاین ارزش برای مدت اشتراک است.
- دارایی های فکری - مواد محرمانه، علائم تجاری یا علامت های خدمات (به عنوان مثال آرم شرکت شما)، ثبت اختراع. این دارایی ها ممکن است در قالب کاغذ وجود داشته باشند، اما اغلب آنها تنها دیجیتال هستند.
- محصولات در یک فروشگاه آنلاین ، که بخشی از موجودی کسب و کار شما است . آنها باید تحت کنترل شما باشند حتی اگر به صورت آنلاین ذخیره شوند. برای مثال، اگر شما یک فروشنده آمازون هستید ، محصولات ممکن است در انبار خود باشند، اما شما فروش را دریافت می کنید.
چرا دارایی های دیجیتالی مهم هستند؟
مانند تمام چیزهای ارزشمند متعلق به کسب و کار شما، دارایی های دیجیتال برای کسب و کار شما مفید است.
- شما می توانید هزینه های مربوط به خرید و استفاده از دارایی را در بازپرداخت مالیات تجارتی خود تقاضا کنید. هزینه های دارایی های کوتاه مدت (منابع، برای مثال) می تواند بلافاصله به عنوان هزینه ای گرفته شود، در حالی که هزینه های دارایی های بلندمدت (که حداقل یک سال طول می کشد) می تواند در طول زمان (از طریق استهلاک یا استهلاک) هزینه شود.
- شما می توانید بسیاری از این دارایی ها را به فروش برسانید یا مجوز آنها را در حالی که هنوز آنها را داشته باشید.
- دارایی ها برای سرمایه گذاران یا کسی که کسب و کار شما را خریداری می کند ارزشمند است. مبلغی که ممکن است کسی بخواهد برای خرید کسب و کار شما پرداخت کند، بستگی زیادی به ارزش دارایی های کسب و کار دارد.
- بعضی از دارایی های دیجیتالی، مانند لیست مشتریان یا لیست مشترکان خبرنامه، برای ایجاد حسن نیت بسیار مفید هستند. ارزش حسن نیت از دیدگاه حسابداری و ارزیابی مبتنی بر این لیست است.
- حفاظت از پرونده های حسابداری و کارکنان آنلاین به این معنی است که آنها برای ممیزی ها در دسترس هستند. عدم داشتن سوابق حسابداری به این معنی است که شما ممکن است قادر به اثبات کسر هزینه ها نباشید. عدم داشتن سوابق کارمند ممکن است به این معنی باشد که شما در معرض جریمه و جریمه هستید.
از کجا شروع به محافظت از دارایی های دیجیتالی خود کنم؟
تعیین محل و فهرست با ایجاد یک لیست جامع از تمام این دارایی ها، شروع کنید.
از لیست بالا به عنوان نقطه شروع استفاده کنید، اما خلاق باشید. فکر می کنید هر چیزی که شما در اینترنت یا سرور کسب و کار خود دارید که ارزشمند باشد. شما به دنبال چیزهایی هستید که اختصاصی هستند (که کسب و کار شماست)، چیزهایی که هیچکس دیگری آن را نداشته و ممکن است بخواهد از آن خریداری کند. این دارایی های دیجیتال را به عنوان اقلام احتمالی برای فروش در نظر بگیرید. کدام یک را می خواهید یا ارزشمند می دانید اگر این شرکت را خریداری کردید؟
ایجاد مالکیت و ارزش به دارایی های دیجیتالی که لیست کرده اید نگاه کنید. چه کسی آنها را می گیرد؟ قبل از اینکه بتوانید از این دارایی ها محافظت کنید باید مالکیت خاصی ایجاد شود. برای مثال، آیا می توانید ثابت کنید که شرکت شما دارای ایمیل های کارمند یا لیست ایمیل است؟ با یک وکیل تماس بگیرید تا سیاست های ایجاد مالکیت را بنویسید.
در حالی که ممکن است ارزش خاصی را برای برخی از دارایی های دیجیتال شرکت شما دشوار باشد، ایده خوبی است که به جای آن، بعد از آن، حس این ارزش را داشته باشیم.
بله، ارزش این دارایی های دیجیتال ممکن است در حال تغییر باشد، همانطور که مشتری ها را به لیست یا صفحات خود به وب سایت خود اضافه می کنید و یا به روز رسانی های فرآیندی را اضافه می کنید، اما ارزش پایه را می توانید از طریق ارزیابی تنظیم کنید. یک ارزیابی کسب و کار را پیدا کنید که بتواند برآوردی را در اختیار شما قرار دهد. چیزی که وجود دارد به جای چیزی است که توسط یک فاجعه مانند سیل یا آتش، به سرقت رفته و یا ویران شده است، بسیار ساده تر است.
اگر شما محصولات خود را از طریق یک فروشنده آنلاین مثل آمازون یا eBay می فروشید ، این توافقنامه را برای اطمینان از مالکیت خود نگه دارید.
ایجاد موافقتنامه های محافظتی از دارایی های دیجیتال خود را از طریق توافق با کسانی که می توانند آنها را سرقت کنند محافظت کنند. در نظر بگیرید که کارمندان، مشتریان و مشاوران باید قراردادهای غیر افشائی را امضا کنند. این توافقنامه دیگران را متوجه می شود که سرقت دارایی های دیجیتال ممکن است به اقدام قانونی منجر شود.
مالکیت خود را ثبت کنید. بسیاری از دارایی های دیجیتال می توانند ثبت شوند تا جهان مالکیت شما را بگوید. عکس ها، فرآیندهای کسب و کار، و محتوای وب سایت ها و وبلاگ ها می تواند دارای حق کپی رایت باشد. دارایی های دیجیتال مانند لوگو و طرح ها می توانند علامت تجاری باشند. و فراموش نکنید که ثبت اختراع برای فرآیندها است.
برنامه برای آینده. اگر چیزی برای شما رخ دهد چه اتفاقی می افتد به دارایی های دیجیتال شرکت شما؟ دارایی های دیجیتال خود را در موافقتنامه های شرکت خود قرار دهید. به عنوان مثال، دارایی های دیجیتالی متعلق به یک مشارکت باید همراه با دارایی های دیگر در توافقنامه مشارکت قرار گیرد . اگر یک کسب و کار کوچک و یا یک خانواده داشته باشید، این دارایی ها را در برنامه های پیگیری خود قرار دهید.
پشتیبان گیری! مهم است که یک سیستم پشتیبان را برای محافظت از تمام دارایی های دیجیتال خود پیدا کنید. داشتن پشتیبان از یک پشتیبان دیوانه نیست LifeWire یک سیستم پشتیبان دوگانه را پیشنهاد می دهد، با استفاده از چند درایو سخت خارجی. شما همچنین می توانید هر دو نسخه پشتیبان تهیه هارد دیسک و پشتیبان آنلاین را به دو برابر مطمئن شوید.
در نهایت، ایجاد پروتکل حفاظت از دارایی های دیجیتال
اکنون که سیستم مدیریت دارایی دیجیتال خود را راه اندازی کرده اید، آن را ثبت کنید. وظایف فعلی خاص را برای پشتیبان گیری و جدول زمانی برای بررسی و به روز رسانی تنظیم کنید.
بخش عمده ای از کسب و کار شما آنلاین است. با محافظت از این دارایی های آنلاین دیجیتال، آن را به خوبی حفظ کنید